پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

خیلی وقت پیش مطلبی نوشته بودم در مورد این‌که چطوری می‌شه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو یاد گرفت و وارد بازار کارش شد، که از پرمخاطب‌ترین مطالب سایت بوده. بعد از اون خیلی‌ها در مورد مدیر پروژه شدن از من پرسیدن و الان می‌خوام نظرم رو در این مورد بنویسم.

 

به نظر من روند مناسب برای مدیر پروژه شدن اینه:

 

مرحله اول: کسب تجربه غیر مستقیم

قبل از هر چیز باید تجربه به دست بیارین، تجربه دقیق، هدایت شده، واقعی و موثر. حالا چطوری می‌شه کسی که مدیر پروژه نیست تجربه مدیریت پروژه به دست بیاره؟ خیلی ساده‌س، با به عهده گرفتن کارهایی که به مدیریت پروژه نزدیکن، همکاری موثر با مدیر پروژه، به عهده گرفتن مسئولیت، دقیق شدن تو کارها و تصمیم‌ها و حرفای مدیر پروژه‌ها و پیگیری و تحلیل کردن اون‌ها.

بعضی شغل‌هایی که می‌تونین داشته باشین تا مدیریت پروژه رو به خوبی درک کنین این‌ها هستن:

  • برنامه‌ریزی و کنترل پروژه – برنامه‌ریزی و کنترل پروژه جزئی از مدیریت پروژه‌س و کسی که این مسئولیت رو داره باید خیلی به مدیر پروژه نزدیک باشه. البته متاسفانه چون خیلی وقت‌ها سیستم‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تو ایران صوری هستن و کار موثری انجام نمی‌دن، ارتباط کافی هم با مدیر پروژه ندارن. پس اگه می‌خواین از طریق این کار تجربه مدیریت پروژه به دست بیارین حتما مطمئن بشین که امکانش رو دارین که ارتباط کافی برقرار کنین. بعضی وقت‌ها این امکان از اول وجود نداره، ولی با هوشمندی می‌تونین به وجود بیارینش.
  • پشتیبانی پروژه – کارهایی مثل هماهنگی پروژه که خیلی به مدیریت پروژه نزدیکن براتون کاملا مفید خواهند بود. چیزایی مثل مدیریت اسناد پروژه هم می‌تونه تو درجه‌ای پایین‌تر مفید باشه.
  • معاونت یا دست‌یاری مدیر پروژه – این گزینه هم خیلی عالیه و فکر می‌کنم نیاز به هیچ توضیحی نداشته باشه.

در نهایت این‌که اگه بتونین بیشتر از یکی از اون سه نوع کاری که مثال زدم رو تجربه کنین خیلی هم بهتره.

 

نکته‌ دیگه‌ای که باید در نظر داشته باشین اینه که این تجربه باید متنوع باشه. اگه بتونین کارمند نباشین و با جاهای مختلف همزمان کار کنین که ایده‌آله. اگر نه، سعی کنین هر جور شده مدیرهای پروژه‌های مختلف رو تجربه کنین. از اون گذشته، حتما سعی کنین تو صنف‌ها و صنعت‌های مختلف هم باشین. تو یه حوزه خاص تجربه کسب کردن خیلی خطرناکه. مثلا اگه تجربه‌تون محدود به پروژه‌های نفت و گازی تو ایران باشه خیلی دیدتون محدود می‌شه، چون این گروه پروژه‌ها به خاطر فرهنگ خاصی که وجود داره معیارهای خیلی خاصی که کلی نیستن رو کلی و فراگیر و اصولی تصور می‌کنن و سعی می‌کنن همیشه بهشون پایبند باشن. حتما باید پروژه‌هایی که تو کارگاه‌ها هستن رو هم تو بازه‌ای تجربه کنین؛ جایی که مدیریت پروژه به تیم‌های اجرایی و امور روزمره اون‌ها نزدیکه. تجربه کردن پروژه‌های نرم‌افزاری در کنار انواع دیگه پروژه‌ها واقعا موثره و می‌تونه دیدتون رو به شدت بازتر و قوی‌تر کنه.

