پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

پروژه و طرح عوامل ایجاد تغییر هستن. هر دو موقت هستن و خروجی منحصر به فرد دارن. حالا فرق این دوتا چیه؟ یه رویکرد نادرست اینه که وقتی عامل تغییر از حدی بزرگ‌تر باشه بهش بگن طرح و وقتی کوچک‌تر باشه بگن پروژه. این رویکرد زیاد درست نیست و تو این مطلب می‌خوام تفاوت‌های اساسی این دوتا رو بگم.

خروجی پروژه یه محصول، نتیجه یا خدماته که به طور کلی بهش می‌گیم محصول یا خروجی. محصول پروژه می‌تونه یه ساختمون باشه، یه نرم‌افزار، یه گزارش و امثال اون‌ها.

محصول یک یا چند پروژه بعد از تکمیل یه پتانسیل تغییر به وجود میارن و وقتی این پتانسیل بالفعل می‌شه، عملا یه «نتیجه» به وجود میاره. مثلا در مورد یه بیمارستان، خود ساختمونی که می‌سازیم می‌شه خروجی یا محصول کارمون. این خروجی پتانسیلی برای کارکرد داره که وقتی در کنار خروجی‌های دیگه‌ای مثل پرسنل بیمارستانی، احیانا سیستم تامین اجتماعی، بازاریابی و امثال اون‌ها قرار می‌گیره، «نتیجه»ای به وجود میاره: امکانات درمانی بیشتر برای مردم یا برای گروهی از مردم.

 

تفاوت اصلی پروژه و طرح اینه:

 

پروژه محصول به وجود میاره، طرح نتیجه به وجود میاره

 

پس مثلا ساخت یه سد بزرگ، با این‌که ممکنه سرمایه‌گذاری بزرگی باشه، پروژه‌س، چون داره یه محصول تولید می‌کنه؛ ولی مثلا فراهم کردن آب آشامیدنی برای یه ده، حتی اگه سرمایه‌گذاریش کمتر از یه سد بزرگ باشه، یه طرحه، چون با نتیجه سر و کار داره. این نتیجه رو با کمک تعدادی پروژه می‌گیریم؛ مثلا پروژه‌ای برای ساخت یه آبگیر کوچیک، یه تصفیه خونه کوچیک، شبکه آبرسانی و امثال اون‌ها.

پروژه یا طرح

چیزی که گفته شد تفاوت اصلی پروژه و طرحه. این تفاوت تبعاتی هم داره که مهم‌ترینش اینه:

 

پروژه می‌تونه تطبیقی یا متعین اجرا بشه، ولی طرح حتما باید تطبیقی اجرا بشه

 

در مورد تفاوت اجرای تطبیقی (adaptive) و متعین (predictive) قبلا چیزی ننوشتم و حتما در آینده چنین کاری می‌کنم. ولی به طور خلاصه:

  • اجرای متعین: وقتی که تعریف کار از ابتدا مشخصه یا می‌تونه مشخص بشه، کار رو از اول برنامه‌ریزی می‌کنیم و بعد اجرا می‌شه.
  • اجرای تطبیقی: وقتی که تعریف کار از اول کاملا قابل تعیین نیست، بلکه فقط می‌دونیم در آخر چه انتظاری داریم. تو این حالت فقط آینده نزدیک رو برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنیم و بعد بر اساس بازخوردی که از اجرای اون مرحله گرفتیم در مورد آینده تصمیم‌گیری می‌کنیم و مرحله بعدی رو برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنیم.

 

اجرای تطبیقی همونیه که معمولا بهش می‌گیم چابک (Agile) و اجرای متعین می‌شه همون روش‌های کلاسیک.

پس به عبارت دیگه پروژه رو بسته به نوعش هم می‌شه چابک و هم کلاسیک اجرا کرد، ولی طرح حتما باید چابک اجرا بشه. معنیش هم اینه که اگه کاری آنقدر ساده و مشخص بود که می‌شد از ابتدا کلش رو برنامه‌ریزی و اجرا کرد، نمی‌شه بهش گفت طرح. زمانی یه طرح داریم که فقط یه «نتیجه» انتظار داریم و برای رسیدن به اون نتیجه مرحله به مرحله برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنیم.

 

حالا به عنوان مثال فرض کنین می‌خوایم تو شرکت یه نرم‌افزار مدیریت اسناد مستقر کنیم. این یه پروژه‌س یا طرح؟

تو این حالت انتظار یه خروجی داریم، یه نرم‌افزار مدیریت اسناد که تو شرکت مستقر شده باشه (محصول) و در نتیجه یه پروژه‌س.

حالا فرض کنین با این ماجرا اصولی‌تر برخورد کنیم: می‌خوایم وضعیت مدیریت اسنادمون رو بهبود بدیم، طوری که دسترسی‌ها بهتر، سریع‌تر و موثرتر باشن. این چیه؟

این یه طرحه، چون تمرکز روی نتیجه داره، نه محصول. برای این‌که به این نتیجه برسیم برنامه‌ریزی اولیه رو انجام می‌دیم و چنتا پروژه تعریف می‌کنیم، مثلا پروژه‌ای برای گردآوری اسناد موجود و استخراج مشخصه‌های کلیدی اون‌ها و پروژه‌ای برای انتخاب و استقرار یه نرم‌افزار مدیریت اسناد. وقتی این مرحله تموم می‌شه متوجه می‌شیم که هنوز با نتیجه فاصله داریم. بررسی بیشتر می‌کنیم و متوجه می‌شیم که نیاز به دو کار دیگه هم داریم: مجموعه‌ای دوره آموزشی برای پرسنل و پروژه‌ای برای اختصاصی‌سازی نرم‌افزار. این مرحله هم که تموم بشه ممکنه دوباره پروژه‌ها و کارهای دیگه‌ای طراحی و اجرا بشه تا در نهایت برسیم به نتیجه‌ای که می‌خوایم: بهبود وضعیت مدیریت اسناد تو شرکت.

تغییرهای سازمانی معمولا از نوع طرح هستن، نه پروژه؛ یعنی با نتیجه سر و کار دارن، نه محصول.

 

بد نیست به تفاوت پرتفولیو و طرح و پروژه هم اشاره بشه؛ هرکدوم از این‌ها عمدتا روی موارد زیر تمرکز دارن:

  • پروژه روی محصول متمرکزه
  • طرح روی نتیجه متمرکزه
  • پرتفولیو روی منافع متمرکزه

 

منفعت خودش چیزیه که از یک یا چند نتیجه به وجود میاد. مثلا وقتی وضعیت مدیریت اسنادمون تو شرکت بهتر بشه (نتیجه) عملا ممکنه چنین منافعی داشته باشیم: هزینه جاری شرکت کم بشه، هزینه دوباره‌کاری‌ها کم بشه، اعتبار شرکت بیشتر بشه.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.