پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

بهبود روش‌های تصمیم‌گیری در مدیریت پروژه

یکی از خواننده‌ها سوالی از من کرده بود و دیدم بهتره اینجا جواب بدم که همه بتونن استفاده کنن. خودش بهانه‌ای هم می‌شه برای به‌روزرسانی سایت که مدت‌هاست به خاطر مشغله‌های دیگه‌ای که داشتم به تاخیر افتاده بود. کلا هم در مورد وضعیت کاری من، چون عده‌ای سوال کرده بودن، خدمات مشاوره‌ای و تدریس دوره رو به جز برای موارد خاص کنار گذاشتم و کاملا متمرکزم روی ساخت دوره‌های الکترونیکی و سخنرانی در کنفرانس‌ها.


تفاوت روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه و در سایر موارد

به طور کل تفاوتی وجود نداره. همون روش‌هایی که برای تصمیم‌گیری صحیح تو پروژه به کار می‌ره می‌تونه تو انواع کارهای دیگه و حتی به طور کلی در زندگی فردی به کار بره. در عین حال، بعضی‌ها احتمالا دیدین که من تا حالا کارگاه‌ها و سخنرانی‌هایی در مورد روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه‌ها داشتم، و اتفاقا یکیش آخری همین هفته تو یکی از کنفرانس‌های PMI هست. این ماجرا عمدتا روی مثال‌ها و تمرین‌ها اثر می‌ذاره، نه چیز دیگه.


قدم اول: گردآوری و ارزیابی داده‌ها

اولین قدم در تصمیم‌گیری گردآوری و ارزیابی داده‌های مرتبطه و مهم‌ترین مشکلی که وجود داره داده‌های نادرسته. نمونه ساده‌ش انواع و اقسام اخبار و توصیه‌هاییه که تو اینترنت و خصوصا جاهایی مثل فیس‌بوک می‌بینین و اکثرا یا نادرستن، یا طوری قالب‌بندی شدن که نتایج نادرست ازشون ایجاد می‌شه. می‌شه یه مدت برای تمرین اعتبار و درستی اخباری که تو اینترنت می‌بینین رو کنترل کنین. چطوری؟ کار ساده‌ای نیست و حتی به کارهای کارآگاهی هم منجر می‌شه، ولی تمرین خیلی جالب و هیجان‌انگیزیه به نظر من. منابع خبر یا توصیه رو چک کنین و ببینین که متن یا عکس‌هایی که در اون به کار رفتن قبلا چه جاهایی تو وب وجود داشتن و اونجاها چه منابعی براشون ذکر شده. در نهایت، باید به منبعی برسین که بتونین به صداقت و مهارتش اطمینان کنین. مثلا اگه صحبت از نتایج یه تحقیق علمیه، باید بتونین موسسه تحقیقاتی‌ای که پشت اون تحقیق هست رو پیدا کنین. بعد باید گزارش رسمی اون موسسه رو بخونین، چون خیلی وقت‌ها گزارش‌های اون‌ها تو اخبار به شکلی ساده‌سازی می‌شه که عملا مفهوم غلطی می‌گیره. تازه کار به این‌جا هم ختم نمی‌شه؛ اگه موضوع نتایج یه تحلیل علمی باشه، باید یادتون باشه که علم پویا و در حال تغییره و ممکنه بعد از اون تحقیق دیگه‌ای شده باشه و اون رو نقض کرده باشه.

خیلی وقت‌ها نقض یه ادعا خیلی ساده‌تر از این حرف‌هاس و فقط کمی دید انتقادی و عقل سلیم لازم داره. مثلا چند وقت پیش عکسی جایی دیدم از یه نامه. پاسخی بود که اولین دانشگاهی که انیشتین (برای تحصیل یا کار) تو آلمان براش اقدام کرده بود بهش داده بود و گفته بود که متاسفانه شما قابلیت‌های لازم رو نداری. لابد پیام اخلاقیش هم این بود که وقتی جایی یا کسی ردتون می‌کنه نا امید نشین، این اتفاق حتی برای انیشتین هم افتاده بود. ولی اولین نکته‌ای که ایجاد شبهه می‌کرد این بود که چرا نامه‌ای که یه دانشگاه آلمانی به یه شهروند آلمانی داده بود به زبان انگلیسی بود. حالا کافیه اون عکس رو تو گوگل یا تین‌آی سرچ کنین تا به انواع و اقسام سایت‌هایی برسین که جعلی بودن اون نامه رو با دلایل تاریخی توضیح دادن.

در هر حال، به شکل‌های مختلف باید درستی داده‌ها رو ارزیابی کنین. مقدار حساسیتی که باید به خرج داد هم بستگی به اهمیت تصمیم داره.


