پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

نمایش اطلاعات 5

فرض کنین می‌خوایم اطلاعات پیشرفت دوره‌ای رو گزارش کنیم. من معمولا برای هر دوره سه عدد رو گزارش می‌کنم:
1. حد اول برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، انحراف‌ها افزوده یا کاسته نمی‌شن.
2. حد دوم برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، تمام انحراف‌های قبلی از بین می‌رن و واقعیت بر برنامه‌ریزی منطبق می‌شه.
3. آخری هم که قطعا پیشرفت واقعیه.

پس برای هر دوره سه عدد داریم. نمودار ساده‌ای که به طور پیش‌فرض با اکسل ترسیم می‌شه اینه:

این نمودار زیاد جالب نیست. میله‌ها خوانا نیستن و ماهیت خودشون رو به راحتی نشون نمی‌دن. من برای این کار این نوع نمودار رو ترجیح می‌دم:

حدهای اول و دوم با میله‌های پهنی که پشت قرار گرفتن مشخص می‌شن و مقدار واقعی با میله باریک‌تری که جلو قرار گرفته. این نمودار امتیازهای مختلفی داره:
1. میله‌های هر دوره کاملا در هم ادغام شدن و به طرز واضحی یک گروه رو تشکیل دادن.
2. تفاوت مقدارهای برنامه‌ریزی شده و واقعی خیلی واضحه.
3. رنگ‌ها با شهودِ مخاطب هماهنگ‌ترن. مقدار واقعی پررنگ‌ترین عنصره و برنامه‌ریزی‌ها کمرنگن.
4. مقایسه خیلی بهتری بین برنامه‌ریزی و واقعی انجام می‌شه. وقتی میله‌های برنامه‌ریزی عقب‌تر و پهن‌تر باشن، خیلی خوب نشون می‌دن که حدودی برای واقعی هستن.
5. این نمودار کمی کمتر از نمودار قبلی جا می‌گیره.

تو این نمودار راهنما رو حذف کردم. معمولا راهنما رو جداگانه ارائه می‌کنم و توضیح بیشتری هم می‌دم. اینطوری محتوا از راهنمای شیوه نمایش (که ثابته) جدا می‌شه.

این نمودار اقتباسی نزدیک به Bullet Graph هست. از این نوع نمودار تو داشبوردهای اطلاعاتی زیاد استفاده می‌کنن و به خصوص جانشین انواع گیج‌ها و نمودارهای دایره‌ای می‌کننش، چون هم خواناتره و هم نسبت اطلاعات به فضای اشغال‌شدش خیلی بالاس. تو مطلب جداگانه‌ای شیوه ساخت این نوع نمودار رو تو اکسل توضیح می‌دم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای ترکیبی

یه مقدار در مورد محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده مشکل وجود داره و می‌خوام تو این نوشته یه توضیح کوچیک در موردش بدم. در دو حالت با مقادیر برنامه‌ریزی شده پیشرفت سر و کار داریم:
1. مقدار تجمعی پیشرفت برنامه‌ریزی شده: وقتی می‌خوایم بگیم پروژه مثلا 45 درصد پیشرفت کرده،‌ در حالی که برنامه‌ریزی شده بوده که 50 درصد پیشرفت کنه. این حالت رو باید همونجوری که همه بلدن حساب کرد و می‌شه بعد از پایان برنامه‌ریزی مقادیر تجمعی پیشرفت برنامه‌ریزی شده رو تا پایان پروژه محاسبه کرد.
2. مقدار دوره‌ای پیشرفت برنامه‌ریزی شده: مثلا وقتی می‌خوایم بگیم این ماه 4 درصد پیشرفت کردیم، در حالی که برنامه‌ریزی شده بوده که 5 درصد پیشرفت کنیم.

