پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تکلیف تیز کردن تبر چی میشه؟

تقریبا ۴ ماه پیش تمرین ویژه‌ای برای کسایی که اون زمان دوره آشنایی با مفهوم چابکی در پروژه رو تموم کرده بودن فرستاده شد و ازشون خواسته شد که جواب‌هاشون رو ارسال کنن. سوال این بود:

 

آبراهام لینکلن یه جمله داره که خیلی ازش خوشم میاد و خیلی قدیم هم تو سایت نوشته بودمش. می‌گه: اگه به من ۶ ساعت وقت بدین که درختی رو قطع کنم، چهار ساعت اولش رو صرف تیز کردن تبرم می‌کنم.

این حرف برای کسایی مثل ما که تو پروژه‌ها کار می‌کنن یادآور اهمیت برنامه‌ریزیه. این‌که اول درست و کامل برنامه‌ریزی کنیم و بعد بریم سراغ اجرا، نه این‌که بریم جلو ببینیم چی می‌شه. حالا نکته‌ای که هست اینه که این توصیه به نظر با رویکرد چابک متضاد میاد؛ تو پروژه‌های چابک برنامه‌ریزی اولیه به این شکل نمی‌کنیم. یعنی اگه فرض کنیم می‌خوایم تو ۶ ساعت یه درخت رو قطع کنیم، فقط دو دقیقه اول رو صرف تیز کردن تبرمون می‌کنیم.

نظرتون در مورد این تضاد چیه؟

 

جواب‌ها تو یه فرم گوگل دریافت می‌شدن که هم کار برای من راحت بشه و هم برای کسایی که جواب می‌دن. این همون روش مناسب پرسشنامه فرستادنه که قبلا هم توضیح داده بودم.

تو فرم سه سوال وجود داشت…

سوال ۱: کلا چقدر با حرف لینکلن موافقین؟

جواب‌هایی که تو فرم‌های گوگل وارد می‌شن تو یه فایل spreadsheet (مشابه فایل‌های اکسل) ذخیره می‌شن. تو همون فایل به سادگی می‌شه با دو کلیک نمودار هیستوگرام جواب‌ها رو گرفت:

جواب‌ها مقادیری از ۱ (کاملا مخالف) تا ۷ (کاملا موافق) هستن.

اقلیتی از افراد با این رویکرد مخالفن و بقیه در دو گروه کلی، یا کاملا باهاش موافقن یا تا حدی. من خودم کاملا باهاش موافقم.

این نمودار عملا ترکیبی از یه نمودار نرماله با یه نمودار دیگه که سمت راست انباشته شده. تحلیل این ماجرا یه کم پیچیده‌س؛ متاسفانه ساده‌ترین تعبیر اینه که حداقل بخشی از کسانی که «کاملا موافق» جواب دادن دارن یه مقدار ایدئولوژیک با مسئله برخورد می‌کنن و بهتره کمی چاشنی تردید به باورهاشون اضافه کنن!

سوال ۲: کلا چقدر با رویکرد چابک در اجرای پروژه‌ها موافقین؟

این هم هیستوگرام پاسخ‌ها برای سوال دوم:

نکته جالبش اینه که نمودار «نرمال‌تر» از قبلیه. در هر حال، مشخصه که اکثر افرادی که پاسخ دادن مشکل خاصی با رویکرد چابک ندارن. البته در نظر داشته باشین که بر این اساس نمی‌شه گفت که اکثر افراد کمابیش با چابکی موافقن، چون همه کسایی که تو این تمرین شرکت کردن از کسایی بودن که دوره آشنایی با مفهوم چابکی در پروژه رو گذروندن و احتمالا از ابتدا گرایش به این مفهوم داشتن.

نکته: همبستگی دو گروه جواب

حالا جالبه همبستگی این دو گروه جواب رو هم محاسبه کنیم. برای کسایی که یادشون نمیاد همبستگی چیه، تو فرمول پیرسن ارتباط دو گروه داده بررسی می‌شه و قدر مطلق خروجی بین صفر و ۱ خواهد بود. مقدار ۱ همبستگی مطلق رو نشون می‌ده، یعنی کم یا زیاد شدن یکی از مقادیر همیشه همراه با کم یا زیاد شدن مقدار دیگه بوده. مقدار صفر هم نشون می‌ده که الگوی خاصی بین تغییرهای اون دو گروه داده وجود نداره.

