پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

وزن فیزیکی در پروژه‌های EPC

یه سوال رایج اینه که وزن‌های فیزیکی رو تو پروژه‌های EPC چطوری باید تنظیم کنیم. سعی می‌کنم تو این مطلب جواب کاملی به این موضوع بدم.

ساختار شکست کار پروژه‌های EPC

قبل از این‌که در مورد وزن‌بندی صحبت کنیم می‌خوام کمی در مورد ساختار شکست کار این نوع پروژه‌ها بگم. معمولا اولین سطح ساختار شکست این نوع پروژه‌ها E (مهندسی)، P (تدارکات) و C (اجرا) هست؛ ولی این شکست زیاد مناسب نیست.

یادتون که دو معیار تدوین ساختار شکست چیه؟

  1. ساختار شکست کار باید مبتنی بر تحویل‌شدنی‌ها باشه، باید محصول محور باشه، نه این‌که توش صرفا فعالیت‌ها رو دسته‌بندی کنیم. در واقع ساختار شکست برای دسته‌بندی فعالیت‌ها نیست، یه ساختاره که گستره پروژه رو نشون می‌ده و اگه بخوایم اصولی کار کنیم، بعد از این‌که ساختار شکست کار تهیه بشه فکر می‌کنیم و هرکدوم از بسته‌های کاری (عناصر پایین‌ترین سطح ساختار شکست کار) رو به فعالیت‌هایی که برای تولید اون محصول لازمه خرد می‌کنیم.
  2. باید قاعده ۱۰۰ درصد رو هم رعایت کرده باشه که به موضوع فعلیمون ارتباط زیادی نداره. اگه علاقه‌مند بودین می‌تونین به ایبوک راهنمای تدوین ساختار شکست کار مراجعه کنین.

 

بنابر این به نظر من ساختار شکست کار مناسب‌تر برای یه پروژه EPC که مثلا از نوع کارخونه فرآوری باشه یه همچین چیزیه:

  • سطح اول: واحدهای کارخونه، مثلا سنگ شکن، تغلیظ و …
  • سطح دوم: ماشین آلاتی که تو هرکدوم از اون واحدها داریم و همینطور چیزهای دیگه مثل خود ساختمون یا سوله
  • سطح سوم: عناصر که برای هرکدوم از ماشین آلات لازمه، مثلا طراحی، تامین، اجرای فونداسیون، نصب و راه‌اندازی سرد

 

البته شکی نیست که در کنار همه این‌ها باید جایی هم برای طراحی پایه، راه‌اندازی گرم، تجهیز کارگاه و امثال اون‌ها هم در نظر بگیرین.

در هر حال می‌تونین در کنار ساختار شکست کار، ساختارهای ثانویه‌ای هم داشته باشین و تو این حالت خیلی خوبه که یه فیلد داشته باشین که نشون بده هرکدوم از فعالیت‌ها چه جنسی دارن (E یا P یا C).

وزن‌دهی به فعالیت‌های پروژه‌های EPC

گذشته از این‌که ساختار شکست کار پروژه چطوری باشه، برای تعیین وزن‌های فیزیکی بهتره که از ساختار ثانویه‌ای که فعالیت‌ها رو بر اساس جنسشون به E و P و C تقسیم می‌کنه استفاده کنیم، چون فعالیت‌هایی که تو این دسته‌بندی تو گروه یکسانی قرار داشته باشن طبیعت مشابهی دارن و نسبت وزن‌های فیزیکی‌شون می‌تونه ثابت باشه. مثلا تمام فعالیت‌های مهندسی به نوعی بر اساس نفر-ساعت «نسبت به همدیگه» وزن می‌گیرن و تمام فعالیت‌های تدارکاتی بر اساس هزینه.

