پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تدوین اصول نسخه جدید پم‌باک تقریبا تموم شده. برای کسایی که اطلاع ندارن، برنامه اینه که در نسخه بعدی پم‌باک به جای رویکرد فرآیند محور از رویکرد اصل محور استفاده بشه، چون می‌تونه خیلی مفیدتر باشه.

تدوین اصول خیلی کار برد، خصوصا که تعداد افراد زیاده و همفکری بین این عده خودش پروژه‌ایه: دوازده نفر اعضای تیم تدوین استاندارد (شامل من) به اضافه چهار نفر از تیم رهبری. در نهایت به یازده اصل رسیدیم و به احتمال زیاد این اصول و مفاهیمشون بعد از این ثابت می‌مونه و فقط جزئیاتشون تغییر می‌کنه. بدون اشاره به عنوان اصول (که به احتمال زیاد تغییر می‌کنه)، مفهوم اصول از این قراره:

  • اصلی در مورد مشارکت دادن ذی‌نفعان پروژه؛ این مشارکت از جنبه‌های مختلفی معنی پیدا می‌کنه، هم از جهت مشارکت دایمی اون‌ها در تعیین و تفسیر الزامات پروژه و هم از جهت مشارکتشون در بررسی تحویل‌شدنی‌ها، ارائه راهکار و امثال اون. یکی از چیزهایی که من شخصا سعی می‌کنم تو این اصل منعکس بشه اینه که ارکان پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) هدف مشترکی دارن و باید در کنار هم پیش برن و با همکاری مفیدشون احتمال موفقیت پروژه رو بیشتر کنن، نه این‌که به همدیگه به چشم دشمن نگاه کنن.
  • اصلی در مورد رهبری، به مفهوم حمایت از اعضای تیم، ایجاد انگیزه، مربی‌گری و امثال اون؛ البته یه جنبه رهبری چیزیه که از سطوح بالای سازمانی پروژه مثل مدیر پروژه انتظار می‌ره و یکی دیگه‌ش مفهوم کلی‌تری از رهبریه که هر کسی می‌تونه جدا از موقعیت شغلیش داشته باشه. من خودم هر وقت به این جنبه فکر می‌کنم یاد خانمی می‌افتم که تو یکی از شرکت‌ها منشی بود و چنان رهبر قوی‌ای بود که از کانال سمت سازمانی خودش عملا به کل شرکت داشت کمک می‌کرد. وقتی به خاطر بعضی مسایل شرکت رو ترک کرد، به تدریج پنج نفر تو سمت‌های مختلف به شرکت اضافه شدن تا جای خالی اون رو پر کنن و در نهایت هم این اتفاق نیفتاد.
  • اصلی در مورد حفظ کیفیت کار و محصول، با هدف کاهش هزینه‌ و زمان پروژه و افزایش اعتبار؛ خیلی‌ها متاسفانه کیفیت رو جنبه‌ای تجملی می‌دونن که رعایتش الزامیه (هرچند که می‌شه ازش فرار کرد) و باعث افزایش هزینه‌ها می‌شه: این معمولا ناشی از تعبیر یا پیاده‌سازی نادرست کیفیت در پروژه‌س. گذشته از اون، وقتی می‌شه کیفیت مناسب داشت که در تمام مراحل پروژه لحاظ بشه.
  • اصلی در مورد تولید ارزش؛ ارزش به معنی نسبت منافع ایجاد شده از پروژه به هزینه ساخت و راهبری پروژه هست و اول و آخرش هدف از اجرای پروژه ایجاد ارزشه. وقتی در مورد منافع صحبت می‌کنیم، در خیلی از موارد به معنی سود مالیه، ولی جنبه‌های دیگه‌ای مثل افزایش دانش در شرکت، افزایش اعتبار شرکت، ورود به بازارهای جدید و امثال اون هم هست. گذشته از اون‌ها، مسایل دیگه‌ای مثل حفظ محیط زیست، بهبود وضعیت زندگی و بهبود امنیت اجتماعی هم می‌تونه برای بعضی پروژه‌ها (خصوصا پروژه‌های غیر انتفاعی و دولتی) منفعت به حساب بیاد. در هر حال، باید منافع بالقوه پروژه شناسایی و با هزینه‌ها مقایسه بشه تا بفهمیم که چه مقدار ارزش تولید می‌شه و به چه ترتیبی می‌تونیم بهبودش بدیم. این اصل باید تو تمام تصمیم‌گیری‌های کلان پروژه هم مد نظر باشه.