قدم دوم: بررسی و ابداع گزینه‌ها

هر تصمیمی که می‌گیریم یه هدف داره (مثلا رفع یک مشکل) و راه‌های مختلفی می‌شه برای رسیدن به اون هدف تصور کرد. بعضی از اون راه‌ها کار می‌کنن و بعضی‌ها نمی‌کنن. اون‌هایی که کار می‌کنن هم کیفیت‌ها و هزینه‌های مختلفی دارن. هدفمون اینه که بهترین راه رو انتخاب کنیم. قاعدتا هم این کار ممکن نیست مگر این‌که به انواع راه‌ها فکر کنیم.

اکثرا تو این مرحله خیلی سهل‌انگاری می‌کنن و گزینه‌های کافی رو در تصمیم‌گیریشون لحاظ نمی‌کنن. مثلا دارین تصمیم می‌گیرین که ماشین خاصی رو بخرین یا نه. آیا درسته که فقط این دو گزینه خریدن و نخرین رو در نظر داشته باشیم؟ نه. در کنار اون باید به انواع ماشین‌های دیگه‌ای که می‌شه خرید هم فکر کنین. از اون مهم‌تر، باید به هدفی که دارین فکر کنین. مثلا اگه هدف صرفا رفت و آمد باشه، باید انواع گزینه‌های حمل و نقل عمومی رو هم در نظر بگیرین. آدمی که خیلی تو تصمیم‌گیری جدی باشه حتی به این هم فکر می‌کنه که اصلا چرا باید نیاز به حمل و نقل داشته باشه و شاید اصلا بشه با تغییر دیگه‌ای اون نیاز رو برطرف کرد.


قدم سوم: انتخاب بهترین گزینه

حالا گزینه‌ها رو تحلیل می‌کنیم و برای این کار قاعدتا باز هم باید داده گردآوری کنیم. در آخر با یه تحلیل درست و غیر احساسی به بهترین نتیجه می‌رسیم.

مسئله «احساس» معمولا در این بین خیلی مسئله ایجاد می‌کنه. چیزی که تو جمله قبل گفتم به این معنی نیست که احساس هیچ نقشی نباید داشته باشه: احساس می‌تونه یکی از عواملی باشه که تو تصمیم‌گیری لحاظ می‌کنیم، ولی خود فرآیند تصمیم‌گیری نباید احساسی باشه.

تو این قدم مهم‌ترین مشکلی که ایجاد می‌شه فریب‌های ذهنیه (cognitive biases) و باید در موردشون خیلی مطالعه کنین.


منابع

چیزی که توضیح دادم یه روند خیلی ساده برای تصمیم‌گیری بود. اگه دوست داشته باشین برای این کار متودولوژی‌هایی هم وجود داره که می‌تونین استفاده کنین. یکی از اون‌ها رو می‌تونین تو این کتاب پیدا کنین، که اتفاقا در مورد تصمیم‌گیری‌های پروژه‌س:

Thinking on Purpose for Project Managers, by Bill Richardson


کتاب خوب دیگه‌ای که در مورد تصمیم‌گیری در پروژه می‌شناسم اینه:

Project Decisions, the Art and Science, by Lev Virine and Michael Trumper


در مورد فریب‌های ذهنی پیشنهاد می‌کنم این کتاب خیلی معروف رو مطالعه کنین:

Thinking, Fast and Slow, by Daniel Kahneman


تو این کتاب می‌تونین با عملکرد و دلایل ریشه‌ای فریب‌های ذهنی آشنا بشین. اگه دلتون می‌خواست مثال‌های بیشتری ببینین، این کتاب رو پیشنهاد می‌کنم:

The Art of Thinking Clearly, by Rolf Dobelli


این کتاب هم می‌تونه به درک شیوه اثرگذاری المان‌های نامربوط روی تصمیم‌ها کمک کنه:

Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us, Daniel Pink


در آخر، توصیه اکید می‌کنم که همه کتاب‌های نسیم طالب رو هم بخونین؛ گذشته از بقیه چیزهای جالبی که می‌تونین توش یاد بگیرین، موارد خیلی زیادی هم هست که به تصمیم‌گیری کمک می‌کنه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:

مرور روند تاریخی فرآیندهای PMBOK

مطابق رسم همیشگی انتظار می‌ره که توضیح‌هایی درباره تغییرهای نسخه جدید پم‌باک بدم! این دفعه تصمیم گرفتم به این مناسبت نتیجه یه بررسی خیلی مفصل که روی روند تاریخی تغییر فرآیندهای پم‌باک کرده بودم رو در قالب فیلم منتشر کنم. این فیلم جزئی از بخش آخر دوره آموزشی آمادگی آزمون PMP هم هست، جایی که کاربر دیگه به پم‌باک مسلط شده و به این بهانه یک بار از یه زاویه دید خیلی خاص همه چیز رو با هم مرور می‌کنیم.

