پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

هدف خیلی از پروژه‌های بزرگی که می‌بینیم کمابیش واضح هستن، ولی بعضی وقت‌ها هدف پروژه به اندازه کافی واضح نیست و تا وقتی که اون رو به خوبی مشخص نکنیم نمی‌تونیم پروژه رو درست برنامه‌ریزی و اجرا کنیم. مثلا فرض کنین شما متخصص پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد هستین و یه شرکتی شما رو برای این کار استخدام کرده. الان هدف چیه؟ اگه بگیم هدف پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناده زیاد دقیق صحبت نکردیم، چون اون خودش منجر می‌شه به این سوال که هدف از پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد چیه. جوابی هم که به این سوال می‌دیم خیلی روی تعریف محصول پروژه و به تبع خود پروژه اثر داره، پس باید تو این کار جدی باشیم.

پروژه تو PRINCE2 تعریف و مشخصاتی داره که یکی از جنبه‌های اون می‌تونه خیلی تو شفاف کردن محصول پروژه بهمون کمک کنه:

 

پروژه چیزیه که تغییری تو دنیا به وجود میاره

 

این نکته خیلی جالبیه. اگه مجموعه کاری تعریف بشه که حتی به لحاظ تئوریک هم پتانسیل ایجاد تغییری تو دنیا رو نداشته باشه،‌ نمی‌شه اسمش رو گذاشت پروژه.

 

حالا می‌تونیم از همین رویکرد PRINCE2 برای شفاف‌تر کردن محصول پروژه استفاده کنیم. اولین سوالی که باید بپرسیم اینه که «انتظار دارین محصول این پروژه چه تغییری ایجاد کنه؟»، یا تو مثالی که زده بودم «انتظار دارین که سیستم مدیریت اسناد چه چیزی رو براتون تغییر بده؟». جواب‌هایی که برای چنین سوال‌هایی می‌گیرین مسایلی رو براتون مشخص می‌کنه که بی‌توجهی بهشون بعدا خیلی گرفتارتون می‌کنه. ممکنه جوابی که تو این مرحله می‌شنوین چیزی باشه که به طور کل شما رو از پذیرفتن پروژه پشیمون کنه، و این خیلی بهتر از اینه که ندونسته جلو برین و محصولی به وجود بیارین که خلاف خواسته کارفرما بوده و هم اعتبار و هم نقدینگی‌تون رو به خطر بندازین.

 

یه پیشنهاد دیگه هم می‌تونم بکنم. خود من تو این شرایط پیش از این‌که اون سوال کلیدی رو بپرسم، می‌پرسم که «چه کمبودها و مشکل‌هایی تو سیستم‌تون وجود داره که شما رو به فکر این راه حل انداخته؟». نکته مهم اینه که کارفرما رو به سمتی هدایت کنیم که در مورد راه حل صحبت نکنه، بلکه در مورد دلایلی ریشه‌ای که مبنای اون‌ها بوده برامون صحبت کنه. دلیلش هم اینه که خیلی وقت‌ها راه حلی که انتخاب شده جواب چندان درستی برای اون مشکلات نیست.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

PRINCE2

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.