مقدار همبستگی بین پاسخ‌های اول و دوم ۰/۱۲ بود، که خیلی کمه و نشون می‌ده این‌که چقدر افراد با رویکرد چابک موافق بودن ارتباط چندانی به این‌که چقدر با رویکرد لینکلن موافق باشن نداره. به عبارت دیگه، از نظر کسایی که به تمرین جواب دادن تناقض چندانی بین این دو وجود نداره.

سوال ۳: آیا تضادی هست؟ اگه هست چطور اون رو توجیه می‌کنین و اگه نیست چرا؟

دلیل این‌که خیلی طول کشید این مطلب رو بنویسم این بود که سوال سوم انشایی بود و مجموع جواب‌ها بیشتر از هشت هزار کلمه؛ خوندنش وقت می‌بره. با این حال از خوندن جواب‌ها خیلی لذت بردم. مجموعا خیلی خوب بودن و بعضی‌ها نکته‌سنجی‌های خیلی جالبی هم کرده بودن.

تمام جواب‌ها تو یه فایل PDF در انتهای این مطلب قرار داره و می‌تونین دانلود کنین خودتون هم بخونین.

توضیح من

ماجرای میخ و چکش رو احتمالا شنیده باشین: می‌گن اگه تنها ابزاری که داشته باشین چکش باشه، کم کم همه چیز رو به شکل میخ می‌بینین.

آدم همیشه باید ابزارها و روش‌هاش رو به تناسب مسایلی که پیش رو داره گسترده کنه. یادمه پونزده یا شونزده سال پیش که تازه وارد یه پروژه‌ای شدم دیدم که سرپرست کارگاه خودش بیش از دویست فایل برای جزئیات اجرایی درست کرده. نقشه‌ها خیلی منظم، خوانا و ساده بودن. با این حال یه مشکلی وجود داشت: همشون تو اکسل تهیه شده بودن!

اگه کسی تو کار با اکسل راحت باشه و نتونه با اتوکد کار کنه، پذیرفتنیه که وقتی لازم می‌شه یه نقشه بکشه بره یه جوری سر و تهش رو تو اکسل هم بیاره. ولی وقتی قراره این کار تکرار بشه، حتما باید رفت سراغ ابزار مناسبش. حالا اگه اون فرد احساس می‌کنه اتوکد زیاد از حد براش پیچیده‌س، خیلی راحت می‌تونه از همکاران معمارش خواهش کنه یه نرم‌افزار خیلی ساده برای تهیه نقشه‌های اجرایی بهش پیشنهاد بدن.

 

ماجرای روش اجرای کار هم همینه. روش‌ها متفاوتن و بسته به محیط کار انتخاب می‌شن. این «محیط» هم تحت تاثیر خروجی کار و هم ذی‌نفعانشه.

حالا ماجرا برای قطع کردن درخت چی می‌شه؟

اگه قرار باشه یه آدمی که نزدیک جنگل زندگی می‌کنه و صدها بار تو زندگیش این کار رو کرده درخت رو قطع کنه و دقیقا می‌دونه که چرا داره این کار رو می‌کنه و چطور می‌تونه این کار رو بکنه، عملا با یه پروژه کاملا متعین سر و کار داریم و چابکی گزینه خوبی براش نیست. رویکرد لینکلن احتمالا بهترینه. حالا تقسیم‌بندی دقیق ساعت‌ها دیگه برمی‌گرده به تجربه طرف؛ مقدارهایی که لینکلن گفته فقط برای روشن شدن منظورشه.

 

حالا فرض کنین من، یا خیلی از شماها، قراره درخت رو قطع کنیم. تو این حالت اصلا نمی‌دونیم با چی طرف هستیم! اصلا نمی‌دونیم زورمون می‌رسه که تبر رو بیشتر از چهار بار بلند کنیم و بکوبیم به درخت یا نه. تو این حالت ابهام زیاد باعث می‌شه به سمت رویکردهای تطبیقی پیش بریم. حالا چقدر می‌تونیم پیش بریم؟ به خاطر محدودیت محصولمون نه خیلی؛ فقط تا حدی. حالا اگه فرض کنیم مثل بعضی فیلم‌ها تو یه جزیره تنها گیر افتادیم و می‌خوایم برای خودمون سرپناه درست کنیم، اونوقته که به خاطر پتانسیل محصول، خیلی راحت می‌تونیم کامل چابک پیش بریم.

