پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

وقتی برنامه جبرانی تهیه می‌کنیم چه اتفاقی برای ارزیابی عملکرد می‌افته؟

 

قبل از جواب دادن به این سوال باید به سوال خیلی مهم‌ترین جواب داد: اصلا چرا برنامه جبرانی تهیه می‌کنیم؟

ماجرا اینه که تو هر پروژه باید به نوعی حدود رواداری در نظر گرفت. مثلا پروژه (یا مرحله‌ای از پروژه) قراره تو شش ماه با حداکثر سه هفته رواداری تموم بشه، با هزار تومن هزینه و رواداری صد تومن. این می‌شه ساده‌ترین حالت تعریف بودجه و رواداری پروژه (بودجه هم به پولی گفته می‌شه که برای اون کار کنار گذاشته شده و هم زمانی که براش در نظر گرفته شده). حالا وقتی کار داره پیش می‌ره دایما تاریخ پایان پروژه (یا مرحله) و هزینه تخمینی زمان پایان اون رو محاسبه می‌کنیم و اگه اون حدود رواداری رو رد کنه، وقت تهیه برنامه جبرانی می‌شه که اصلاحا به اون رویداد می‌گیم exception. تو این حالت قرار نیست یه برنامه‌ریز تک و تنها بره بشینه تو اتاق، در رو ببنده و با زمان‌ها و روابط بازی کنه تا برنامه فشرده بشه؛ اتفاقی که می‌افته اینه که فهمیدیم با سیاست‌های اجرایی برنامه‌ریزی شده نمی‌تونیم به هدف‌های تعریف شده برسیم و در نتیجه باید دوباره تیم پروژه جمع بشن (مثل روز اولی که همه با هم برنامه رو تهیه کردن) راه حلی پیدا کنن؛ یه روش جدید کار کردن که بتونه ما را به هدف‌هامون برسونه، تجدید نظری تو هدف‌ها یا هر چیز دیگه. نیروهای برنامه‌ریز به نمایندگی از مدیر پروژه این روند رو تسهیل می‌کنن و وقتی نتیجه‌گیری نهایی انجام شد برنامه‌ای به تناظر اون تهیه می‌کنن. این می‌شه یه برنامه جبرانی.

 

پس برنامه جبرانی یعنی این‌که متوجه شدیم برنامه قبلی جواب کارمون رو نمی‌ده و می‌خوایم یه برنامه جدید رو بذاریم به جای اون و با کمک اون موفق بشیم.

خیلی وقت‌ها که صحبت از برنامه جبرانی می‌شه معنیش برای ما صرفا اینه که یه برنامه‌ریز قسمت‌های باقیمونده برنامه رو فشرده کنه و تاریخ پایان رو برگردونه اون جایی که باید باشه. این کار اصولا کوچک‌ترین ارزشی نداره.

 

وقتی تو پروژه عقب افتادگی زیاده و برنامه جبرانی تهیه می‌شه، مثلا تاخیری که داشته با سرعت ماهی ده روز اضافه می‌شده یه دفعه تبدیل به صفر می‌شه، و در عین حال به خاطر فشردگی برنامه با سرعت خیلی بیشتر رشد می‌کنه و بعد از مدتی به مقدار قبلی می‌رسه. برای انحراف پیشرفت هم اتفاق مشابهی می‌افته؛ مقداری انحراف وجود داشته و مثلا با سرعت ماهی ۵ درصد اضافه می‌شده، یک دفعه‌ای صفر می‌شه و بعد با سرعتی خیلی بیشتر اضافه می‌شه تا برسه به انحراف قبلی و بعد هم اون رو رد کنه. این وسط اتفاقی که می‌افته اینه که نتایج ارزیابی عملکردمون بدون هیچ توجیه منطقی کم می‌شن و بعد دوباره سعی می‌کنن برگردن به اون جایی که واقعا باید باشن. یه مشاور خوب مسئوله جلوی چنین اتفاقی رو بگیره، چون هیچ نتیجه‌ای نداره جز منحرف کردن ذهن مدیران.

 

حالا، شما مشاور هستین و به هر دلیلی لازم شده که برنامه جبرانی تهیه بشه. در مورد ارزیابی عملکرد زمانی چیکار باید کرد؟ کسایی که از روش Earned Schedule استفاده می‌کنن باید حواسشون باشه. برای این افراد سه راه وجود داره:

  1. یه بیس‌لاین جدید تهیه کنن و کل افق برنامه رو مبنای محاسبه خروجی‌هاشون بگیرن. این روش جواب‌های کاملا اشتباهی می‌ده، چون گذشته بیس‌لاین داره به جای برنامه مقدارهای واقعی رو نشون می‌ده و یه جور انطباق کاذب به وجود میاد و در نهایت باعث می‌شه جواب‌ها خیلی امیدوارکننده‌تر از اونی به دست بیان که باید باشن.
  2. تمام محاسبات رو فقط روی بازه‌ای از برنامه و بیس‌لاین که از تاریخ تهیه برنامه جبرانی شروع می‌شه و تا پایان پروژه می‌ره انجام بدیم. این روش اصولا درسته و البته زمانی معنی داره که واقعا روش کارمون رو کامل عوض کرده باشیم و بخوایم بدونیم که چه نتیجه‌ای می‌ده. یادتون باشه که مثل همیشه، اینجا هم باید صبر کنیم بین ۱۰ تا ۲۰ درصد از قسمت باقیمونده پروژه بگذره تا جواب‌های ES قابل اطمینان بشن؛ معنیش اینه که تا مدتی بعد از تهیه برنامه جبرانی نمی‌تونین عملکرد زمانی رو ارزیابی کنین.
  3. تمام محاسبات رو بر اساس بیس‌لاین اولیه انجام بدین. این روش از نظر من بهترین کاره. وقتی از ES استفاده می‌کنیم هیچ نیازی نیست که محاسبات رو ببریم روی جدیدترین بیس‌لاین و نسخه اولیه معمولا بهترین نتیجه رو می‌ده؛‌ خصوصا تو شرایط ایران که موقع تهیه برنامه جبرانی مطلقا تغییری تو روش اجرا ایجاد نمی‌شه.

 

اگه با صبر و تحمل کافی از روش ۲ استفاده کنین، جواب‌هایی که تو شرایط ایران می‌گیرین عملا همون نتایج روش ۳ خواهد بود. روش ۱ هم که اصولا غلطه، در نتیجه پیشنهاد من اینه که صرفا از همون ۳ استفاده کنین.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.