پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

منظور از شبکه منطقی فعالیت‌ها، رابطه بین اون‌ها و به عبارت دیگه پیش‌نیازی‌هاس. اگه هر فعالیت رو یه نقطه در نظر بگیریم و رابط بین اون‌ها رو خط‌هایی بین نقطه‌ها در نظر بگیریم، یه شبکه به وجود میاد. این شبکه باید یه مجموعه پیوسته باشه و تمام نقطه‌ها رو به شکل مناسبی به همدیگه وصل کنه. اگه اینطور نباشه، می‌گیم که شبکه ناقصه.

وقتی شبکه منطقی فعالیت‌ها ناقص باشه، ممکنه همین الان زمان‌بندیمون مناسب به نظر بیاد، ولی یه مدت بعدش که مقدارهای واقعی رو وارد کردیم و برنامه به روز شد و انتظار داشتیم که باز هم زمان‌بندی جدید و پیش‌بینی‌های درستی بگیریم، با جواب‌های عجیب و غریب روبرو بشیم.

برای این‌که شبکه منطقی فعالیت‌ها رو کامل کنیم، باید طبیعت اون‌ها رو به خوبی بشناسیم و تمام وابستگی‌های بین فعالیت‌ها رو وارد کرده باشیم. این از اون جاهاییه که باید مدت زمان خیلی زیادی رو صرف جمع آوری اطلاعات از بقیه اعضای تیم پروژه بکنین. به نظر من این قسمت از برنامه‌ریزی زمان‌برترین قسمتشه و قطعا یکی از قسمت‌های خیلی مهمش هم هست.

 

در مورد شبکه منطقی فعالیت‌ها یک قاعده وجود داره، که مثلا تو استاندارد برنامه‌ریزی PMI هم هست:

تو هر برنامه نباید بیش از یک فعالیت بدون پیش‌نیاز و بیش از یک فعالیت بدون پس‌نیاز باشه.

 

خیلی‌ها به من ایمیل می‌دن و می‌پرسن که واقعا نیازی به رعایت این قاعده هست یا نه. جواب من اینه: بله، حتما، خیلی زیاد!

وقتی خودتون رو مقید به این قاعده بدونین و سعی کنین در راه تحققش پیش برین، کمبودهای خیلی زیادی رو کشف می‌کنین و با حلش کیفیت برنامه‌تون بیشتر می‌شه. برنامه زمان‌بندی مثل یه اثر هنریه که شما پدید آورنده‌شین، همیشه سعی کنین ازش یه شاهکار هنری بسازین. منظورم اینه که سمبل نکنین. کاری که بعضی‌ها می‌کنن اینه که برنامه رو فیلتر می‌کنن تا فعالیت‌های بدون پیش‌نیاز رو ببینن و بعد یه مایل‌ستون اولیه برنامه رو پیش‌نیاز همه اون‌ها می‌کنن. یه بار دیگه این کار رو برای فعالیت‌های بدون پس‌نیاز می‌کنن و مایل‌ستونی مثل تحویل موقت رو پس‌نیاز همه اون‌ها می‌کنن. کل این ماجرا تو کمتر از یک دقیقه انجام می‌شه و چه چیزی به برنامه اضافه می‌کنه؟ هیچی.

 

همیشه برنامه‌هاتون رو کنترل کنین. فعالیت‌های بدون پیش‌نیاز و پس‌نیاز رو پیدا کنین و با خودتون فکر کنین که آیا واقعا هیچ ارتباطی با کار دیگه‌ای ندارن؟ بعیده نداشته باشن؛ رابطه رو پیدا کنین و تو برنامه وارد کنین. بعد شناوری کل و به خصوص شناوری آزاد رو چک کنین. وقتی شناوری‌ها زیاد از حد بزرگ باشن، معمولا به این معنیه که شبکه ضعف داره. بگردین و ببینین که رابطه‌ای رو جا انداختین یا نه.

آخرین نکته‌ای که باید در نظر داشته باشین اینه که برنامه‌ای که یکی دو ماه براش زحمت می‌کشین و تهیه می‌کنین احتمالا چند سال مبنای کنترلتون خواهد بود و هرچقدر برنامه‌ریزیتون بهتر باشه، تو مرحله کنترل راحت‌تر خواهید بود.

 

پی‌نوشت: یه چیزی رو یادم رفت بگم. تو پراجکت می‌تونین علاوه بر فعالیت‌ها، به عناصر ساختار شکست کار (خلاصه فعالیت‌ها) هم رابطه بدین. هر پیش‌نیازی که به یه خلاصه فعالیت بدین، عملا پیش‌نیاز تمام آیتم‌های زیرمجموعه‌ش هم خواهد بود و هر پس‌نیازی که بدین هم عملا پس‌نیاز تمام زیرمجموعه‌هاش می‌شه. به همین خاطر اگه تو پراجکت مثلا فعالیتی مستقیما پیش‌نیاز نداشته باشه، به این معنی نیست که شبکه نقص داره. بعضی‌ها با به کار بردن این امکان پراجکت مخالفن، ولی من هیچ مشکلی توش نمی‌بینم و اتفاقا به نظرم امتیازهای خیلی زیادی هم داره. می‌شه باهاش شبکه‌هایی که کامل هستن رو خیلی ساده‌تر پیاده‌سازی کرد (سادگی باعث می‌شه که پیدا کردن اشکال‌های احتمالی، اصلاح‌ها و بهبودهای تدریجی هم ساده‌تر بشن) و خیلی وقت‌ها می‌شه کارهای خلاقانه‌ای هم باهاش انجام داد که بدون اون ممکن نیست یا خیلی سخت می‌شه.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

قواعد زمان‌بندی پروژه

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.