پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تعیین گستره و داستان تحول آسانسور

برای هر پروژه‌ای باید گستره‌ای طراحی کنیم، چه وقتی پروژه کلاسیک پیش بره و چه وقتی که چابک باشه. تو پروژه‌های کلاسیک معمولا (نه همیشه) کل گستره در ابتدا مشخص می‌شه، ولی تو پروژه‌های چابک معمولا گستره به تدریج و بر اساس بازخوردهای قبلی شکل می‌گیره. ولی به هر حال باید تعیین کنیم چه برای کل مدت پروژه یا برای بازه‌ای در آینده نزدیک قراره چه چیزی تولید کنیم.

حالا این‌که گستره به چه ترتیبی می‌تونه تعیین بشه خودش بحث خیلی مهمیه. یه موقع شرکتی هستین که پروژه‌ای رو از کارفرمایی گرفتین و یه قراردادی دارین که کلیات گستره توش مشخص شده؛ موضوع صحبتم شما نیستین. این مطلب در مورد زمانیه که:

  1. بر اساس قرارداد قراره به کارفرمای خودتون کمک کنین که در مورد کلیات گستره تصمیم بگیره
  2. خودتون کارفرما هستین و می‌خواین درباره کلیات گستره تصمیم بگیرین
  3. اصلا بحث کارفرما و پیمانکار به شکل متمایز وجود نداره؛ پروژه داخلیه و خودتون هم نقش کارفرما دارین و هم پیمانکار اصلی.

مشکل

یه مشکل خیلی بزرگ برای اکثر شرکت‌ها وجود داره، اون هم اینه که خیلی سریع یه راه حل در نظر می‌گیرن و تصمیم می‌گیرن اجراش کنن. مثلا می‌خواین سیستم مدیریتی پروژه‌هاتون رو بهبود بدین و سریع می‌گین که یه PMO راه می‌ندازیم. این روند به چند دلیل مشکل داره:

  • ممکنه اون محصول بهترین راه برای رسیدن به نتیجه نباشه
  • اصلا به اندازه کافی به نتیجه‌ای که می‌خواین برسین فکر نکردین و به همین خاطر در آینده هم اون هدف اصلیتون نخواهد بود؛ شاید اصلا کسی یادش نباشه چه نتیجه‌ای می‌خواستین بگیرین. خیلی سریع محصول به هدف نهایی تبدیل می‌شه و به همین خاطر حتی همون محصولی که در نظر گرفتین هم به شکلی تولید نمی‌شه که رسیدنتون رو به نتیجه تسهیل کنه.

راه حل

براتون مثال محبوبم رو می‌گم که معمولا تو کلاس‌ها هم تعریفش می‌کنم. خیلی قدیم بزرگ‌ترین مشکل آسانسورسازها سرعت پایین محصولشون بوده. افزایش سرعتش هم کار ساده‌ای نبوده، چون سیستم‌هایی که بتونن توقف‌های نرم به وجود بیارن به راحتی الان در دسترس نبودن.

یکی از اون شرکت‌ها از یکی از تحلیل‌گرهاش می‌خواد که پروژه‌ای رو شروع کنه برای پیدا کردن راهی برای افزایش سرعت آسانسور. اون تحلیل‌گر به جای این‌که بلافاصله بره دنبال پیدا کردن راه حل، ازشون می‌پرسه «چرا می‌خواست سرعت رو زیاد کنین؟». سوالی که به نظر خیلی بدیهی میومده. بهش می‌گن که خوب این مهم‌ترین کاریه که می‌تونیم بکنیم. تحلیل‌گر سوالش رو تکرار می‌کنه:‌ خوب، برای چی می‌خواین سرعت رو زیاد کنین؟ و بالاخره بهش جواب می‌دن که چون سرعت کمه و مردم توی آسانسور حوصله‌شون سر می‌ره. اون هم می‌گه، پس هدف شما افزایش سرعت آسانسور نیست، هدفتون اینه که یه کاری کنین مردم حوصله‌شون سر نره. حالا بیاین بشینیم فکر کنیم ببینیم برای رسیدن به این هدف چه راه حل‌هایی داریم.