 

در کنار یاد گرفتن از بقیه مدیر پروژه‌ها، حتما باید کار دیگه‌ای هم انجام بدین:

  • مدیریت پروژه‌های کوچیک – این فرصت خیلی خوبیه که به هیچ وجه نباید از دست بدینش. فرض کنین تو شرکتی کار می‌کنین و مثلا قراره که محل دفتر عوض بشه (یه پروژه کوچیک)، یه مهمانی برای شرکت ترتیب داده بشه (یه پروژه کوچیک)، سیستم بایگانی اصلاح بشه (یه پروژه کوچیک)، یه سیستم مدیریت اسناد یا اتوماسیون راه‌اندازی بشه (یه پروژه نسبتا کوچیک)؛ چیکار می‌کنین؟ سعی کنین داوطلب بشین و مسئولیت اون کار رو به عهده بگیرین. ممکنه هیچ‌کس شما رو مدیر اون پروژه ندونه، ولی کاری که می‌کنین عملا مدیریت پروژه‌س و خیلی تجربه‌های خوبی می‌تونین توش به دست بیارین. یادتون هم باشه که اگه منتظر باشین برای هر کاری که انجام می‌دین ازتون قدردانی بشه یا حق‌الزحمه‌ش پرداخت بشه عملا خیلی از کارهایی که می‌تونه باعث پیشرفتتون بشه رو نمی‌تونین انجام بدین.

 

مرحله دوم: سازمان‌دهی تجربه‌ها

بعد از این‌که تجربه کافی به دست بیارین (حداقل سه سال)، می‌تونین سازمان‌دهی و تقویتش کنین. چطوری؟ با یادگیری استانداردهای مدیریت پروژه.

استانداردهای مدیریت پروژه تجربه‌های سازمان‌یافته گروه خیلی بزرگی از بهترین مدیران پروژه‌ها تو کشورهای مختلف هستن. وقتی خودتون هم تجربه کسب کرده باشین می‌تونین با استانداردها ارتباط برقرار کنین و با کمک اون‌ها کمبودهایی که تو اطلاعاتتون هست رو از بین ببرین و اون‌ها رو سازمان‌دهی کنین.

شاید الان سوالی تو ذهنتون باشه که جوابش از نظر من اینه: بله، مطالعه و یادگیری استانداردها برای کسی مفیده که قبلش تجربه کسب کرده باشه. اگه هنوز تجربه نداشته باشین (مثلا دانشجو یا تازه‌کار باشین) نمی‌تونین با استانداردها ارتباط درستی برقرار کنین.

به نظر من برای این مرحله باید حدود دو تا چهار سال در نظر بگیرین. البته شکی نیست که این مدت زمان باید با کسب تجربه غیرمستقیم همپوشانی داشته باشه.

 

پیشنهاد من اینه که تو این مرحله با این استانداردها آشنا بشین:

  • PMBOK Guide
  • PRINCE2
  • Scrum (البته این استاندارد نیست، روشه)
  • ICB
  • استاندارد مدیریت طرح PMI یا OGC
  • استاندارد مدیریت پرتفولیوی PMI یا OGC

 

مرحله سوم: پیدا کردن شغل مناسب

وقتی به این مرحله برسین آماده‌این که به تدریج مدیر پروژه بشین. کار با پروژه‌های ساده‌تر و تو فضای کارکردی یا ماتریسی شروع می‌شه و می‌تونه به پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده برسه.

خیلی مهمه که جای مناسبی رو برای شروع انتخاب کنین. ترجیحا شرکتی که ماتریسی اداره می‌شه و دپارتمان‌های تخصصی قوی داره تا کارتون ساده‌تر پیش بره و بتونین تجربه‌هایی که قبلا کسب کردین رو تو عمل پخته‌تر کنین. پروژه‌های ساده‌ای که بتونین توشون خوب پیش برین و اشتباه‌هایی که مرتکب می‌شین برای خودتون و شرکت مشکل حادی ایجاد نکنه.

در نهایت باید جایی رو انتخاب کنین که توش جای پیشرفت داشته باشه. من خیلی شرکت‌ها رو می‌شناسم که اگه دو مرحله قبل رو به خوبی طی کرده باشین و بهترین انتخاب ممکن باشین، باز هم نمی‌تونین توش انقدر پر و بال داشته باشین که مدیر پروژه بشین.