 

تو رویکرد چابک هم تبر تیز می‌کنیم. کلا اگه تبرمون رو تیز نکنیم خیلی منبع هدر می‌ره. تفاوت اصلی اینه که تو رویکرد متعین چون دقیقا می‌دونیم که اهمیت تیزی تبر چقدره و چه مقدار تیز بودن بهینه‌س، خیلی راحت می‌تونیم اول کار به اندازه کافی وقت صرف تیز کردنش کنیم. ولی تو رویکرد تطبیقی چون نمی‌دونیم از کجا سر در میاریم، پیش می‌ریم و به تدریج بر اساس چیزهایی که یاد می‌گیریم تبر رو تیز می‌کنیم. حالا ممکنه بعد از مدتی حتی ابزارمون رو هم عوض کنیم و به جای تیز کردن تبر به شکل دیگه‌ای خودمون رو برای پروژه آماده کنیم.

 

در هر حال، ماجرا اینه که هر پروژه‌ای نیاز به آماده‌سازی داره. برنامه‌ریزی پروژه بخش خیلی مهمی از آماده‌سازیه. این‌که چطور و در چه زمانی آماده‌سازی رو انجام بدیم برمی‌گرده به روش اجرایی‌مون.

 

در آخر این‌که جواب‌هایی از این نوع هم دیده می‌شد: قبل از این‌که به تیز کردن تبر فکر کنم، می‌رم می‌گردم ببینم می‌تونم اره برقی پیدا کنم یا نه.

اگه کسی واقعا تو زندگی و پروژه‌ش اینطور عمل کنه خیلی موفق خواهد بود. شاید تمرین خوبی باشه که به مدت یک هفته تو زندگی و پروژه‌هاتون دنبال تبرها بگیردین و ببینین می‌تونین براشون اره‌برقی پیدا کنین یا نه. دنبال بهانه‌هایی که کار رو غیرممکن می‌کنن هم نگردین؛ نمونه‌ها می‌تونن در حد تهیه یه گزارش ساده باشن.

فکر کردن به اره‌برقی می‌شه کاری که در درجه اول باید تو لایه مدیریت طرح انجام بشه.

 

نکته آخر: چابکی به معنی عجولی نیست.

دریافت فایل پاسخ‌ها

تمام جواب‌ها تو یه فایل قرار داده شدن که می‌تونین دانلود کنین و بخونین؛ به نظرم خوندنشون جالبه:

 

پینوشت ۱

متوجه شدم که تو متن بعضی پاسخ‌ها حرف «ی» نقطه‌دار وجود داشت؛ مشکلی که خوشبختانه سال‌های اخیر خیلی کم شده، ولی متاسفانه هنوز وجود داره. تو فارسی از «ی» نقطه‌دار استفاده نمی‌شه و وجودش تو متن نشون‌دهنده کم‌توجهیه. اکیدا پیشنهاد می‌کنم که این ایراد رو تو کامپیوترهاتون رفع کنین. برای این کار راهنما تو اینترنت زیاده. برای محل کارتون هم می‌تونین از واحد IT درخواست کنین که براتون درستش کنه.

پینوشت ۲

یه نکته دیگه که می‌تونه تو متن‌ها اصلاح بشه، نقطه‌گذاریه. نقطه پایان خط و ویرگول باید به حرف قبلیشون بچسبن؛ به هیچ وجه بینشون فاصله ندین.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

تصمیم‌گیری بین چند گزینه

چند روز پیش قرار بود جایی درباره بهبود سیستم‌های مدیریت پروژه صحبت کنم که یه دفعه‌ای مثالی به ذهنم رسید و براشون تعریف کردم. یادم نمیاد این داستان رو کجا شنیده بودم، یا حتی این‌که جک بوده یا یه داستان برای رسوندن مفهوم مشابه؛ ولی به هر حال اینطوریه:

یه بیمار روانی ادعا می‌کرده که حالش خوب شده و می‌تونه از بیمارستان مرخص بشه. پزشک‌ها صحت این ادعا رو اینطوری آزمایش می‌کنن: بیمار رو می‌برن تو یه اتاق که وانی پر از آب توش بوده. به بیمار یه چنگال، یه قاشق و یه سطل می‌دن و می‌گن آب وان رو خالی کن.

