پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

راهنمای تحلیل زمان کسب شده

فرض کنین پیمانکار پروژه‌ای هستین که قرار بوده تا امروز 55٪ پیشرفت کرده باشه و در عوض 35٪ پیشرفت کردین. الان هم تو جلسه‌ای نشستین که کارفرما می‌خواد ازتون سوال و جواب کنه. قبلا تاخیراتتون بررسی شده و کارفرما پذیرفته که دو ماه تاخیر مجاز دارین. الان تو هشتمین ماه اجرای پروژه هستیم.

نماینده کارفرما تو جلسه برمی‌گرده بهتون می‌گه که “درسته که 2 ماه تاخیرتون مجاز شده، ولی این با 20٪ انحرافی که تو پیشرفت دارین قابل مقایسه نیست، چون پروژه 12 ماهه‌س و با این 2 ماه می‌شه 14 ماه. شما بیشتر از نصف زمانتون رو صرف کردین و کمتر از نصف کار کردین؛ چطوری می‌خواین پروژه رو به موقع تموم کنین؟!”

خوب، گفته‌های نماینده کارفرما با این پیش‌فرضه که پیشرفت در زمان خطیه، در حالی که می‌دونیم اینطوری نیست. چرا وضعیت رو اینطوری ارزیابی کنیم؟ بیاین یه کار دیگه کنیم.

مگه نمی‌گیم که پروژه 2 ماه تاخیر مجاز داره؟ یعنی با این‌که ما الان 8 ماه زمان صرف کردیم، مثل این می‌مونه که 6 ماه زمان صرف کرده باشیم. خوب، پس ما باید پیشرفت واقعیمون رو با پیشرفت برنامه‌ریزی شده اون زمان مقایسه کنیم. پیشرفت برنامه‌ریزی شده تا پایان ماه 6 چقدر بوده؟ مثلا می‌ریم و نگاه می‌کنیم می‌بینیم 37٪ بوده. خوب، حالا این رو به نماینده کارفرما توضیح می‌دیم که ما عملا از برنامه عقب نیستیم (2٪ دیگه قابل چشم‌پوشیه).

روشی که الان انتخاب شده به روش زمان کسب شده نزدیکه.

 

حالا یه حالت دیگه رو در نظر بگیرین. فرض کنین پروژه تاخیر مجاز هم نداره. 12 ماه مدت اولیه پروژه‌س و الان 8 ماهش گذشته. پیشرفت برنامه‌ریزی شده در این زمان 55٪ و واقعی 35٪ هست. به نظر شما پروژه چه موقع تموم می‌شه؟

جواب بستگی داره به PV؛ به این‌که مقدارهای برنامه‌ریزی شده‌مون چطوری تو مدت پروژه توزیع شدن. اگه مثلا پیشرفت برنامه‌ریزی شده ماه هفتم 35٪ بوده باشه، تکلیف چیه؟

ما با صرف 8 ماه زمان به جایی رسیدیم که می‌بایست با صرف 7 ماه زمان رسیده باشیم. حالا احتمالا با صرف چه مدت زمان به جایی می‌رسیم که می‌بایست با صرف 12 ماه برسیم؟ تناسب می‌گیریم، می‌شه تقریبا 14 ماه. پس می‌تونیم پیش‌بینی کنیم که پروژه 14 ماهه تموم می‌شه.

این شیوه محاسبه تا حد زیادی به روش زمان کسب شده نزدیکه.

 

امیدوارم به مثال آخر فکر کرده باشین و سناریوهای دیگه‌ای رو هم تصور کرده باشین. در این صورت ممکنه تناقض‌هایی به نظرتون اومده باشه که خیلی خوبه، چون آماده‌تون می‌کنه برای فصل بعد.

تو این فصل می‌خوام درباره محاسبه زمان کسب شده صحبت کنم.

طبق برنامه‌ریزی اولیه (خط مبنا، بیس‌لاین) قرار بوده بعد از گذشت چند روز به پیشرفتی برسیم که الان رسیدیم؟ جوابش می‌شه زمان کسب شده.

تو مثال قبل زمان واقعی، که بهش می‌گیم AT، هشت ماه بود. زمان کسب شده 7 ماه بود. زمان کسب شده رو با ES نشون می‌دیم.

عنوان این فصل رو گذاشتم “محاسبه زمان کسب شده”، ولی واقعیت اینه که محاسبه‌ای در کار نیست. باید ببینیم پیشرفت واقعیمون چقدره، بعد بریم نگاه کنیم ببینیم پیشرفت برنامه‌ریزی شده‌مون چه موقع همونقدر می‌شده. روش این کار هم بستگی داره به این‌که روش محاسبه پیشرفتتون چی باشه.

 

محاسبه پیشرفت با فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده

بهترین کار اینه که مقدارهای پیشرفت رو با فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده حساب کنین. اگه این کار رو کرده باشین، پیشرفت واقعی با EV یا BCWP و پیشرفت برنامه‌ریزی شده با PV یا BCWS نشون داده می‌شه. نکته مهم اینه که هم پراجکت و هم پریماورا می‌تونن این دوتا مقدار رو زمان‌مند نشون بدن. به نمایی که برای این کاره برین (مثلا تو پراجکت Task Usage رو باز کنین)، محور زمانی جدول زمان‌مند رو روز تعیین کنین و بگین که BCWS یا PV رو نشون بده. حالا نگاه کنین ببینین تو کدوم روز مقدارش با ارزش کسب شده‌تون برابره. حالا تاریخ شروه پروژه رو از اون تاریخ کم کنین تا تعداد روزها به دست بیاد.

 

محاسبه پیشرفت با فیلدهای اختصاصی

خیلی‌ها پیشرفت‌ها رو با فیلدهای اختصاصی پیاده‌سازی می‌کنن. ممکنه اون رو طوری پیاده کنین که پیشرفت‌های فیزیکی رو تو فیلدی مثل % Work Complete بگیرین که نسخه زمان‌مند داره و دراین صورت روش کار مثل اونی می‌شه که قسمت قبل توضیح دادم. اگه فیلد زمان‌مندی برای پیشرفت نداشته باشین، باید سعی و خطا کنین. انقدر پروژه رو برای تاریخ‌های مختلف آپدیت کنین تا برسین به تاریخی که پیشرفت برنامه‌ریزی شدش برابر با پیشرفت واقعیتون باشه. حالا تاریخ شروع رو از اون تاریخ کم کنین و زمان کسب شده رو به دست بیارین.