مدیر پروژه باید خصوصیت‌های مختلفی داشته باشه که یکیش شهامت و قدرت تصمیم‌گیریه. اگه کسی هستین که وقتی تو شرایط سخت قرار می‌گیره دایما مردده و نمی‌تونه تصمیم درست بگیره احتمالا اصلا این شغل براتون مناسب نیست. حالا اگه این خصوصیت رو داشته باشین، یکی از تبعاتش اینه که تو انتخاب محل کارتون هم منفعل نباشین و اگه مثلا متوجه شدین که اون‌جا نمی‌تونین به خوبی پیشرفت کنین با شهامت کامل برای فرصتی دیگه ترکش کنین و از مسایلی مثل کاهش درآمد نترسین؛ آدم برای این‌که به هر چیز جالبی دست پیدا کنه لازمه بعضی چیزا رو قربانی کنه.

 

مرحله صفرم! آیا واقعا مدیریت پروژه براتون انتخاب خوبیه؟

خوب قبل از هر چیزی باید به این ماجرا فکر کنین. هر کسی نمی‌تونه مدیر پروژه خوبی بشه؛ این یه واقعیته. مثلا مدیر پروژه باید مهارت‌های بینافردی داشته باشه و بتونه با آدم‌ها به خوبی ارتباط برقرار کنه، حدی از کاریزما داشته باشه، قدرت رهبری هم داشته باشه. آیا شما چنین خصوصیت‌هایی دارین؟

نمی‌تونم با اطمینان بگم و شاید گفتنش هم زیاد جالب نباشه، ولی بعضی از اون‌ها اکتسابی نیستن. اگر هم باشن، کسب کردنشون نیاز به انرژی فوق‌العاده زیادی داره و ممکنه بتونین شغل دیگه‌ای رو انتخاب کنین که با اون حد انرژی بتونین توش خیلی بیشتر بدرخشین.

می‌خواین بدونین مدیریت پروژه براتون مناسب هست یا نه؟ به نظر من نگاهی به ICB بندازین (می‌تونین به رایگان از سایت IPMA دانلودش کنین). این استاندارد شایستگی‌های مدیریت پروژه رو توضیح می‌ده و می‌تونین به خوبی ببینین که پتانسیل‌هایی که دارین برای این کار مناسب هست یا نه.

 

در کنار همه این‌ها باید حواستون به چیز دیگه‌ای هم باشه: مدیر پروژه خداوندگار پروژه‌ها نیست؛ فقط یه نقش در کنار نقش‌های دیگه‌س. این تصور خیلی قدیمی و نامربوطیه که فکر کنیم هر کسی مدیر شد خیلی موفقه و جایگاهش خیلی بالاس. تو خیلی از پروژه‌ها متخصص‌هایی وجود دارن که حقوقشون چند برابر مدیر پروژه‌س، شرکت‌های خیلی بیشتری دنبالشون هستن و جایگاه بالاتری هم دارن. شاید شما هم بتونین چنین متخصصی باشین. اگه بلندپرواز هستین، مدیر پروژه شدن تنها راهتون نیست. فقط در صورتی به دنبال مدیر پروژه شدن باشین که مدیریت پروژه، یعنی اون چیزهایی که ICB توضیح می‌ده رو دوست داشته باشین.

 

آیا راه ساده‌تر و سریع‌تری هم وجود داره؟

شاید باشه، ولی چیزی که من گفتم (یا چیزهای مشابه اون) روند اصولیشه. اگه مثلا فرصتی براتون پیش بیاد که یک سره مدیر پروژه بشین، شاید زودتر به هدفتون رسیده باشین، ولی روند پیشرفتتون خیلی کند خواهد شد و مثلا بعد از سی سال به جایی می‌رسین که یه نفر تو روند اصولی تو حدود ده سال طی کرده.

امیدوارم اهل میان‌بر نباشین. یادمون نره که مدیر پروژه تعهد اخلاقی خیلی بزرگی داره، چون منابع شرکت‌ها و کشور در اختیارش قرار می‌گیرن تا با کمک اون‌ها منافعی برای شرکت به وجود بیاره یا رفاع عمومی مردم رو افزایش بده. شایسته نبودن تو این حوزه متناظره با خیانت.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

راهنمای جامع پم‌باک ۵

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.