پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

نمایش اطلاعات 4

فرض کنین تعدادی دوره داریم و برای هرکدوم مقدار پیشرفت دوره‌ای برنامه‌ریزی شده و واقعی. اگه نمودار اون‌ها رو تو اکسل رسم کنین، احتمالا نموداری شبیه شکل زیر دستتون رو می‌گیره:

خیلی‌ها نمودار رو همین شکلی ارائه می‌کنن؛ ولی خیلی حیفه. اگه از من می‌شنوید، هیچوقت نمودارها رو با تنظیم‌های پیش‌فرض اکسل ارائه نکنین.
اولین مرحله اینه که نمودار رو کمی شهودی‌تر کنیم. رنگ‌ها و روشنایی‌ها هرکدوم معنایی دارن که باید از اون‌ها کمک بگیریم. چه دلیلی داره که مقدارهای واقعی قرمز و برنامه‌ریزی شده آبی باشن؟
من دوست دارم اطلاعاتی که ارائه می‌کنم سیاه و سفید باشن، رنگ‌ها رو میذارم برای روز مبادا. مقدارهای برنامه‌ریزی به انتظار ما و به نوعی به رویاهامون ربط دارن، پس خیلی شهودی‌تره که اون‌ها رو کمرنگ‌تر نشون بدیم و مقدارهای واقعی که “واقعیت” هستن رو پر رنگ.
من ترجیح می‌دم به جای این‌که مقدارهای برنامه‌ریزی شده رو کمرنگ کنم، با خاکستری تیره، ولی با شفافیت بالا نشونشون بدم. تو این حالت میله‌ها عملا کمرنگ می‌شن، ولی فرقش اینه که خط‌های راهنما از پشت اون‌ها دیده می‌شن.

راهنمای نمودار هم اگه سمت راست باشه، بی‌دلیل جای زیادی رو اشغال می‌کنه؛ همیشه می‌شه داخل نمودار جایی خالی براش پیدا کرد.
اون توصیه همیشگی هم تو این نمودار رعایت شده: کمرنگ کردن خط‌های راهنما.

خوب، راه دیگه‌ای برای بهبود نمودار به نظرتون می‌رسه؟
به نظر من می‌رسه. با این‌که میله‌های هم دوره به هم چسبیدن و بین دوره‌های مختلف فاصله هست، باز هم تا حدی چشم رو آزار می‌دن و بیننده باید کمی درنگ کنه تا بفهمه که کدوم میله‌ها هم‌گروه هستن. برای این‌که این مسئله بهبود پیدا کنه، نمودارهام رو این‌طوری می‌کشم:

الان دیگه کاملا مشخصه که کدوم میله‌ها به هم وابسته‌ان. علاوه بر اون میله‌های نمایش دهنده مقادیر برنامه‌ریزی شده به نظر پشتِ میله‌های واقعی میان و این هم تا حد زیاد با شهودِ ما سازگاره: مقدارهای برنامه‌ریزی شده قبل از واقعی مشخص می‌شن، قدیمی‌تر هستن، و در نتیجه عقب‌تر به نظر میان.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 3

خیلی پیش میاد که فاجعه‌ای مثل شکل زیر رو به جای یه جدول ارائه کنن:

چرا این جدول مناسب نیست؟
کادرها هم مثل رنگ‌ها و روشنایی‌ها اهمیت زیادی دارن و باید از اون‌ها به تناسب استفاده کرد. کادرها توجه بیننده رو به خودشون جلب می‌کنن و هرچه زخیم‌تر باشن، توجه بیشتری جلب می‌کنن. برای کارهای معمولی باید از ظریف‌ترین کادرهای ممکن استفاده کرد و کادرهای ضخیم رو محدود به استفاده‌های خاص کرد. گذشته از این موضوع، تعدادِ زیادِ خط‌های ضخیمی که تو این جدول وجود دارن به عددها غلبه می‌کنن و بیننده نمی‌تونه حواسش رو جمعِ دیدن عددها کنه.
جدول زیر تا حدی بهتره:

این جدول بهتره، به این خاطر که از خط‌های ضخیمِ کمتری استفاده کرده. خط‌های بیرونی ضخیم‌ترن (هرچند که هنوز هم زیاد از حد ضخیمن) و توجه بیننده رو به داخل جدول جلب می‌کنن، ولی داخل جدول خط‌ها نازک‌تر هستن و باعث می‌شه که اعداد بهتر دیده بشن.

ولی چه دلیلی داره که از این همه خط توی جدول استفاده کنیم؟
اگه ردیف‌ها خط نداشته باشن معمولا بیننده نمی‌تونه ترتیب و ساختار جدول رو به خوبی ببینه، ولی ستون‌ها معمولا اینطوری نیستن. به این خاطره که معمولا می‌تونیم برای مجزا کردن ستون‌ها از خط استفاده نکنیم و به این ترتیب جدول با کادرهای بسته تشکیل نمی‌شه و ذهن رو کمتر به خودش جلب می‌کنه. تو این شرایط می‌تونیم از عنصرِ قویِ کادر برای متمایز کردن اطلاعات حساس استفاده کنیم. پیشنهاد من اینه که جدول این مثال به صورت شکل زیر نشون داده بشه:

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 2

تو کارهامون نمودارهایی شبیه نمودار زیر رو زیاد می‌بینیم:

به نظرتون نمودار بدی نیست؟ بهتر نیست نمودار به صورت زیر ارائه بشه؟

نمودار اول دو مشکل داره:
1. فاصله بین خط‌های راهنمای افقی خیلی کمه. این خط‌ها قراره راهنمایی باشن برای این‌که بشه ارتفاع میله‌ها رو با هم مقایسه کرد، ولی اگه تعدادشون زیاد باشه نه تنها راهنمایی نمی‌کنن، که خوانایی نمودار رو هم کم می‌کنن. همیشه باید فاصله مناسبی رو برای خطوط در نظر بگیرین و تو اکسل وارد کنین.
2. رنگ‌ها اهمیت زیادی دارن، خیلی زیاد. هر رنگ و هر مقدار روشنایی از هر رنگ، به اندازه‌ای جلب توجه می‌کنه. هرچی عنصر پر رنگ‌تر باشه، بیشتر جلب توجه می‌کنه. این مسئله باید متناسب با عناصر نمایشی باشه. هر عنصری که اهمیت بیشتری داره باید با رنگی نمایش داده بشه که بیشتر جلب توجه می‌کنه. خط‌های راهنما اهمیتی کمتر از میله‌ها دارن، پس باید کمرنگ‌تر باشن. تو نمودار اول خط‌ها مشکی هستن، به همین خاطر توجه رو به خودشون جلب می‌کنن و بیننده نمی‌تونه به راحتی با نمودار ارتباط برقرار کنه. خط‌های راهنمای نمودار دوم از نظر میزان جلب توجه در حدی مناسب خودشون قرار گرفتن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
< newer older >