شما باشین چیکار می‌کنین؟

اون بیمار چنگال، قاشق و سطل رو می‌ندازه کنار و می‌ره درپوش دریچه وان رو برمی‌داره. تو چند ثانیه آب وان خالی می‌شه.

گزینه‌ها

یه مشکل بزرگ تو تصمیم‌گیری‌هامون، چه مربوط به پروژه باشه و چه مربوط به زندگی شخصی، اینه که بی‌دلیل گزینه‌های خودمون رو محدود می‌کنیم. درسته که یه چنگال و یه قاشق و یه سطل آب بهمون دادن و می‌تونیم یکیشون رو که از همه بهتره انتخاب کنیم، ولی همیشه جا داره به این فکر کنیم که گزینه‌های دیگه‌ای هم وجود داره یا نه.

خیلی از شرکت‌هایی که برای بهبود سیستم‌هاشون به من مراجعه می‌کنن از این گلایه می‌کنن که سیستم مدیریت پروژه‌شون کارآمد نیست و مشکل‌های خیلی زیادی تو تخصیص نیرو و تکمیل به موقع پروژه‌ها دارن. وقتی وضعیت رو از نزدیک می‌بینم، متوجه می‌شم که یه شرکت هستن که یه واحد IT داره با مثلا ۶۰ نفر نیرو، و این افراد همزمان دارن روی ۳۰ تا پروژه کار می‌کنن!

تو این شرایط فرقی نمی‌کنه که سیستم مدیریت پروژه چی باشه؛ با این تعداد پروژه در هر حال نمی‌شه خوب پیش رفت. به عبارت دیگه، با این‌که ممکنه تو مدیریت پروژه خیلی مشکل داشته باشن، ولی مشکل اصلیشون سیستم مدیریت پروژه نیست؛ مشکلشون سیستم مدیریت پرتفولیوی ناکارآمدیه که بی‌دلیل تعداد پروژه‌ها رو زیاد می‌کنه. چند ماه تو شرکت کار می‌کنیم و شرایطی به وجود میاریم که تعداد پروژه‌ها برسه به حدودا ۵ تا (بقیه رو متوقف می‌کنیم تا زمانی که پروژه‌های قبلی تموم بشن)، و به همین سادگی قسمت عمده‌ای از مشکل‌های شرکت رفع می‌شه؛ بدون این‌که سیستم مدیریت پروژه رو تغییر بدیم.

تمرین

پیشنهاد می‌کنم چنین تمرینی برای خودتون انجام بدین: دوتا از مهم‌ترین تصمیم‌هایی که در یک سال گذشته تو پروژه‌هاتون گرفته بودین و دوتا از مهم‌ترین تصمیم‌هایی که تو زندگی شخصی‌تون گرفته بودین رو انتخاب کنین. گزینه‌هایی که اون موقع تو تصمیم‌گیری‌تون لحاظ کرده بودین رو لیست کنین. حالا گزینه‌هایی که در نظر نگرفته بودین رو اضافه کنین! خودتون رو مجبور کنین که برای هر تصمیم حداقل ۵ گزینه جدید پیدا کنین؛ ایمان داشته باشین که این کار امکان‌پذیره.

به نظرتون تصمیم‌گیری‌تون با گزینه‌های جدید چقدر می‌تونست فرق کنه؟

یه ریسک تو این تمرین وجود داره: این‌که الان ممکنه نتیجه تصمیمی که گرفته بودین مشخص شده باشه. مشکل اینه که نتیجه تصمیم‌ها معیار مناسبی برای ارزیابی اون‌ها نیستن. بعضی وقت‌ها خوش شاسی میارین و یه تصمیم بد نتیجه خوبی به وجود میاره، یا بدشانسی میارین و یه تصمیم خوب نتیجه بدی به وجود میاره. به همین خاطر باید مراقب باشین که این نوع نتیجه‌ها روند تصمیم‌گیری‌تون رو منحرف نکنن. تصمیم خوب اونیه که به لحاظ آماری تو بی‌نهایت تکرار مجموعا بهترین نتیجه رو به وجود بیاره.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:

قورباغه رو اول قورت بدیم یا آخر؟

وقتی لیستی از کارها داریم که پیش‌نیازی چندانی ندارن، انتخاب ترتیب مناسب خیلی مهمه. حالا این‌که ترتیب مناسب چیه بحث داره. مثلا یه پیشنهاد که تو کتاب پرفروش و عامه‌پسند «قورباغه را قورت بده» هست اینه که سخت‌ترین کار رو اول انجام بده که خیالت راحت بشه و بعد بری سراغ بقیه چیزها.

