پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

PMI، یعنی همون موسسه‌ای که PMBOK رو تهیه و منتشر می‌کنه، مجموعه‌ای از استانداردها داره، از جمله استاندارد مدیریت پرتفولیو.

مدیریت پرتفولیو نظامیه که پروژه‌ها، طرح‌ها و عملیات سازمان رو ارزیابی می‌کنه، بهترین‌هاش رو انتخاب می‌کنه و در مدت اجرا منابع محدود رو به شکل مناسب به اون‌ها اختصاص می‌ده. یه سیستم مدیریت پرتفولیوی خوب باعث می‌شه پروژه‌های نامناسب رو شروع نکنیم. پروژه‌هایی رو انتخاب کنیم که بیشتری فایده رو برای سازمانمون داشته باشن (معمولا سود) و بالانس هم باشن، یعنی مثلا ترکیب‌های زود بازده و دیربازده با هم ترکیب شده باشن.

 

استاندارد مدیریت پرتفولیوی PMI موضوعی مشابه استاندارد MoP داره، ولی ساختار و رویکردش متفاوته. استاندارد پرتفولیوی PMI مثل بقیه استانداردهای این خانواده از جنس دانشه، در حالی که MoP مثل استاندارد مدیریت پروژه هم‌خانواده‌ش، یعنی PRINCE2، بیشتر از جنس متودولوژیه.

استاندارد مدیریت پرتفولیوی PMI مثل پم‌باک مجموعه‌ای از فرآیندهاس و مثل پم‌باک اون‌ها رو به دو شکل دسته‌بندی می‌کنه:

  • گروه‌های فرآیندی: بر اساس نوع، شامل گروه‌های تعریف، تنظیم و تصویب و کنترل
  • حوزه‌های دانش: بر اساس موضوع، شامل استراتژی، حاکمیت، عملکرد، ارتباطات و ریسک

تو این استاندارد ۱۶ فرآیند داریم و هرکدوم از اون‌ها عضو یه گروه فرآیندی و یه حوزه دانشه.

گروه‌های فرآیندی مدیریت پرتفولیو

گروه‌های فرآیندی مثل یه چرخه دنبال هم دایما اجرا می‌شن. فراموش نکنین که پرتفولیو بر عکس پروژه و پرتفولیو شروع و پایان نداره و روندی دایمیه.

 

۱. گروه فرآیندی تعریف

تو این گروه ۸ فرآیند از همه حوزه‌های دانش داریم و عملکردی مشابه گروه برنامه‌ریزی پم‌باک داره.

تو این گروه فرآیندهایی برای برنامه‌ریزی مدیریتی هرکدوم از حوزه‌هاش دانش هست (دقیقا مثل پم‌باک:

  • تهیه برنامه مدیریت عملکرد پرتفولیو
  • تهیه برنامه مدیریت ارتباطات پرتفولیو
  • تهیه برنامه مدیریت ریسک پرتفولیو

البته دوتا حوزه باقیمونده، یعنی استراتژی و حاکمیت، برنامه جداگانه ندارن چون تو سطحی بالاتر از بقیه حوزه‌ها قرار می‌گیرد و مثل حوزه دانش یکپارچگی پم‌باک برای هماهنگ کردن اون‌ها هستن.

برنامه‌های مدیریتی به حوزه مدیریت حاکمیت می‌رن و تو فرآیند تهیه برنامه مدیریت پرتفولیو با هم ترکیب می‌شن و بعضی برنامه‌ریزی‌های اضافه هم انجام می‌شه و در نهایت برنامه مدیریت پرتفولیو به دست میاد؛ مشابه اون اتفاقی که تو حوزه یکپارچگی پم‌باک برای برنامه مدیریت پروژه می‌افته.

توضیح: منظور از حاکمیت (governance) پرتفولیو ساختار، روال‌ها و فرآیندهاییه که به تصمیم‌گیری‌های پرتفولیو مربوط می‌شه.

در کنار این‌ها یه فرآیند دیگه هم تو حوزه حاکمیت هست: تعریف پرتفولیو. این فرآیندیه که عناصر پرتفولیو، یعنی پروژه‌ها، طرح‌ها و عملیات رو مشخص می‌کنه.

نکته: تو استاندارد PMI عملیات هم زیرمجموعه پرتفولیو قرار می‌گیره، ولی تو MoP اینطور نیست و پرتفولیو فقط شامل طرح و پروژه و زیرپرتفولیو می‌شه.

سه فرآیند دیگه هم تو گروه تعریف از حوزه مدیریت استراتژیک قرار داره:

  • تهیه برنامه استراتژیک پرتفولیو
  • تهیه منشور پرتفولیو
  • تهیه نقشه راه پرتفولیو

که همگی برنامه‌هایی نسبتا کلان هستن که به برنامه مدیریت پرتفولیو شکل می‌دن و البته از اون هم تاثیر می‌گیرن.

