یکی از بزرگترین محصولهای برنامهریزی و کنترل پروژه، ارائه گزارشهای وضعیت یا به عبارت دیگه گزارشهای پیشرفته. این گزارشها باید به بهترین شکلِ ممکن وضعیت پروژه رو نشون بدن تا انواع مدیران بتونن بر اساس این اطلاعات پروژه رو راهبری و مدیریت کنن.
تو یه سری مطلب که با این پست شروع شده، درباره عناصر مفیدی که میتونن تو گزارشهامون باشن صحبت کنم.
قبل از هر چیز هم باید توضیح بدم که وقتی درباره گزارش پیشرفت صحبت میکنم، به هیچ وجه یه گزارش 20 تا 50 صفحه به سبک رایج در نظرم نیست. گزارش پیشرفت از نظر من یک صفحه A4 هست، که معمولا سعی میکنم یک رو باشه و گاهی که مجبور باشم از دو طرفش استفاده میکنم. دلیلم هم اینه که هرچی گزارش خلاصهتر باشه، تاثیرگذاری بیشتری خواهد داشت. البته شکی نیست که از مطالبی که گفته میشه میتونیم برای اون گزارشهای گنده هم استفاده کنیم.
خوب، تو این مطلب اول میخوام درباره یه چیز خیلی ساده صحبت کنم: تعداد روزهای باقی مونده.
داده سادهایه، ولی خیلی دیدِ خوبی میده. تو هر گزارشی باید مشخص کنیم که چقدر تا پایان برنامهریزی شده پروژه وقت داریم. اگه بلوکها یا فازها یا ناحیههای مختلفی داریم که جداگانه تو گزارش میان و نمیتونن از شناوری کل استفاده کنن و حتما باید در تاریخهای دیگهای تموم بشن، باید مدت زمان باقیمونده اونها رو هم گزارش کنیم.
حالا نکته مهمی که میخوام روش تاکید کنم اینه که هر دادهای واحد مناسب خودش رو داره. مدت زمان تو هر زمینهای با واحدی بهتر نشون داده میشه. تو کار ما، که با مدت زمانهای به نسبت بزرگتر سر و کار داریم، واحد روز مناسب نیست؛ حداقل از نظر من. فرض کنین یکی بهتون بگه که فلان فاصله بهمان مقدار مایله. چیزی از حرفش میفهمین؟ تقریبا هممون مقدار مایل رو به کیلومتر تبدیل میکنیم و بعد میفهمیم. در مورد مدت زمانهای اینچنینی پروژه هم روز چیزیه که مستقیما فهمیده نمیشه و باید به واحد بزرگتری مثل ماه تبدیل بشه. اگه بگین 531 روز تا پایان پروژه وقت داریم، اکثر آدمها اون رو به ماه یا سال تبدیل میکنن و به این ترتیب میفهمنش. پس بهتره که خودمون این تبدیل رو انجام بدیم و مدت زمان باقیمونده رو بر حسب ماه بنویسیم.
درباره نادر خرمی راد
نویسنده، سخنران، مشاور و مدرس مدیریت پروژه
با حدود ۵۰ عنوان کتاب فارسی و انگلیسی، سابقه مشاوره و تدریس در ایران، بلژیک، هلند، یونان، فرانسه، لهستان و فنلاند و سخنرانی در دهها کنفرانس مطرح، از جمله کنفرانسهای PMI.
عضو هیات مدیره موسسه Management Plaza بلژیک
عضو رسمی تیمهای تدوین استانداردهای PRINCE2 و PRINCE2 Agile و P3.express
دارای گواهیهای... (برای نمایش کلیک کنید)
- PMP (Project Management Professional)
- PRINCE2 Practitioner
- PRINCE2 Agile Practitioner
- MoP Practitioner (management of portfolios)
- P3O Foundation (Portfolio, Program, and Project Offices)
- MSP Foundation (Managing Successful Programs)
- MoV Foundation (Management of Value)
- M_o_R Foundation (Management of Risk)
- AgilePM Practitioner (Agile Project Management)
- PMI-ACP (Agile Certified Practitioner)
- CSM (Certified ScrumMaster)
- PSM I (Professional Scrum Master level 1)
- PSPO I (Professional Scrum Product Owner level 1)
- EXIN Agile Scrum Foundation
- ITIL Foundation (IT Infrastructure Library)
- Advanced in Critical and Structured Thinking
- Integrator in Agile Service Projects
- APMG Certified PRINCE2 Trainer
- APMG Certified AgilePM Trainer
- PEOPLECERT Certified PRINCE2 Agile Trainer
- EXIN Certified PRINCE2 Trainer
- EXIN Certified MoP Trainer
- EXIN Certified Agile Scrum Trainer