پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

راهنمای تحلیل زمان کسب شده

معمولا سیستم‌های جدید برای رفع کمبودها یا حل مشکلات سیستم‌های موجود طراحی می‌شن. روش زمان کسب شده هم برای کمک به روش ارزش کسب شده شکل گرفته. تو این قسمت نارسایی‌های اصلی تحلیل ارزش کسب شده رو مرور می‌کنیم تا بدونیم زمان کسب شده برای چی به وجود اومده و چه اهمیتی داره.

نارسایی اول

اگه با ابزارهای تحلیل ارزش کسب شده نرم‌افزارها (پراجکت و پریماورا و …) کار کرده باشین یا تو منابع مطالعه کرده باشین، می‌دونین که تمام شاخص‌های تحلیل ارزش کسب شده یا واحد مالی دارن، یا بدون بعد هستن و از تقسیم دو واحد مالی به وجود اومدن. مثلا شاخص SV (مخفف Schedule Variance) انحراف زمانی رو نشون می‌ده؛ ولی این کار رو با واحد مالی انجام می‌ده! چطوری؟ این‌طوری که مثلا "پروژه معادل 32 هزار دلار عقب افتادگی زمانی داره".

خوب، این زیاد جالب نیست، چون ذهنیت خوبی به آدم نمی‌ده. “معادل 32 هزار دلار از نظر زمانی عقب بودن” یعنی چقدر؟ خوب، تعبیر این انحراف هم از پروژه‌ای به پروژه دیگه و از شرایطی به شرایط دیگه فرق می‌کنه. البته SV تنها شاخص زمانی تحلیل ارزش کسب شده نیست، SPI هم داریم:

 

SV=EV-PV     Schedule Variance

SPI=EV/PV     Schedule Performance Index

 

به این شاخص‌ها توجه کنین، کل ماجرا از همینجا شروع می‌شه. معنی EV و PV رو می‌دونین؟

  • EV مخفف Earned Value (ارزش کسب شده) و همون چیزیه که بعضی جاها (مثل پراجکت) بهش می‌گن BCWP.
  • PV مخفف Planned Value (مقدار برنامه‌ریزی شده) و همون چیزیه که بعضی جاها (مثل پراجکت) بهش می‌گن BCWS.

خودمونیش اینه که EV می‌شه پیشرفت واقعی (ارزشی که کسب شده) و PV می‌شه پیشرفت برنامه‌ریزی شده (ارزشی که می‌بایست تا حالا کسب شده باشه). به همین راحتی. این دوتا هم واحدشون مالیه و با هزینه فعالیت‌ها شکل می‌گیرن. همون سیستم عجیبی که تو ایران رایجه و با شکل‌هایی که هیچکس درست نمی‌دونه برای هر فعالیت ضریب وزنی تهیه می‌کنیم و با اون پیشرفت رو حساب می‌کنیم در نظر بگیرین؛ اگه ضرایب وزنی برابر با هزینه باشن، پیشرفت‌های برنامه‌ریزی شده و واقعیتون دقیقا می‌شن همون چیزی که همه جا بهش می‌گن PV و EV. اگه هم دوست داشته باشین می‌تونین ضرایب وزنی رو به جای هزینه تو نرم‌افزارها وارد کنین و پیشرفت‌هاتون رو از فیلدهای PV و EV بگیرین. اتفاقا این روشیه که به همه توصیه می‌کنم.

زیاد نا امید نشین، اگه به جای هزینه ضریب وزنی‌های مثلا فیزیکی رو وارد کرده باشین هم مشکلی پیش نمیاد و می‌تونین از تمام ابزارهای زمان کسب شده که آموزش داده می‌شن استفاده کنین. خوبه؟

 

برمی‌گردم سراغ فرمول‌های قبلی. پس فهمیدین که EV و PV چیه (اگه قبلا نمی‌دونستین). SV تفاضل اون دو مقدار رو حساب می‌کنه و SPI نسبتشون رو. به همین خاطر SPI واحد نداره و یه کم بهتر می‌شه فهمیدش. مثلا فرض کنین PV و EV به ترتیب 500 واحد و 300 واحد باشه. تو این حالت انحراف زمانی معادل 200 دلاره و شاخص عملکرد زمان (SPI) می‌شه 60٪. یعنی این‌که ما از 60٪ زمانی که در اختیار داشتیم استفاده کردیم. اگه 10 روز کار کرده باشیم، معادل 6 روز کار کردیم.