قورباغه را قورت بده

من با این توصیه موافق نیستم. حالا می‌خوام چراییش رو توضیح بدم.

جنبه منطقی

دلیل اول اینه که ترتیب مناسب تو شرایط ایده‌آل اینه که به ترتیب ارزش کارها رو انجام بدیم؛ هرچی کاری با ارزش‌تره زودتر انجام بشه. دلیلش هم اینه که خیلی از کارها رو وقت نمی‌کنیم به موقع انجام بدیم و قطعا تو این شرایط بهتره که کارهای کم‌ارزش‌تر به آینده موکول بشن (قانون ۲۰/۸۰ هم که یادتون هست). توجه هم داشته باشین که فوریت و ضرورت کارها، در صورتی که واقعی باشن، تو «ارزش» کار منعکس می‌شن و اگه ارزش رو درست در نظر گرفته باشیم دیگه نیازی نیست که در کنارش عامل دیگه‌ای هم بذاریم.

«ارزش» هر چیز می‌شه منافعی که ازش حاصل می‌شه، تقسیم بر هزینه‌ای که انجامش داره. هزینه خیلی وقت‌ها ممکنه صرفا تبدیل بشه به زمانی که برای کارها می‌ذاریم. هرچقدر که کاری ساده‌تر باشه، عملا سریع‌تر (کم‌هزینه‌تر) انجام می‌شه و احتمالا ارزشش می‌ره بالاتر. به عبارت دقیق‌تر، اگه دو کار داشته باشیم با منافع یکسان، اونی که ساده‌تره «ارزش» بالاتری داره. در نتیجه تو این حالت باید کار ساده‌تر رو اول انجام بدیم.

جنبه روانی

کسایی که به قول اون کتاب طرفدار قورت دادن قورباغه باشن احتمالا به من اعتراض می‌کنن که دلیلشون جنبه منطقی مسئله که مرتبط با ارزشه نیست و چیزی که بهشون کمک می‌کنه جنبه روانی مسئله‌س: این‌که وقتی کار پردردسر رو در اولین زمان ممکن تموم می‌کنن آرامش می‌گیرن و با انگیزه و توان بیشتری می‌تونن جلو برن.

من با این هم مخالفم، به دو دلیل:

  • آدم باید با هوشیاری به حس خودش جنبه منطقی بده، نه این‌که سعی کنه دنیای اطرافش رو بر اساس حسش بسازه.
  • از اون گذشته، این‌که کارهای ساده رو اول انجام بدیم به نظر من از نظر روانی هم کمک می‌کنه. فرض کنین یه لیست دارین از ۱۰۰ آیتم که باید انجام بدین. اگه از ساده‌ترین کارها شروع کنین، لیستتون خیلی سریع «تیک» می‌خوره و می‌ره جلو. این خودش کلی به آدم انرژی می‌ده که ببینه از ۱۰۰ آیتم فقط ۷۰تا مونده، حالا فقط ۵۰تا، حالا فقط ۳۰تا. آدم احساس می‌کنه داره به نتیجه نزدیک‌تر و نزدیک‌تر می‌شه. در نهایت غول یا غول‌های آخر که مثلا یک تا سه آیتم هستن باقی می‌مونن که «قورباغه»های ماجرا هستن. اینجاس که برای خود من کار خیلی راحت‌تره، چون دارم می‌بینم که هرچقدر هم کار سخت باشه، با تموم کردن این تعداد انگشت شمار کار، کل محصول کامل شده.

البته این نکته رو هم باید بگم که مثبت بودن جنبه روانی روش منطقی ممکنه وابسته به یه پیش‌فرض باشه: این‌که مجموعه‌هایی از کارهای ما یه محصول می‌سازن. این‌که هر چند وقت یه بار آدم می‌تونه یه دست‌آورد داشته باشه که محقق شدنش باعث شادی و افتخارش بشه. من واقعا نمی‌دونم اگه کسی تو شرایطی باشه که صرفا یه سری کار پشت سر هم بیان و برن و ازش محصول یکپارچه خاصی به وجود نیاد وضعیت چقدر فرق می‌کنه. این رو می‌دونم که چنین وضعیتی برای من به معنی مرگه و ماجرا به انتخاب ترتیب کارها نمی‌رسه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:
< newer older >