پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

مدتیه که انرژی زیادی روی مبحث اشتباه‌های تصمیم‌گیری و اثری که روی مدیریت پروژه می‌ذارن گذاشتم که هم موضوع بعضی دوره‌های آموزشیم برای مدیران رده بالای شرکت‌ها بوده و هم سخنرانی تو کنفرانس‌های PMI. بحث خیلی جالبیه که اثرش هم اصلا محدود به مدیریت پروژه نیست و به شکلی خیلی موثر و جدی کل زندگیمون رو تحت تاثیر می‌ذاره. کلا هم مطالعه در مورد این مبحث رو شدیدا به همه توصیه می‌کنم،‌ هم برای بهتر شدن تو مدیریت پروژه و هم برای داشتن زندگی بهتر.

 

یکی از اشتباه‌ها، توهم کنترله. آزمایش کلاسیکش اینه که عده‌ای رو تک تک می‌برن تو یه اتاق و یه سری سیم بهشون وصل می‌کنن و توضیح می‌دن که هدف آزمایش اینه که آستانه تحمل آدم‌ها در برابر شوک الکتریکی اندازه‌گیری بشه. به آدم‌ها می‌گن که شوک رو از مقدار خیلی کم شروع می‌کنن و به تدریج بالا می‌برن و طرف هروقت که دید دیگه نمی‌تونه تحمل کنه اعلام کنه که بلافاصله آزمایش قطع بشه.

آدم‌ها تو این آزمایش دو دسته می‌شن،‌ به یه گروهشون می‌گن که هروقت نمی‌تونستی تحمل کنی برای ما دست تکون بده تا بلافاصله آزمایش رو قطع کنیم. برای گروه دوم اوضاع متفاوته. جلوی دست این آدم‌ها یه دکمه قرمز بزرگ هست و بهشون می‌گن هروقت نمی‌تونستی تحمل کنی این دکمه رو فشار بده تا آزمایش بلافاصله قطع بشه.

 

حالا به نظر شما نتیجه این دو گروه یکی می‌شه؟

فکر می‌کنم بتونین نتیجه رو حدس بزنین. کسایی که تو گروه دوم بودن به مراتب درجه‌های بالاتری از شوک الکتریکی رو تحمل کردن. تفاوت این دو گروه در اینه که آدمای گروه دوم بیشتر احساس می‌کنن که روی وضعیت کنترل دارن. دکمه دست خودشونه و هروقت بخوان می‌تونن آزمایش رو قطع کنن، در حالی که اولی‌ها باید به یه کس دیگه‌ای علامت بدن که اون یه دکمه‌ای رو بزنه. این در حالیه که عملا شرایط یکسانه و با این تفاوت در حسی که آدم‌ها در مورد کنترل اوضاع دارن نتیجه رو کاملا عوض کردیم.

این ماجرا تو همه جنبه‌های زندگیمون هست. وقتی احساس می‌کنیم کنترل اوضاع دستمونه قوی‌تر، پرتوان‌تر، پربازده‌تر و شادتر هستیم، حتی اگه واقعا این کنترل چیزی جز توهم نباشه.

مشکلی هم که ایجاد می‌شه، خصوصا تو مدیریت پروژه، اینه که وقتی مدیران به اشتباه فکر می‌کنن اوضاع تحت کنترلشونه آسوده‌تر هستن و فکری برای اصلاح وضعیت پروژه نمی‌کنن و مطابق معمول هرچی دیرتر دست به کار بشیم درست کردن اوضاع سخت‌تر می‌شه. مشکل حادتر اینه که اکثر آدم‌ها ناخودآگاه گرایش دارن به این‌که خودشون رو راضی کنن به این‌که اوضاع تحت کنترلشونه. اتفاقی که تو محیط پروژه می‌افته اینه که از شاخص‌های نادرست برای ارزیابی پروژه استقبال می‌شه و مدیران رو بیشتر و بیشتر از واقعیت‌ها دور می‌کنه.

 

دلیل اصلی این‌که دارم این مطلب رو می‌نویسم اینه که تو کتابی که الان دارم می‌خونم (در واقع دارم گوش می‌دم) و در مورد ژنتیک هست (بله، صرفا به خاطر کنجکاوی) به نکته خیلی جالبی رسیدم. توضیح می‌ده که بزرگ‌ترین عامل سکته قلبی چربی خون نیست، سیگار کشیدن هم نیست، گرایش ارثی هم نیست. بزرگ‌ترین عامل سکته قلبی سمت شغلی آدم‌هاس! هرچی سمت شغلی آدم‌ها پایین‌تر باشه، احتمال سکته قلبیشون بیشتر می‌شه!

این ماجرا از خیلی جهات غیرشهودی به نظر میاد. مثلا انتظار داریم که یه مدیر رده بالا بیشتر تحت فشار باشه و احتمال سکته‌ش بیشتر از یه کارمند ساده یا کارگر یا آبدارچی باشه، در حالی که برعکسه و آمارها هم این رو تایید می‌کنن.