تو این فیلم کار رو از نسخه اول پم‌باک شروع می‌کنیم و دونه دونه جلو می‌ریم تا برسیم به پم‌باک ۶، که آخرین نسخه‌س.

مدت فیلم حدودا یک ساعته، در نتیجه بهتره زمانی شروع به دیدنش کنین که وقت کافی داشته باشین. فیلم هم کاملا پیشرفته‌س و اگه با پم‌باک به اندازه کافی آشنا نباشین احتمالا براتون مفید و جالب نخواهد بود.

می‌تونین فیلم رو همین پایین ببینین. اگه سرعت اینترنتتون برای دیدن نسخه HD مناسب نباشه شاید بهتر باشه اون رو سر فرصت دانلود کنین و بعد ببینین، چون صفحه پر از عنوان فرآیندهاس و خوندن متن تو نسخه کیفیت پایین ممکنه راحت نباشه. برای دانلود روی دکمه دانلود که پایین کادر پخش فیلم قرار داره کلیک کنین.

 

 

در ضمن، تدوین دوره آمادگی آزمون PMP هم خیلی پیشرفت کرده. الان طراحی دوره و تهیه اسلایدها تموم شده (حدودا دو هزار اسلاید!) و تو مرحله بازبینی و اصلاح‌های نهایی هستم. بعد از این ضبط دوره شروع می‌شه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

خرد جمعی در مدیریت پروژه

با این‌که اخیرا خیلی کمتر کلاس درس می‌دم که بتونم روی تولید محتوا متمرکز باشم، هنوز هم هر دو ماه یک کلاس دارم. همیشه سعی می‌کنم کلاس‌ها رو بهتر از قبل اجرا کنم و یکی از مسایلی که به تازگی حل کردم، سوال و جواب‌های کلاسی بوده.

مشکلی که وجود داره اینه که وقتی سوالی در مورد محتوا می‌پرسم، اگه اون رو از همه بپرسم، معمولا دو سه نفر آدم خیلی فعال تو کلاس هستن که به همه سوال‌ها جواب می‌دن و نوبت به بقیه نمی‌رسه. اگر هم سوال رو از فرد خاصی بپرسم، ممکنه اون فرد حس خوبی پیدا نکنه. بنا بر این تعامل تو کلاس کاملا مناسب نخواهد بود.

به همین خاطر به تازگی برنامه جدیدی گذاشتم:‌ سوال‌ها رو تو یه نرم‌افزار آنلاین آماده می‌کنم و هر موقع که فعالش کنم، شرکت کننده‌ها می‌تونن با موبایل‌هاشون به سوال جواب بدن. وقتی همه جواب بدن، نتیجه رو روی پرده می‌بینیم و درباره‌ش صحبت می‌کنیم.

این روش خیلی خوب جواب داده و به همه کسایی که دوره تدریس می‌کنن هم پیشنهادش می‌دم. ولی در این بین نکته خیلی جالبی هم وجود داره: این‌که به وضوح می‌شه تاثیر خرد جمعی رو دید.

البته «خرد جمعی» عبارتیه که تو فارسی استفاده می‌شه و تحقیق کاملی نکردم که دقیقا به چه معنی به کار رفته. من اون رو به عنوان معادل Wisdom of the Crowd به کار می‌برم که یه مفهوم کمابیش علمیه.

از اشتباه‌های فردی تا موفقیت جمعی

سوال‌هایی که تو کلاس می‌پرسم معمولا سخت هستن و بیشترشون رو هم قبل از این‌که درس مربوط به اون سوال رو بدم می‌پرسم، که اون هم دلایل خاص داره. به همین خاطر اکثر افراد، اکثر سوال‌ها رو اشتباه جواب می‌دن. این هیچ اشکالی نداره، به خاطر این‌که هدف اینه که ذهنشون برای یادگیری آماده بشه. نکته مهم اینه که با وجود این‌که اکثر افراد اکثر سوال‌ها رو اشتباه جواب می‌دن، ترکیب جواب‌هاشون معمولا درسته!

امتیاز افراد تو مجموع سوال‌ها معمولا حدود ۳۰ درصد هست، یعنی تقریبا از هر سه سوال یکی رو درست جواب می‌دن. با این حال امتیاز میانگین جواب‌های کل کلاس حدود ۸۰ تا ۹۰ درصد هست! این به این معنیه که اگه آزمون آخر کلاس رو اولش بگیریم اکثرا رد می‌شن، ولی اگه همه تو یه سیستم مناسب با کمک همدیگه به آزمون جواب بدن، با نمره خیلی خوبی قبول می‌شن.