 

۲. گروه فرآیندی تنظیم

تو این گروه هم فرآیندهایی از همه حوزه‌ها وجود داره و روی بهینه‌سازی پرتفولیو و مدیریت جنبه‌های مختلف اون متمرکزه، یعنی طبیعتی مشابه گروه فرآیندی اجرا تو پم‌باک داره:

  • مدیریت تغییرات استراتژیک
  • بهینه‌سازی پرتفولیو
  • مدیریت عرضه و تقاضا
  • مدیریت ارزش پرتفولیو
  • مدیریت اطلاعات پرتفولیو
  • مدیریت ریسک‌های پرتفولیو

 

۳. گروه فرآیندی تصویب و کنترل

فرآیندهای این گروه همگی تو حوزه حاکمیت هستن:

  • تصویب پرتفولیو: عناصر پرتفولیو (پروژه، طرح، زیرپرتفولیو و عملیات) رو با تخصیص منابع رسما به اجرا در میاره.
  • مراقبت از پرتفولیو: همسو بودن پرتفولیو رو با برنامه‌ها و به عبارت دیگه با اهداف استراتژیک چک می‌کنه و اگه لازم باشه اقدامات اصلاحی و پیش‌گیرانه اعمال می‌کنه (بله، اینجا دیگه فرآیندی مشابه کنترل یکپارچه تغییرات پم‌باک نداریم).

حوزه‌های دانش مدیریت پرتفولیو

۱. حوزه دانش مدیریت استراتژیک پرتفولیو

هدف اصلی تو مدیریت پرتفولیو هماهنگ کردن پروژه‌ها، طرح‌ها و عملیات با اهداف استراتژیکه و قسمت عمده این هماهنگی تو همین حوزه انجام می‌شه. شیوه هماهنگ شدن رو برنامه‌ریزی می‌کنیم و تغییراتش رو مدیریت می‌کنیم. اجرای این برنامه‌ریزی در ترکیب با بقیه حوزه‌ها و از طریق اون‌ها انجام می‌شه.

  • تهیه برنامه استراتژیک پرتفولیو
  • تهیه منشور پرتفولیو
  • تهیه نقشه راه پرتفولیو
  • مدیریت تغییرات استراتژیک

 

۲. حوزه دانش مدیریت حاکمیت پرتفولیو

این حوزه عملا یکپارچکی سیستم رو از طریق حاکمیتش برقرار می‌کنه و تحت کنترل داره. تو این حوزه مطمئن می‌شیم که هماهنگی کافی بین برنامه‌ها و استراتژی‌ها وجود داره و برنامه‌ریزی جامعه، اون‌ها رو به اجرا در میاریم و بر عملکردشون نظارت می‌کنیم.

  • تهیه برنامه مدیریت پرتفولیو
  • تعریف پرتفولیو
  • بهینه‌سازی پرتفولیو
  • تصویب پرتفولیو
  • مراقبت از پرتفولیو

 

۳. حوزه دانش مدیریت عملکرد پرتفولیو

تو این حوزه عملکرد پرتفولیو رو بر اساس منافع یا ارزشی که از طریق هرکدوم از عناصر ایجاد شده ارزیابی می‌کنیم و از این اطلاعات برای تخصیص منابع محدود در زمان اجرا استفاده می‌کنیم.

  • تهیه برنامه مدیریت عملکرد پرتفولیو
  • مدیریت عرضه و تقاضا
  • مدیریت ارزش پرتفولیو

 

۴. حوزه دانش مدیریت ارتباطات پرتفولیو

حتما می‌دونین که ارتباطات خیلی مهمه و مثلا PMI توصیه می‌کنه که مدیر پروژه حدود ۹۰ درصد زمان خودش رو صرف ارتباطات کنه. تو مدیریت پرتفولیو هم ارتباطات نقش خیلی مهمی داره. گزارش‌دهی‌های پرتفولیو همگی تو این حوزه قرار می‌گیرن.

  • تهیه برنامه مدیریت ارتباطات پرتفولیو
  • مدیریت اطلاعات پرتفولیو

 

۵. حوزه دانش مدیریت ریسک پرتفولیو

بله، مدیریت ریسک فقط برای پروژه نیست؛ ما هم ریسک‌هایی مختص پرتفولیو داریم و هم این‌که لازمه بعضی از ریسک‌های مهم پروژه‌ها که منافع رو تحت تاثیر می‌ذارن رو هم تو سطح پرتفولیو مدیریت کنیم.

  • تهیه برنامه مدیریت ریسک پرتفولیو
  • مدیریت ریسک‌های پرتفولیو

جمع‌بندی

این مطلب کوتاه قصد نداشت مدیریت پرتفولیو رو به شما آموزش بده، بلکه فقط قصد داشتم کمی با استاندارد مدیریت پرتفولیوی PMI آشناتون کنم و خوشحال می‌شم اگه علاقه‌مند شده باشین و استاندارد رو مطالعه کنین. اگه عضو PMI باشین می‌تونین استاندارد رو به رایگان دانلود کنین (البته عضویت رایگان نیست).

این استاندارد کاملا از جنس دانشه، مثل پم‌باک. در نتیجه احتمال زیادی داره که بعد از خوندنش احساس کنین نمی‌دونین که واقعا چطوری باید پرتفولیو رو مدیریت کرد، که کاملا طبیعیه؛ این همون حسیه که در مورد پم‌باک هم پیش میاد. بیشترین چیزی که می‌تونه کمکتون کنه مطالعه استاندارد MoP، یعنی استاندارد مدیریت پرتفولیوی خانواده AXELOS هست که ماهیتی متودولوژیک داره. با مطالعه اون متوجه می‌شین که روند مدیریت پرتفولیو چیه و بعد با کمک PMI دانش کامل‌تری رو به اطلاعات خودتون اضافه می‌کنین. مشابه این اتفاق برای پم‌باک هم می‌افته؛ بهتره که در کنارش PRINCE2 رو هم مطالعه کنین.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.