پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

نمایش اطلاعات 5

فرض کنین می‌خوایم اطلاعات پیشرفت دوره‌ای رو گزارش کنیم. من معمولا برای هر دوره سه عدد رو گزارش می‌کنم:
1. حد اول برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، انحراف‌ها افزوده یا کاسته نمی‌شن.
2. حد دوم برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، تمام انحراف‌های قبلی از بین می‌رن و واقعیت بر برنامه‌ریزی منطبق می‌شه.
3. آخری هم که قطعا پیشرفت واقعیه.

پس برای هر دوره سه عدد داریم. نمودار ساده‌ای که به طور پیش‌فرض با اکسل ترسیم می‌شه اینه:

این نمودار زیاد جالب نیست. میله‌ها خوانا نیستن و ماهیت خودشون رو به راحتی نشون نمی‌دن. من برای این کار این نوع نمودار رو ترجیح می‌دم:

حدهای اول و دوم با میله‌های پهنی که پشت قرار گرفتن مشخص می‌شن و مقدار واقعی با میله باریک‌تری که جلو قرار گرفته. این نمودار امتیازهای مختلفی داره:
1. میله‌های هر دوره کاملا در هم ادغام شدن و به طرز واضحی یک گروه رو تشکیل دادن.
2. تفاوت مقدارهای برنامه‌ریزی شده و واقعی خیلی واضحه.
3. رنگ‌ها با شهودِ مخاطب هماهنگ‌ترن. مقدار واقعی پررنگ‌ترین عنصره و برنامه‌ریزی‌ها کمرنگن.
4. مقایسه خیلی بهتری بین برنامه‌ریزی و واقعی انجام می‌شه. وقتی میله‌های برنامه‌ریزی عقب‌تر و پهن‌تر باشن، خیلی خوب نشون می‌دن که حدودی برای واقعی هستن.
5. این نمودار کمی کمتر از نمودار قبلی جا می‌گیره.

تو این نمودار راهنما رو حذف کردم. معمولا راهنما رو جداگانه ارائه می‌کنم و توضیح بیشتری هم می‌دم. اینطوری محتوا از راهنمای شیوه نمایش (که ثابته) جدا می‌شه.

این نمودار اقتباسی نزدیک به Bullet Graph هست. از این نوع نمودار تو داشبوردهای اطلاعاتی زیاد استفاده می‌کنن و به خصوص جانشین انواع گیج‌ها و نمودارهای دایره‌ای می‌کننش، چون هم خواناتره و هم نسبت اطلاعات به فضای اشغال‌شدش خیلی بالاس. تو مطلب جداگانه‌ای شیوه ساخت این نوع نمودار رو تو اکسل توضیح می‌دم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

معیار پیشرفت برنامه‌ریزی شده و پیشرفت واقعی

یه نکته مهم دیگه اینه که به هیچ وجه قرار نیست معیاری که برای تعیین پیشرفت واقعی به کار می‌ره همون معیاری باشه که برای پیشرفت برنامه‌ریزی به کار می‌ره.

به عنوان مثال، برای کارهای طراحی معمولا معیار وزن‌دهی نفر-روزه. بعد از این‌که ضرایب وزنی وارد بشن، یا مقدارهای اولیه ارزش کسب شده که وابسته به هزینه و اون هم وابسته به نفر-روز هست وارد بشه، اجرا شروع می‌شه و باید پیشرفت واقعی رو ثبت کنیم.

بعضی‌ها اعتقاد دارن که چون معیار اولیه نفر-روز یا هزینه بوده، باید پیشرفت رو هم بر اساس مقدار کاری که روی فعالیت‌ها انجام شده یا هزینه متناظر با اون حساب کرد. این اصلا درست نیست، چون در چنین شرایطی دقیق نبودن برآورد اولیه یا کاهش راندمان کار، پیشرفت واقعی رو کاملا “غیر واقعی” می‌کنن.

مسئله اینه که این روش، می‌شه محاسبه ACWP و مقایسه اون با پیشرفت برنامه‌ریزی شده که به نوعی BCWS هست، فقط شاخص کارکرد رو نشون می‌ده، نه پیشرفت. چیزی که باید استفاده کنیم، BCWP هست، که واقعا پیشرفت رو نشون می‌ده. به عبارت دیگه اصلا قرار نیست که وقتی معیار پیشرفت نفر-روز هست، برای محاسبه پیشرفت نفر-روز واقعی رو با نفر-روز برنامه‌ریزی شده بسنجیم؛ در این حالت باید نفر-روز معادل با کاری که واقعا انجام شده رو بر مبنای برنامه‌ریزی محاسبه کنیم، و اون رو با برنامه‌ریزی مقایسه کنیم، یعنی همون BCWP.

برای این‌که بتونیم چنین کاری کنیم، باید معیارهایی برای درجات انجام واقعی کار داشته باشیم، که این خودش مشکلات زیادی داره. باز به نظر من بهترین چیز اینه که به جای این‌که از مسئول اون کار بپرسیم که چند درصد کار رو انجام داده، رویدادهایی برای این کار در نظر بگیریم. مثلا وقتی درفت نقشه‌ها برای کارفرما ارسال می‌شه یه درصدی، مثل 20٪ وارد کنیم، وقتی نقشه‌ها برای تایید ارسال می‌شن، 30٪، وقتی همه چیز تایید می‌شه و نقشه برای اجرا ابلاغ می‌شه، 80٪ و زمانی که از-بیلت تهیه می‌شه 100٪ رو وارد کنیم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

پیشرفت واقعی

قبل از این گفتم که به این نتیجه رسیدم که پیشرفت واقعی باید فقط در زمان پایان تکمیل شده وارد بشه. این حرف رو باید کمی اصلاح کنم.

باید پیشرفت‌های واقعی بر اساس اطلاعاتی واقعی که نوعی قطعیت داشته باشن وارد بشن. تکمیل فعالیت هم خودش چیزیه که ممکنه به اندازه کافی چنین خصوصیتی نداشته باشه (برخلاف انتظار). مثلا من خیلی دیدم که وقتی کاری از یه حدی بیشتر جلو می‌ره، سرپرست اون کار می‌گه که کار تموم شده. مدتی می‌گذره و گزارش کارهای انجام شده رو که دریافت می‌کنم، می‌بینم که توش فعالیت در اون قسمت هم ذکر شده. وقتی از سرپرست اون قسمت می‌پرسم که جریان چیه، می‌گه که فلان گوشه کار چنین مشکلی داشته و اون موقع انجام نشده بوده، ولی چون حجم خیلی کمی داشته، گفتم که کار تموم شده. بعدا می‌بینم که اون قسمت خیلی کوچیک باقی‌مونده چقدر مشکل ایجاد می‌کنه و چقدر کار می‌بره.

اگه بشه رویدادهایی برای پیشرفت فعالیت‌ها مشخص کرد خیلی خوبه. مثلا اگه یه کار بتن‌ریزی به آرماتوربندی، قالب‌بندی و بتن‌ریزی خرد نشده باشه، می‌شه رویدادی مثل تایید اردر بتن‌ریزی از طرف ناظر رو یه رویداد خیلی خوب در نظر گرفت و مثلا براش پیشرفت 75٪ در نظر گرفت.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
اشتراک مطالب سایت

با اشتراک در فرم زیر مطالب جدید برایتان ایمیل می‌شوند:

اشتراک مطالب در تلگرام