خرد جمعی چیه؟

وقتی شرایط برای خرد جمعی فراهم باشه، گروه بزرگی از آدم‌هایی که الزاما متخصص نیستن می‌تونن جواب‌هایی بدن که در حد متخصص‌ها یا حتی بهتر از اون‌هاس. این ماجرا رو برای انواع سوال‌ها، مثلا پیش‌بینی‌های اقتصادی و سیاسی، امتحان کردن. یه آزمایش معروفش هم اینه که از حدود ۸۰۰ نفر خواستن که وزن یه گاو رو حدس بزنن. وقتی میانگین جواب‌ها رو حساب کردن، با یک درصد خطا درست بود! حالا حساب کنین یه متخصص چقدر باید دقیق باشه که بتونه چنین برآوردی کنه.

چرا خرد جمعی وجود داره؟

معمولا دلیل وجود خرد جمعی رو این می‌دونن که «نویز»ی وجود داره که جواب هر آدمی رو از مقدار دقیق منحرف می‌کنه. چون این نویز تو اکثر مواقع الگوی خاصی نداره، وقتی تعداد افراد به اندازه کافی زیاد باشه، نویزها همدیگه رو خنثی می‌کنن و جواب دقیق باقی می‌مونه.

این توضیح برای تخمین وزن گاو می‌تونه خوب باشه، ولی برای پیدا کردن جواب مناسب به مسایل خلاقانه به نظر من زیاد خوب نیست. می‌شه ماجرا رو اینطور هم دید که هیچ کس دید کاملی به مشکل نداره. هر کسی داره یه جنبه مشکل رو می‌بینه و به جوابش فکر می‌کنه و وقتی این جواب‌ها با هم ترکیب می‌شن، عملا تمام جوانب دیده شده و به همین خاطر جواب خیلی خوبه.

چه موقع خرد جمعی وجود داره؟

هر وقت یه عده زیاد رو دور هم جمع کنیم و ازشون نظر بخوایم خرد جمعی شکل نمی‌گیره. واقعیت اینه که تو اکثر مواقع نمی‌گیره! یه مشکل رایج چیزیه که بهش Groupthink می‌گن: موقعی که کیفیت نظر جمعی حتی از کیفیت نظر تک تک افراد هم پایین‌تره؛ وقتی که آدم‌ها عملا دیگه نظری ندارن و فقط تابع جمع هستن.

من یا این مفهوم تو کتابی به اسم The Wisdon of Crowds از James Surowiechki آشنا شده بودم. نویسنده چهار عامل برای به وجود اومدن خرد جمعی لازم می‌دونه:

  • تنوع آرا: اگه آدم‌های کاملا هم‌رای رو دور هم جمع کنین نمی‌تونین نتیجه مناسب بگیرین. بهترین کار اینه که آدم‌های مختلف، با تجربه‌ها، دانش و نظرهای مختلف دور هم قرار بگیرن.
  • استقلال آرا: افراد نباید روی نظر همدیگه تاثیر بذارن.
  • نبود مرکز قدرت: افراد باید به شکلی خودجوش و نامرکزگرا در کنار هم قرار بگیرن تا آزادی عقایدشون از بین نره.
  • ترکیب: باید نظرهای افراد به شکل مناسبی با هم ترکیب بشه.

چطور می‌شه از خرد جمعی تو پروژه استفاده کرد؟

کسایی که مسئولیت تصمیم‌گیری‌های پروژه رو دارن گاهی در مقابل معماهایی قرار می‌گیرن که نمی‌تونن به راحتی حلش کنن. تو این شرایط خیلی راحت می‌شه از پتانسیلی که تو پروژه وجود داره استفاده کرد: اعضای تیم رو جمع کرد، مشکل رو بهشون توضیح داد، و ازشون خواست که اون رو حل کنن. اگه این کارگاه به خوبی تسهیل بشه می‌شه بهترین جواب رو ازش گرفت.

برای تسهیل این جلسه می‌شه از تکنیک محبوب من، دلفی استفاده کرد. در کنار اون مدیر پروژه باید مراقب باشه که موقع توضیح دادن مشکل راه حل خاصی به افراد القا نشه و افراد خارج از روند دلفی بحثی نکنن تا روی آرای همدیگه اثر نذارن.

ما مدتیه که داریم روی چهارچوب مدیریت پروژه جدیدی کار می‌کنیم به اسم P3.express که هم ساده‌س و هم خیلی متمرکز روی جنبه‌های انسانی پروژه. تو دو جای این چهارچوب از خرد جمعی استفاده می‌شه:‌ یک مورد اینه که ماهی یک بار از اعضای تیم خواسته می‌شه فکری برای بهبود پروژه بکنن و یکی دیگه برای پیدا کردن واکنش مناسب به ریسک‌ها یا مسایل حاد پروژه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:
< newer older >