به نظر شما چطوری می‌شه SV رو بهتر معرفی کرد؟ یه کم فکر کنین تا یکی از جواب‌های ممکن رو با هم بررسی کنیم. من مطمئنم که از هر 100 نفر حداقل 30 نفر روشی که می‌خوام بگم رو پیشنهاد می‌کنن.

تو اون مثال پروژه‌مون معادل 200 دلار از نظر زمانی عقبه. خوب، 200 دلار یعنی چی؟ برآورد پروژه‌س که مشخص می‌کنه 200 دلار یعنی چی. 200 دلار تو یه پروژه هزار دلاری اهمیت داره، ولی تو یه پروژه چند میلیون دلاری هیچی نیست. فرض کنین پروژه‌مون 1000 دلاریه. تو این وضعیت به اندازه یک پنجم مبلغ پروژه عقب افتادیم. حالا این مقدار عقب افتادگی از نظر زمانی می‌شه چند روز؟ قطعا بستگی داره به این‌که پروژه‌مون چند روزه باشه. فرض کنین قراره پروژه‌مون 100 روزه تموم بشه. پس یه تخمین اینه که بگیم 200 دلار که معادل یک پنجم مبلغ پروژه‌س معادل می‌شه با 20 روز که معادل یک پنجم زمان پروژه‌س. چطوره؟

چیزی که گفتم یکی از قدیمی‌ترین روش‌های تعبیر انحراف زمان تو تحلیل ارزش کسب شده بود. با این روش به جای این‌که بگیم پروژه از نظر زمانی معادل 200 دلار عقبه، می‌گیم 20 روز عقبه و خیال همه راحت می‌شه.

کسی به این روش اعتراض کرد؟

بله، این روش ارتباط زمان و پیشرفت رو خطی فرض می‌کنه، در حالی که همه می‌دونیم اینطور نیست. به همین خاطر این روش دقت بالایی نداره. نگران نباشین، روش زمان کسب شده راه حل خیلی خوبی برای این مشکل داره.

 

نارسایی دوم

خوب، ماجرای قبلی نارسایی مهمی بود که زمان کسب شده حلش می‌کنه. ولی اون مسئله در مقابل نارسایی دوم اصلا اهمیتی نداره!

نارسایی مهم ارزش کسب شده اینه که شاخص‌های SV و SPI در اواخر پروژه و به خصوص بعد از تموم شدن تاریخ پایان اولیه رفتار مناسبی ندارن. ما انتظار داریم که SV انحراف زمانی رو نشون بده. خوب، انحراف زمانی پروژه‌ای که 6 ماه بعد از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده تموم شده چقدره؟ انتظار داریم 6 ماه باشه، ولی مقدار SV بعد از تموم شدن پروژه صفر می‌شه.

اگه مقدارهای SPI و SV بهتر بشن (برن بالا) یعنی چی؟ یعنی این‌که داریم از نظر زمانی بهتر کار می‌کنیم. اگه ببینیم این مقدارها هر دوره بهتر از دوره قبل شدن، به خودمون امیدوار می‌شیم که داریم تاخیرهامون رو جبران می‌کنیم و به برنامه می‌رسیم. ولی واقعا همینطوره؟ نه، وقتی از دو سوم پروژه بگذریم و شیب PV کم بشه، SV و SPI به طور کاذب بهتر می‌شن و انقدر به بهتر شدنِ کاذبشون ادامه می‌دن که موقع تموم شدن پروژه به مقدار ایده‌آل می‌رسن. معنیش اینه که این دوتا شاخص کارکرد مناسبی برای ارزیابی و کنترل ندارن.