  • اصلی در مورد تغییر؛ البته نه به معنی تغییرهای پروژه، بلکه به معنی تغییرهایی که پروژه در جهان خارجش می‌ده. پروژه‌ها عواملی برای تغییر هستن و این مسئله باید همیشه مد نظر باشه تا اون تغییر واقعا محقق بشه. مثلا اگه پروژه اینه که یه درمانگاه تو یه شهر کوچیک ساخته بشه، هدف بهبود وضعیت درمانی در اون شهره؛ تغییری در وضعیت سلامتی و درمانی اون شهر. این تغییر باید به خوبی درک بشه و پروژه به شکلی پیش بره که محصولش واقعا بتونه اون تغییر رو به وجود بیاره.
  • اصلی در مورد اختصاصی‌سازی روش‌ها؛ این‌که تمام روش‌های اجرایی و مدیریتی پروژه و به تبع اون تمام اسناد و تکنیک‌ها باید بر اساس نوع پروژه اختصاصی‌سازی بشه، نه این‌که سعی کنیم از یه نسخه عمومی دست نخورده برای اجرای پروژه استفاده کنیم.
  • اصلی در مورد تطبیق با محیط؛ تطبیق دو جنبه داره، یکی تطبیق دادن محصول با بازاره، که برای پروژه‌های متعین عمدتا پیش از شروع پروژه یا در آغاز پروژه انجام می‌شه و در پروژه‌های چابک به طور تدریجی. جنبه دیگه، که موضوع این اصله، تطبیق دادن شیوه اجرای پروژه با محیط اونه و به نوعی تکمیل کننده اصل قبلیه؛ یعنی گذشته از این‌که روش‌ها رو باید اختصاصی‌سازی کنیم، باید دایما هم اصلاحشون کنیم تا بیشتر و بیشتر با محیط پروژه سازگار بشن و بتونن بهتر نتیجه بدن. به عبارت دیگه، وقتی روش‌ها کاملا خوب کار نمی‌کنن به جای سرزنش کردن عناصر و عوامل، روش‌ها رو طوری اصلاح کنیم که بتونن تو شرایط واقعی پروژه کار کنن.
  • اصلی در مورد پیچیدگی‌های پروژه؛ پروژه‌ها سیستم‌های پیچیده‌ای هستن. این پیچیدگی ناشی از عوامل انسانی و تاثیرهای غیرخطی عوامله و باید دایما سعی کنیم این پیچیدگی‌ها رو بشناسیم و مدیریت کنیم. با این‌که خود پروژه ماهیت پیچیده‌ایه، دلیلی نداره که سیستم مدیریتی پروژه پیچیده باشه؛ حتی برعکس، اگه پیچیدگی‌ها به خوبی درک بشن می‌شه سیستم مدیریت پروژه رو تا جای ممکن ساده کرد و با این سادگی نتیجه‌های بهتری گرفت.
  • اصلی در مورد مدیریت عوامل غیرقطعی؛ به عبارت دیگه، مدیریت ریسک‌ها، هم از جهت تک تک ریسک‌ها و هم از جهت تاثیر کلی ریسک‌ها روی پروژه. البته ماهیت واقعی این اصل از نظر من اینه که نباید انفعالی برخورد کنیم و مدیریت ریسک‌ها فقط یکی از جنبه‌های انفعالی برخورد نکردنه: NUP3
  • اصلی در مورد فرهنگ کاری در تیم پروژه و اهمیت ایجاد فضایی که توش به افراد اعتماد می‌شه و در عوض ازشون انتظار می‌ره که مسئولیت قبول کنن و به بهبود پروژه کمک کنن.
  • اصلی در مورد دید کامل به پروژه داشتن؛ اجزای زیادی تو پروژه وجود داره و ترکیب همه اون‌هاس که باعث موفقیت یا شکست پروژه می‌شه. خیلی وقت‌ها تو تصمیم‌گیری‌هامون به همه جوانب توجه نمی‌کنیم و از این جهت دچار مشکل می‌شیم. روش موفق اینه که دیدی کامل داشته باشیم و با لحاظ کردن همه جوانب کار تصمیم‌گیری کنیم.

کار همچنان ادامه داره و در ابتدای سال جدید میلادی پیش‌نویس نسخه جدید استاندارد در اختیار عموم قرار می‌گیره. تو اون مرحله می‌تونین پیش‌نویس رو بخونین و اگه پیشنهادی داشتین برامون ارسال کنین.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS