پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

ایمیلی داشتم که سوال جالبی پرسیده بود؛ این‌که نویسنده گاهی تو درج مقادیر یا سایر مراحل کار اشتباه می‌کنه و می‌خواست بدونه چطوری می‌تونه اشتباه‌هاش رو به حداقل برسونه.

این سوال واقعا خوبه، چون اکثر آدم‌ها وقتی متوجه می‌شن که گاهی اشتباه می‌کنن،‌ تنها اقدامی که می‌کنن اینه که سعی می‌کنن بیشتر حواسشون رو جمع کنن. ولی این واقعا کافی نیست و دنبال روش بودن واقعا خوبه.

این رو هم باید در نظر داشت که کاری که صد در صد ماشینی انجام نمی‌شه احتمال اشتباه داره و همیشه باید این رو بپذیریم؛ مسئله فقط اینه که مقدار این اشتباه‌ها رو به حدی پذیرفتنی برسونیم. از اون گذشته، هر اشتباه که بکنین احتمالا یه مقدار جایگاهتون تو شرکت افت می‌کنه، هرچند جزئی.

Numbers 

به نظر من اگه به فکر کم کردن اشتباه‌ها هستین این‌ها رو در نظر داشته باشین:

  1. شاید بشه تو روش کارتون تجدید نظر کنین. پتانسیل خطای روش‌های مختلف به یه اندازه نیست. وقتی داریم یه سیستم شکل می‌دیم این از مهم‌ترین چیزایی که در نظر می‌گیریم؛ این‌که روشی که برای کار انتخاب کردیم چقدر احتمال اشتباه داره. مثال: بعضی‌ها کل محاسبات پیشرفت رو تو اکسل انجام می‌دن، که البته من به هزار و یک دلیل باهاش مخالم. ولی از اون که بگذریم می‌شه از جنبه پتانسیل اشتباه هم اون رو بررسی کرد. تو چنین فایلی که مثلا ممکنه ده هزارتا آیتم وجود داشته باشه چندتا فرمول برای خلاصه‌سازی اطلاعات وجود داره؟ منظورم انواع میانگین‌گیری‌های وزنیه. مثلا ممکنه هزارتا از اون‌ها باشه. هزارتا فرمول که هرکدوم بازه خاص خودشون رو دارن. خوب، تو چنین فایلی خیلی احتمال داره که خطا رخ بده، خصوصا که گاهی ممکنه لازم باشه آیتم‌هایی کم و زیاد کنیم یا حتی ممکنه اپراتور یه موقع اشتباها مقداری رو به جای فرمول‌ها وارد کنه و اون‌ها رو از بین ببره. این در حالیه که اگه همین محاسبات تو پراجکت یا پریماورا باشن همه خلاصه‌سازی‌ها با فقط یک مجموعه فرمول محاسبه می‌شه و سلسله‌مراتب رو خود نرم‌افزار درک می‌کنه. تو حالت دوم پتانسیل اشتباه خیلی کم‌تره. تو یه پروژه‌ای لازم بود محاسباتی مالی انجام بشه که ربطی به زمان‌بندی هم نداشت، ولی این محاسبات ساختار شکست داشت. به همین خاطر من ترجیح دادم که به جای اکسل از پراجکت استفاده کنم، چون خیلی خوب از پس ساختارهای شکست بر میاد و احتمال اشتباه رو کم می‌کنه. در کنار همه این‌ها، می‌تونین از مکانیزم‌های تکمیلی‌ای که به کاهش اشتباه کمک می‌کنه هم استفاده کنین، مثلا اگه دارین تو اکسل کار می‌کنین و با مقدارهای پیشرفت سر و کار دارین، می‌تونین یه conditional format بذارین که اگه مقداری از مقدار دوره قبلش کمتر بود پس‌زمینه‌ش یه رنگ قرمز تند بگیره، چون انتظار نداریم که مقدار پیشرفت با گذشت زمان کم بشه. یا در کنار اون مثلا می‌تونین برای سلول‌ها validation بذارین که اصلا مقداری به جز مقدارهای بین صفر تا صد نگیره که اشتباها مثلا به جای ۱۰۰ مقدار ۱۰۰۰ رو وارد نکنین.
  2. از چند روش برای کنترل صحت مقادیر استفاده کنین. اگه با یه روش اطلاعات رو وارد کنین و بعد با همون روش بخواین کنترلشون کنین،‌ احتمال این‌که اشتباه‌ها رو پیدا نکنین خیلی زیاده. همیشه از روشی برای کنترل استفاده کنین که با روش ورود اطلاعات فرق داره. مثلا اگه یه لیست دارین و عددها رو دونه دونه توش وارد می‌کنین و بعد از تموم شدن کار دوباره لیست رو از اول تا آخر چک کنین، روش‌تون تکراریه. پیدا کردن روش متفاوت هم کاملا بستگی داره به موضوع. مثلا اگه دسترسی به اطلاعات خلاصه‌سازی شده داشته باشین (مجموع، میانگین، امثال اون‌ها)، می‌تونین نتایج رو در مبدا و مقصد با هم مقایسه کنین. از اون گذشته مهم‌ترین نکته‌ای که لازم دارین «شهود» کنترل پروژه‌س! بله، شهود کنترل پروژه. یعنی این‌که مثلا اگه نمودار پیشرفت رو نگاه می‌کنین متوجه بشین که مقدار عادی هست یا نه. مثلا اگه شیب ناگهان زیاد یا کم شده باشه باید به این فکر کنین که چرا اینطوره؛ آیا تغییر عمده‌ای تو اجرا اتفاق افتاده؟ آیا به خاطر نوع توزیع ضریب‌های وزنی‌تون بوده؟ هر نوع رفتار غیر عادی که تو نتایج ببینین موضوعیه که باید در موردش تحقیق کنین. یه چیز دیگه که از همین جنسه و خیلی می‌تونه بهتون کمک کنه اینه که از کس دیگه‌ای درخواست کنین که نتایج رو براتون چک کنه و ببینه که مورد غیر عادی‌ای می‌بینه یا نه. اگه یه همکار کنترل پروژه‌ای داشته باشین که مثلا تو پروژه دیگه‌ای فعاله، می‌تونین این قرار رو با هم بذارین که هرکدوم گزارش‌های اونیکی رو چک کنه. این کار علاوه بر این‌که باعث می‌شه احتمال اشتباهتون کمتر بشه، باعث می‌شه خیلی چیزها هم از همدیگه یاد بگیرین.
نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.