چند وقت بعد با صرف زمان و هزینه خیلی خیلی کم این پروژه تموم می‌شه. محصول چی بوده؟‌ توی همه آسانسورهاشون آینه نصب می‌کنن، بدون این‌که سرعتش رو تغییر بدن. راه حلی که بعد از اون تو همه آسانسورها استفاده می‌شه.

وقتی تو آسانسور آینه نصب کردن مردمی که توش بودن شروع می‌کنن به ورانداز کردن خودشون؛ اگه تنها باشن مو و لباسشون رو صاف می‌کنن یا ژست می‌گیرن و خودشون رو ستایش یا سرزنش می‌کنن، یا اگه تنها نباشن تصویر خودشون رو با بقیه مقایسه می‌کنن که ببینن بقیه چطوری می‌بیننشون و بدون این‌که بفهمن اون چند ثانیه چطوری گذشته، سفرشون تموم می‌شه.

جالب اینه که وقتی از مردم پرسیدن که به نظرتون سرعت آسانسورهامون بهتر شده یا نه، اکثرا گفتن آره؛ در حالی که سرعت تغییر نکرده بوده.

مکانیزم

هر محصولی که تو پروژه‌ای تولید می‌کنیم رو برای رسیدن به نتیجه‌ای تولید کردیم. وگرنه دلیلی نداره پروژه‌ای انجام بدیم. نتیجه‌ای می‌خوایم، بر اساس محصولی طراحی می‌شه و بر اساس اون محصول کارهایی که باید انجام بشه مشخص می‌شه.

اولین مشکل اینه که اکثر اعضای تیم پروژه حواسشون به کارهاس و حتی به محصول هم توجه نمی‌کنن. به همین خاطره که تو اکثر استانداردها، از جمله پرینس۲، تاکید می‌شه که تمرکز باید روی محصول باشه و نه کار، تا مطمئن باشیم که کارهامون در راستای تولید محصوله. از طرف دیگه:

  1. اگه پروژه چابک باشه تو شرایطی هستیم که هیچوقت نمی‌تونیم بدونیم چه محصولی ما رو به نتیجه می‌رسونه، به همین خاطره که حتی به تمرکز روی محصول هم اکتفا نمی‌کنیم و تمرکز هر روزه‌مون رو می‌ذاریم روی نتیجه.
  2. اگه پروژه کلاسیک باشه ارتباط ساده‌ای بین محصول و نتیجه وجود داره، به همین خاطر یک بار در ابتدای پروژه این رابطه رو شکل می‌دیم و بعد از اون تمرکز بر محصول کافی خواهد بود. با این حال باز هم باید برای مسایل حساس و تصمیم‌گیری‌های مهم نتیجه رو در نظر داشته باشیم. این همون جاییه که پرینس۲ و پم‌باک تاکید می‌کنن باید حواسمون به انگیزه تجاری (business case) باشه. انگیزه تجاری سند یا مفهومیه که نتیجه مطلوب و ارتباطش رو با محصول نشون می‌ده.

اگه پروژه کلاسیک باشه معمولا تعریف محصول رو تو لایه مدیریت طرح یا مدیریت پرتفولیو انجام می‌دیم و تو لایه مدیریت پروژه حواسمون عمدتا به محصوله. ولی اگه پروژه چابک باشه ایجاد چنین تفکیکی ممکن نیست.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:

گواهی PRINCE2 و موسسه‌های مرتبط

الان مدتیه که امکان برگزاری آزمون‌های PRINCE2 تو ایران وجود داره و به عنوان مثال شرکت ما این امکان رو از طریق موسسه‌های آموزشی آریانا و راهبران رستاک برای داوطلبان فراهم کرده (خودمون مستقیم این کار رو نمی‌کنیم). تا جایی که دیدم موسسه‌های آموزشی دیگه‌ای هم تو ایران دارن این کار رو انجام می‌دن.

