پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

چند روز پیش قرار بود جایی درباره بهبود سیستم‌های مدیریت پروژه صحبت کنم که یه دفعه‌ای مثالی به ذهنم رسید و براشون تعریف کردم. یادم نمیاد این داستان رو کجا شنیده بودم، یا حتی این‌که جک بوده یا یه داستان برای رسوندن مفهوم مشابه؛ ولی به هر حال اینطوریه:

یه بیمار روانی ادعا می‌کرده که حالش خوب شده و می‌تونه از بیمارستان مرخص بشه. پزشک‌ها صحت این ادعا رو اینطوری آزمایش می‌کنن: بیمار رو می‌برن تو یه اتاق که وانی پر از آب توش بوده. به بیمار یه چنگال، یه قاشق و یه سطل می‌دن و می‌گن آب وان رو خالی کن.

شما باشین چیکار می‌کنین؟

اون بیمار چنگال، قاشق و سطل رو می‌ندازه کنار و می‌ره درپوش دریچه وان رو برمی‌داره. تو چند ثانیه آب وان خالی می‌شه.

گزینه‌ها

یه مشکل بزرگ تو تصمیم‌گیری‌هامون، چه مربوط به پروژه باشه و چه مربوط به زندگی شخصی، اینه که بی‌دلیل گزینه‌های خودمون رو محدود می‌کنیم. درسته که یه چنگال و یه قاشق و یه سطل آب بهمون دادن و می‌تونیم یکیشون رو که از همه بهتره انتخاب کنیم، ولی همیشه جا داره به این فکر کنیم که گزینه‌های دیگه‌ای هم وجود داره یا نه.

خیلی از شرکت‌هایی که برای بهبود سیستم‌هاشون به من مراجعه می‌کنن از این گلایه می‌کنن که سیستم مدیریت پروژه‌شون کارآمد نیست و مشکل‌های خیلی زیادی تو تخصیص نیرو و تکمیل به موقع پروژه‌ها دارن. وقتی وضعیت رو از نزدیک می‌بینم، متوجه می‌شم که یه شرکت هستن که یه واحد IT داره با مثلا ۶۰ نفر نیرو، و این افراد همزمان دارن روی ۳۰ تا پروژه کار می‌کنن!

تو این شرایط فرقی نمی‌کنه که سیستم مدیریت پروژه چی باشه؛ با این تعداد پروژه در هر حال نمی‌شه خوب پیش رفت. به عبارت دیگه، با این‌که ممکنه تو مدیریت پروژه خیلی مشکل داشته باشن، ولی مشکل اصلیشون سیستم مدیریت پروژه نیست؛ مشکلشون سیستم مدیریت پرتفولیوی ناکارآمدیه که بی‌دلیل تعداد پروژه‌ها رو زیاد می‌کنه. چند ماه تو شرکت کار می‌کنیم و شرایطی به وجود میاریم که تعداد پروژه‌ها برسه به حدودا ۵ تا (بقیه رو متوقف می‌کنیم تا زمانی که پروژه‌های قبلی تموم بشن)، و به همین سادگی قسمت عمده‌ای از مشکل‌های شرکت رفع می‌شه؛ بدون این‌که سیستم مدیریت پروژه رو تغییر بدیم.

تمرین

پیشنهاد می‌کنم چنین تمرینی برای خودتون انجام بدین: دوتا از مهم‌ترین تصمیم‌هایی که در یک سال گذشته تو پروژه‌هاتون گرفته بودین و دوتا از مهم‌ترین تصمیم‌هایی که تو زندگی شخصی‌تون گرفته بودین رو انتخاب کنین. گزینه‌هایی که اون موقع تو تصمیم‌گیری‌تون لحاظ کرده بودین رو لیست کنین. حالا گزینه‌هایی که در نظر نگرفته بودین رو اضافه کنین! خودتون رو مجبور کنین که برای هر تصمیم حداقل ۵ گزینه جدید پیدا کنین؛ ایمان داشته باشین که این کار امکان‌پذیره.

به نظرتون تصمیم‌گیری‌تون با گزینه‌های جدید چقدر می‌تونست فرق کنه؟

یه ریسک تو این تمرین وجود داره: این‌که الان ممکنه نتیجه تصمیمی که گرفته بودین مشخص شده باشه. مشکل اینه که نتیجه تصمیم‌ها معیار مناسبی برای ارزیابی اون‌ها نیستن. بعضی وقت‌ها خوش شاسی میارین و یه تصمیم بد نتیجه خوبی به وجود میاره، یا بدشانسی میارین و یه تصمیم خوب نتیجه بدی به وجود میاره. به همین خاطر باید مراقب باشین که این نوع نتیجه‌ها روند تصمیم‌گیری‌تون رو منحرف نکنن. تصمیم خوب اونیه که به لحاظ آماری تو بی‌نهایت تکرار مجموعا بهترین نتیجه رو به وجود بیاره.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.