دلیل اصلی سکته باز هم همون استرسه، ولی نوعی خاص و نامشهود از استرس که ناشی از حس رده پایین بودنه. این‌که طرف کنترل چندانی روی محیط خارجی خودش نداره و بیشتر از بقیه تحت تاثیر عوامل خارجی قرار می‌گیره. ممکنه خیلی راحت از کار اخراجش کنن و در این صورت زندگیش به مشکل بر می‌خوره.

نکته: من قطعا نه پزشکم و نه متخصص ژنتیک یا هر چیز دیگه‌ای که نزدیک‌ترین مشابهتی می‌تونه به این تخصص‌ها داشته باشه و واقعا امیدوارم چیزی که تو این کتاب نوشته کاملا معتبر باشه و چیز غلطی رو بهتون تحویل نداده باشم.

 

نکته‌ای که اینجا وجود داره اینه که کنترل داشتن روی محیط (یا حتی توهم کنترل داشتن) باعث می‌شه احتمال سکته کمتر بشه. کتاب چیزی بیشتر از این نگفته بود، ولی از منابع مربوط به cognitive biasها این رو هم می‌شه برداشت کرد که شادی و بازده بیشتر و خیلی چیزای خوب دیگه هم همراهیش می‌کنن.

 

حالا از این ماجرا چه نتیجه‌گیری جدیدی می‌شه کرد؟

نتیجه‌گیری قدیمی، که البته هنوز هم پابرجاس، اینه که مدیران باید مراقب باشن که به خاطر این گرایش درونیشون شتابزده سمت ابزارهای کنترلی ناکارآمد نرن و به این ترتیب پروژه‌هاشون رو دچار مشکل نکنن. نتیجه‌گیری جدیدی که با این اطلاعات می‌تونم بکنم اینه که یه مدیر موفق باید سعی کنه فضایی برای اعضای تیم به وجود بیاره که هرکس به شکلی روی چیزی کنترل داشته باشه تا به این ترتیب بازده و سلامت روحیش بهتر بشه و پروژه بهتر پیش بره. صد البته، با این کار احتمال سکته قلبی رو هم تو تیم پروژه کاهش بده!

 

این توصیه از طرف دیگه کاملا با یکی از اصول هفت‌گانه پرینس۲ هم هماهنگه: مدیریت مبتنی بر سطوح. بر اساس این اصل مدیران نباید micro management کنن (تمام جزئیات کارهای اعضای تیم رو زیر نظر بگیرن و تو هر مسئله کوچیکی دخالت کنن) و باید سطح مناسبی از اختیارات رو به سطوح پایین‌تر بدن. به این ترتیب وقت کافی دارن که به مسایل مهم‌تر فکر کنن، از توانایی تصمیم‌گیری بقیه آدم‌های پروژه هم استفاده شده و منبع هدر نرفته، آدم‌ها احساس تعلق بیشتری به پروژه می‌کنن و براش دل می‌سوزونن و در نهایت نتیجه‌گیری جدیدی که می‌تونیم به این مجموعه اضافه کنیم.

 

یه نکته دیگه هم در مورد آزادکاریه. کسایی که استخدام جایی باشن در هر حال بخشی از کنترل‌هاشون رو از دست می‌دن، در حالی که کسایی که آزاد کار می‌کنن و تو این کار موفق هستن و در هر زمان بیشتر از یه کار تو دستشون هست کنترل خیلی بیشتری روی محیط خارجشون دارن. وقتی یه آزاد کار خیلی راحت یه کار جدید رو رد می‌کنه،‌ چون شرایطش به نظرش ایده‌آل یا مناسب نیست، به حد اعلای حس کنترل می‌رسه، که ظاهرا بهترین دارو برای جلوگیری از سکته قلبیه. وقتی این آدم سه یا چهار کار مختلف داره و تو یکیش گرفتار یه مدیر کژخلق شده، خیلی کمتر استرس می‌گیره، چون از دست دادن اون کار صرفا درصدی از درآمدش رو برای مدتی کاهش می‌ده و در نتیجه می‌تونه خیلی راحت برای بالاترین مدیران یه شرکت هم شرط و شروط بذاره؛ ترکیبی از لذت و شادی و داروی ضد سکته.

 

آخرین چیزی هم که به ذهنم می‌رسه اینه که اگه می‌خواین احتمال سکته قلبیتون کمتر بشه، روی پس‌انداز کردن پول، گسترش دادن شبکه کاری‌تون، افزایش مهارت‌هاتون و گرفتن گواهی‌های حرفه‌ای هم جدی‌تر فکر کنین.

نوشته (Nader Khorrami Rad)

WBS

دریافت مطالب سایت با ایمیل

بعد از اشتراک، مطالب جدید سایت هر هفته برایتان ایمیل می‌شوند.