حالا به این خاطر ایمیل‌هایی دریافت می‌کنم که درباره موسسه‌های مرتبط با این آزمون از من سوال می‌کنن و می‌خوام تو این مطلب به این سوال‌ها جواب بدم.

آیا برگزاری آزمون قانونیه؟

جواب دادن به این سوال یه کم سخته. راهی که ما بعد از مشورت با موسسه‌های مسئول آزمون (که در ادامه توضیح می‌دم) پیدا کردیم این بود که اگه آزمون از طرف ما تو ایران برگزار بشه که شرکتی بلژیکی هستیم، و شرکتی ایرانی در این بین وجود نداشته باشه، بی اشکاله. به همین خاطر هم وقتی با موسسه‌های همکارمون تو ایران کار رو پیش می‌بریم به شکل حقیقی برگزارش می‌کنیم، نه حقوقی.

در هر حال، برای داوطلب‌های آزمون جای نگرانی نیست و اگه زمانی مشکلی پیش بیاد هم گریبانگیر ما می‌شه و گواهی اون‌ها جای خودش باقی می‌مونه.

آیا موسسه‌های دیگه‌ای که تو ایران آزمون برگزار می‌کنن هم قابل اطمینانن؟

من اطلاع دقیقی ندارم که آزمون‌ها رو به چه ترتیبی برگزار می‌کنن، ولی به هر حال می‌تونه بدون اشکال باشه.

چطوری می‌تونم به موسسه اطمینان کنم؟

تا جایی که من می‌دونم موسسه‌های ایرانی فعلا نمی‌تونن مستقیم به تایید برسن، در نتیجه نمی‌شه اعتبارشون رو تو سایت‌های مرجع چک کرد. به این ترتیب راه حل اینه که از یه طرف اعتبار اون موسسه رو تو خود ایران بسنجین و از طرف دیگه ازشون توضیح بخواین که چه موسسه‌ای بهشون اعتبار آزمون رو داده و این اعتبار رو چطوری می‌تونین چک کنین. در مورد موسسه‌های ایرانی‌ای که با ما کار می‌کنن، آدرس صفحه‌ای از سایت ما که همکاران ایرانیمون رو توضیح داده بهتون می‌دن و به این ترتیب می‌تونین ارتباطشون رو با ما پیدا کنین و بعد هم می‌تونین اعتبار موسسه ما رو تو سایت AXELOS چک کنین.

موسسه AXELOS چه ارتباطی با آزمون داره؟

موسسه AXELOS مالک پرینس۲ و بقیه استانداردهای این خانواده‌س. یه مشارکت مدنی بین یه شرکت خصوصی انگلیسی و دولت انگلستان. مسئولیت برگزاری آزمون‌ها رو هم به تعدادی موسسه دیگه داده و خودش مستقیم این کار رو نمی‌کنه. ولی به هر حال، تمام گواهی‌ها به تایید AXELOS می‌رسن و نام افراد هم با دریافت اجازه‌شون تو لیست نمایش داده می‌شه. به عنوان مثال این نتیجه‌ایه که با جستجوی اسم من می‌شه گرفت:

AXELOS

اگه یکی از گواهی‌های این خانواده رو دارین و اسمتون تو سایت نیست با موسسه‌ای که آزمون رو براتون برگزار کرده تماس بگیرین که براتون ترتیبش رو بده. ماجرا اینه که چون این تشکیلات تو اروپا هست و اروپا بر خلاف آمریکا و خیلی کشورهای دیگه در مورد حریم شخصی بسیار سختگیره، اسم افراد رو بدون اجازه‌شون تو چنین لیست‌هایی نمی‌ذارن.

پس OGC چی؟

زمانی OGC مالک استانداردها بود که تشکیلاتی دولتی تو انگلستانه. دولت تصمیم می‌گیره که مالکیت استانداردها رو به بخش خصوصی بده که بهتر اداره بشن. بعد از اون انتخاب شرکت و تنظیم منشورش بیشتر از یک سال طول کشید و در نهایت مشارکت مدنی AXELOS برای این کار به وجود اومد.