خیلی‌ها دومی رو هم با روش اولی محاسبه می‌کنن،‌ ولی من اصلا با این کار موافق نیستم. مثلا فرض کنین سرعت کار حدودا نصف بوده و به جای این‌که حدود 90 درصد پیشرفت داشته باشیم، 45 درصد پیشرفت کردیم. تو این حالت اگه پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای رو از مقدارهایی ساده‌ای که برای مورد اول محاسبه کردیم به دست بیاریم، پیشرفت برنامه‌ریزی شده برای دوره‌ای در آینده پروژه که اتفاقا نزدیک به پایان پروژه هست و مقدارها هم افت کردن به دست میاد که هیچ معنایی نداره و بی دلیل وضع پروژه رو خوب نشون می‌ده.
یه مثال دیگه براتون می‌زنم. فرض کنین پروژه بلوک‌های مختلفی داره و می‌خواین اطلاعات پیشرفت اون‌ها رو به تفکیک ارائه کنین. یکی از بلوک‌ها تو برنامه تموم شده،‌ در حالی که در واقعیت تموم نشده. اگه از مقدارهای برنامه‌ریزی شده تجمعی برای محاسبه دوره‌ای استفاده کنیم که می‌دونین چه اتفاق بدی می‌افته.
راه حلی که من استفاده می‌کنم اینه که برنامه رو به‌روز می‌کنم تا تمام فعالیت‌هایی که قرار بوده انجام شده باشن و نشدن به ابتدای دوره منتقل بشن و پس‌نیازهاشون هم جابجا بشن و بعد پیشرفت‌ها رو به‌روز می‌کنم تا نشون بده که در پایان دوره باید چقدر پیشرفت کرده باشیم. تفاضل این دوتا می‌شه پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای و برای این‌که با تفاضل‌های مورد اول اشتباه نشه، بهش می‌گم پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای ترکیبی.
مقدارهای برنامه‌ریزی شده دوره‌ای ترکیبی رو باید دوره به دوره حساب کرد، چون وابسته به مقادیر واقعی و نمی‌شه اون‌ها رو مثل نوع غیر ترکیبی یکجا محاسبه کرد. این مقدار به ما نشون می‌ده که با وضعیت فعلی، برنامه چه چیزی رو حکم می‌کنه.
پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای ترکیبی، تاخیرها رو جبران نمی‌کنه. برای همین گاهی اوقات یه مقدار دیگه به اسم پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای ترکیبی جبرانی هم محاسبه می‌کنم که مقداری رو نشون می‌ده (به طور تقریبی) که اگه به اون اندازه پیشرفت کرده باشیم، علاوه بر این‌که کارهای برنامه‌ریزی اولیه رو انجام دادیم، یه سهمی از تاخیرها رو هم جبران کردیم. برای این‌که این رو حساب کنم، به طور سر انگشتی مدت دوره رو به جای مدت واقعی دوره، مقدار بیشتری می‌گیرم که با تناسب از مقدار اولیه پیمان و مقدار تاخیری که برنامه گزارش می‌کنه به دست میاد.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

معیار پیشرفت برنامه‌ریزی شده و پیشرفت واقعی

یه نکته مهم دیگه اینه که به هیچ وجه قرار نیست معیاری که برای تعیین پیشرفت واقعی به کار می‌ره همون معیاری باشه که برای پیشرفت برنامه‌ریزی به کار می‌ره.

به عنوان مثال، برای کارهای طراحی معمولا معیار وزن‌دهی نفر-روزه. بعد از این‌که ضرایب وزنی وارد بشن، یا مقدارهای اولیه ارزش کسب شده که وابسته به هزینه و اون هم وابسته به نفر-روز هست وارد بشه، اجرا شروع می‌شه و باید پیشرفت واقعی رو ثبت کنیم.

بعضی‌ها اعتقاد دارن که چون معیار اولیه نفر-روز یا هزینه بوده، باید پیشرفت رو هم بر اساس مقدار کاری که روی فعالیت‌ها انجام شده یا هزینه متناظر با اون حساب کرد. این اصلا درست نیست، چون در چنین شرایطی دقیق نبودن برآورد اولیه یا کاهش راندمان کار، پیشرفت واقعی رو کاملا “غیر واقعی” می‌کنن.

مسئله اینه که این روش، می‌شه محاسبه ACWP و مقایسه اون با پیشرفت برنامه‌ریزی شده که به نوعی BCWS هست، فقط شاخص کارکرد رو نشون می‌ده، نه پیشرفت. چیزی که باید استفاده کنیم، BCWP هست، که واقعا پیشرفت رو نشون می‌ده. به عبارت دیگه اصلا قرار نیست که وقتی معیار پیشرفت نفر-روز هست، برای محاسبه پیشرفت نفر-روز واقعی رو با نفر-روز برنامه‌ریزی شده بسنجیم؛ در این حالت باید نفر-روز معادل با کاری که واقعا انجام شده رو بر مبنای برنامه‌ریزی محاسبه کنیم، و اون رو با برنامه‌ریزی مقایسه کنیم، یعنی همون BCWP.

برای این‌که بتونیم چنین کاری کنیم، باید معیارهایی برای درجات انجام واقعی کار داشته باشیم، که این خودش مشکلات زیادی داره. باز به نظر من بهترین چیز اینه که به جای این‌که از مسئول اون کار بپرسیم که چند درصد کار رو انجام داده، رویدادهایی برای این کار در نظر بگیریم. مثلا وقتی درفت نقشه‌ها برای کارفرما ارسال می‌شه یه درصدی، مثل 20٪ وارد کنیم، وقتی نقشه‌ها برای تایید ارسال می‌شن، 30٪، وقتی همه چیز تایید می‌شه و نقشه برای اجرا ابلاغ می‌شه، 80٪ و زمانی که از-بیلت تهیه می‌شه 100٪ رو وارد کنیم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
اشتراک مطالب سایت

با اشتراک در فرم زیر مطالب جدید برایتان ایمیل می‌شوند:

اشتراک مطالب در تلگرام