الان دیگه OGC ارتباطی با پرینس۲ و بقیه استانداردها نداره.

APMG و EXIN و PeopleCert چی؟

AXELOS مستقیم آزمون‌ها رو مدیریت نمی‌کنه و مسئولیتش رو به تعدادی موسسه برگزاری آزمون داده. اون‌ها هم تحت قواعد و خط مشی AXELOS آزمون‌ها رو برگزار می‌کنن.

برای پرینس۲ هفت موسسه آزمون وجود داره که معروف‌ترین‌هاشون این‌ها هستن:

  • APMG یا APM Group، که عملا از همه معروف‌تره
  • EXIN که به لحاظ معروف بودن در مقام دومه، ولی خیلی سریع در حال پیشرفته، خصوصا با طراحی و پیاده‌سازی گواهی‌های مستقل، مثل گواهی‌های اجایل، که من هم عضو تیم طراحیش هستم
  • PeopleCert که از نظر ساده گرفتن زیاد از حد فرآیند برای شرکت‌های همکار معروفه

فرقی نداره که آزمون از طریق کدوم برگزار شده باشه، در هر حال از نظر AXELOS به یه اندازه معتبره. اگه تو سایت AXELOS ریز مشخصات گواهی‌های یه نفر رو چک کنیم می‌تونیم ببینیم که از طریق کدوم موسسه آزمون داده:

مثلا تو شکل بالا می‌بینین که من آزمون پرینس۲ فاندیشنم رو از APMG گرفته بودم و MSP فاندیشن (مدیریت طرح) رو از EXIN.

چه فرقی داره که آزمون با کدوم موسسه باشه؟

برای داوطلب‌ها فرق نداره. موسسه‌های نوپا در حال حاضر معمولا از PeopleCert آزمون می‌گیرن چون فرآیندش به طرزی باورنکردنی ساده‌س. شرکت‌هایی مثل ما، با هر سه موسسه قرارداد دارن و آزمون‌های مختلف رو بر اساس شرایطشون از جاهای مختلف می‌گیرن، چون مبلغی که باید به موسسه پرداخت کنیم تابع مسایل مختلفیه که می‌شه با داشتن انعطاف‌پذیری بیشتر یه مقدار تو هزینه‌ها صرفه‌جویی کرد.

پس موسسه آزمون هیچ فرق نداره؟

برای آزمون فرقی نداره، ولی این موسسه‌ها به جز آزمون مسئولیت تایید شیوه آزمون و مدرس‌های موسسه‌های آموزشی رو هم دارن. در نتیجه برای گذروندن دوره آموزشی خیلی مهمه که ببینیم موسسه آموزشی به تایید کدوم موسسه آزمون رسیده.

به عنوان مثال اگه موسسه‌ای به تایید APMG رسیده باشه خیلی بهتر از اینه که فقط به تایید PeopleCert رسیده باشه، چون دومی به راحتی مجوز می‌ده، ولی APMG مطمئن می‌شه که موسسه و مدرس‌های قابلیت‌های کافی دارن. به عنوان مثل وقتی من می‌خواستم مجوز تدریسم رو از APMG بگیرم هم یه مصاحبه خیلی مفصل داشتم و هم این‌که یه نماینده تو یکی از کلاس‌های من شیوه تدریسم رو کنترل کرد.

البته من کلا فکر می‌کنم این شیوه کار PeopleCert ادامه‌دار نباشه و متوقفش کنن.

جایگاه موسسه‌های آموزشی تو آزمون چیه؟

قدیم داوطلب‌ها نمی‌تونستن آزمون‌ها رو مستقیم از موسسه‌های آموزشی بگیرن و می‌بایست با یه موسسه آموزشی تایید شده، مثل ما، طرف می‌شدن. امثال ما هم یا مستقیم خودمون آزمون رو برگزار می‌کردیم یا اختیارش رو می‌دادیم به همکارانمون که اصطلاحا Affiliate بهشون می‌گن. الان بعضی از موسسه‌های آموزشی دارن مستقیم آزمون‌ها رو می‌فروشن (البته با قیمتی نه چندان پایین).

در هر حال، این‌که چندین موسسه بین داوطلب و AXELOS قرار می‌گیره و همشون هم آزادن که هر قیمتی خواستن روی آزمون بذارن باعث می‌شه که نشه قیمت دقیقی روی آزمون‌های پرینس۲ و بقیه آزمون‌های اون خانواده گذاشت.

آزمون کاغذیه یا آنلاین؟

آزمون به هر دو شکل کاغذی و آنلاین برگزار می‌شه. بر ایران فعلا اجازه برگزاری آزمون آنلاین وجود نداره.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

امنیت همراه با یادگیری و انگیزه

چند روز پیش ویندوز لپ‌تاپم رو عوض کردم و طبق عادت می‌خواستم پسوردم رو هم عوض کنم و چیز جدیدی بذارم. وقتی داشتم فکر می‌کردم چی بذارم یه دفعه ایده‌ای به ذهنم رسید و چیزی شبیه شعار که اون مدت تو ذهنم می‌گذشت رو انتخاب کردم.

نکته جالب اینه که هر بار پسوردم رو باید وارد کنم (روزی چهار پنج بار)، تکرار اون شعار بهم انگیزه و انرژی می‌ده. متاسفانه نمی‌تونم بگم دقیقا چیه، چون می‌خوام برای مدتی همین رو نگه دارم.

password

به هر حال گفتم این رو مطرح کنم، چون این کار هم باعث می‌شه امنیت پسورد بره بالا (چون شعارها به هر حال طولانی هستن) و هم می‌شه ازش استفاده جنبی کرد (انگیزه).

امنیت پسورد

خیلی از ما اطلاعاتی نداریم که لو رفتنش مشکل خاصی ایجاد کنه، ولی همیشه این رو هم در نظر داشته باشین که یه جنبه دیگه ماجرا اینه که تو فرآیندی ممکنه اطلاعاتتون رو از دست بدین، و این دیگه چیزیه که هیچکدوم نمی‌تونیم تحمل کنیم. به همین خاطر باید مراقت امنیت پسوردهامون باشیم (بکاپ گرفتن رو هم که هیچوقت نباید فراموش کرد).

در این مورد چنتا نکنه مهم و اولیه وجود داره:

  • هیچوقت از یه پسورد برای همه کار استفاده نکنین. ماجرا خیلی ساده‌س، می‌رین تو یه انجمن یا سایت نه چندان جالب عضو می‌شین و از همون پسورد همیشگی استفاده می‌کنین. چون سایت تعریفی نداره، خیلی راحت هک می‌شه (یا حتی صاحبان سایت ممکنه به پسوردها دسترسی داشته باشن). حالا یه کسایی پسورد همیشگی شما رو دارن و احتمالا آدرس ایمیلتون هم همونجا هست و با یه مقدار جستجو می‌شه پروفایل لینکدین و فیسبوک و بقیه چیزهایی که ممکنه براتون مهم‌تر باشه رو هم پیدا کرد. بعد هم طرف می‌ره با همون پسورد به همه اون‌ها دسترسی پیدا می‌کنه.
  • از پسوردهای خیلی ساده استفاده نکنین. منظور از پسورد خیلی ساده چیزیه که طولش کم باشه و از ترکیب کلمه‌های معمولی ساخته شده باشه. اگه براتون سخته که از علامت و عدد استفاده کنین، خیلی راحت می‌تونین طول پسورد رو زیاد کنین. مثلا یه پسورد مثل this is my latest cool password which I will never forget با این‌که تماما از کلمه‌های معمول ساخته شده، چون خیلی طولانیه به راحتی شکسته نمی‌شه. اگه کلمه‌ها فارسی باشن و پینگیلیش نوشته شده باشن خیلی هم بهتره. اگه حتی فارسی بنویسین و نرم‌افزار یا سایتی که باهاش سر و کار دارین اون رو بپذیره از همه بهتره، فقط ممکنه یه مقدار محدود بشین و اگه مثلا قرار باشه با دستگاه دیگه‌ای وارد اون سایت بشین که کیبورد فارسی نداره به دردسر می‌افتین. کار دیگه‌ای که می‌شه کرد اینه که یه عبارت فارسی مثل «ورود به سایت» رو در نظر بگیرین و اون رو با کیبورد انگلیسی تایپ کنین (یعنی فرض کنین کیبورد فارسیه، در حالی که نیست). نتیجه می‌شه «,v,n fi shdj» که پسورد خیلی خوبیه.

یه نکته دیگه اینه که اگه بخواین پسوردهای قوی استفاده کنین و تکراری هم نباشن دیگه واقعا سخت می‌شه که همشون یاد آدم بمونه. پیشنهاد من اینه که برای حل مشکل از LastPass استفاده کنین. تو همه سیستم عامل‌ها، حتی روی موبایل، قابل استفاده‌س. البته نسخه موبایلش رایگان نیست و باید سالی ۱۲ دلار پول بدین. این نرم‌افزار پسوردهاتون رو به شکلی کاملا امن (نه مثل ویندوز یا مرورگرهای وب) ذخیره می‌کنه و هروقت بخواین وارد سایتی بشین خودش براتون واردشون می‌کنه. یه پسورد کلی هم برای دسترسی به نرم‌افزار هست و اون تنها چیزیه که باید حفظ بشین. صد البته باید خیلی هم قوی باشه.

یه خوبی دیگه استفاده از LastPass اینه که جلوی خیلی از حقه‌ها رو هم می‌گیره. مثلا تو یه فرآیندی ممکنه وارد صفحه‌ای بشین که به نظر صفحه لاگین گوگل میاد. اگه تو آدرس دقت کنین متوجه می‌شین که واقعا گوگل نیست و یه کسی می‌خواد با این کلک پسوردتون رو بدزده، ولی متاسفانه خیلی‌ها متوجه نمی‌شن. وقتی از LastPass استفاده کنین دیگه لازم نیست نگران این ماجرا باشین، چون اون سایت رو نمی‌شناسه و بهتون می‌گه که پسوردی براش نداره. اون دیگه مثل آدم‌ها گول ظاهر رو نمی‌خوره.

استفاده جانبی از پسورد

حالا در مورد استفاده‌های جانبی از پسورد، این‌ها چیزایی هستن که به ذهنم می‌رسه:

  • فرض کنیم مثلا با دیکته و معنی کلمه‌ای مثل entrepreneur (به معنی کارآفرین) مشکل دارین. چنین چیزی می‌تونه پسوردتون باشه: entrepreneur mishe karafarin. پسورد بدی نیست و اگه مثلا یک ماه ازش استفاده کنین دیگه احتمالا هیچوقت دیکته و معنی کلمه رو فراموش نمی‌کنین. بعد از یک ماه می‌تونین برین سراغ یه کلمه دیگه. فقط یادتون باشه که ترکیب رو خیلی ساده نگه ندارین. اگه پسوردتون فقط چیزی شبیه entrepreneur باشه، شکستنش خیلی ساده می‌شه، چون کلمه‌ای معناداره که تو دیکشنری‌هایی که برای شکستن پسورد استفاده می‌شه وجود داره.
  • استفاده دیگه می‌تونه فرمول باشه. مثلا اگه فرمول‌های ارزش کسب شده رو فراموش می‌کنین، می‌تونین همچین چیزی رو به عنوان پسورد انتخاب کنین: evm spi = ev – pv
  • در نهایت یه پیشنهاد دیگه اینه که تصمیم‌های مهمی که تو زندگیتون گرفتین رو تبدیل به پسورد کنین که همیشه بهتون یادآوری بشه، مثلا: har rooz ye saat motale’e mikonam
نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:
< newer older >