پیشنهاد من اینه که چنین روندی رو استفاده کنین:

  1. تو قراردادتون احتمالا یه ساختار شکست هزینه دارین. همون ساختار رو به عنوان یه ساختار شکست ثانویه تو برنامه بازسازی کنین، یعنی مشخص کنین که هر فعالیت متعلق به چه قسمتیشه. اگه لازم بدونین می‌تونین حتی تعدادی سطح به پایین سطوح قراردادی ساختار شکست هزینه هم اضافه کنین، هیچ اشکالی نداره (گاهی حتی لازمه). فراموش نکنین که بخش‌های بالایی ساختار شکست هزینه، یعنی تا اون‌جایی که تو قرارداد وجود داره، باید دقیقا طبق قرارداد باشه.
  2. احتمالا ساختار شکست هزینه قراردادتون به اندازه کافی خرد نیست و در هر حال برای صورت وضعیت‌هاتون نیاز به ساختاری کاملا خرد دارین. پس برنامه رو می‌بریم تو اون ساختار و با مشورت همکارامون هزینه‌های پایین‌ترین سطح ساختار شکست هزینه قرارداد رو بین عناصر زیرمجموعه‌شون خرد می‌کنیم. می‌تونین این مقادیر رو تو یه فیلد اختصاصی که از نوع هزینه هست ذخیره کنین. در هر حال فراموش نکنین که وقتی هزینه فعالیت‌ها خلاصه‌سازی می‌شه و می‌رسه به سطوح بالاتر، یعنی همون سطوح ساختار شکست هزینه موجود تو قرارداد، مقادیر حتی یک ریال (یا سنت!) هم نباید با قرارداد فرق کنه. اگه قراردادتون هم بخش ریالی داره و هم ارزی، اون‌ها رو تو دو فیلد جداگانه نگه دارین.
  3. حالا این برنامه رو همراه با هزینه‌های خرد شده می‌فرستین برای کارفرما و مشاور که بررسی و تایید کنن. بعد از این‌که تاییدشون رو بگیرین می‌ریم بخش بعد.
  4. حالا تو برنامه هزینه‌ها رو داریم و می‌خوایم ضرایب وزنی فیزیکی رو بسازیم. هم می‌تونین از خود هزینه‌ها به عنوان ضریب وزنی استفاده کنین (اگه خودتون علاقه‌مند باشین و مشاور و کارفرما هم بپذیرن) و هم می‌تونین اون‌ها رو تغییر بدین. اگه تغییر ندین بخش‌های تدارکاتی خیلی پیشرفت رو تحت تاثیر قرار می‌دن و به همین خاطره که خیلی‌ها تو ایران علاقه‌ای به این کار ندارن. اگه می‌خواین تغییر بدین به نظر من این‌طوری پیش برین: وزن ریالی E و P و C چقدره؟ مثلا به ترتیب ۵، ۸۵ و ۱۰. حالا با مشورت با مشاور و کارفرما مقدار دیگه‌ای برای این سه بخش توافق کنین؛ مثلا ۱۵، ۶۵ و ۲۰. حالا با یه ضرب و تقسیم ساده وزن فعالیت‌های هر بخش رو بر اساس هزینه تعیین کنین: تو این مثال وزن هر فعالیت مهندسی ۳ برابر وزن ریالیش، وزن هر فعالیت تدارکاتی حدودا ۰/۷۶ وزن ریالیش و وزن هر فعالیت اجرایی دو برابر وزن ریالیش می‌شه. وزن‌ها رو تو فیلد دلخواه وارد کنین و سیستم محاسبه پیشرفتتون رو شکل بدین (پیشنهاد من اینه که از فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده استفاده بشه). اگه قراردادتون دو بخش ریالی و ارزی داره، فیلد سومی بسازین که اون دوتا رو با یه نرخ تبدیل مناسب ترکیب کنه و محاسبات رو روی اون فیلد انجام بدین.
  5. برای تعیین پیشرفت هر نوع فعالیت هم روشی رو تعیین کنین و به تایید برسونین؛ مثلا برای فعالیت‌های مهندسی و تدارکاتی از پیشرفت‌های پله‌ای و برای فعالیت‌های اجرایی از پیشرفت پیوسته استفاده کنین.
نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

اصلاح اشتباه های مقادیر واقعی

یه فعالیتی دارین که دوره قبل پیشرفتش ۶۰ درصد گزارش شده بوده و این دوره به جای این‌که بیشتر بشه یا حداقل ثابت بمونه، به شما ۲۰ درصد اعلامش می‌کنن و وقتی که می‌پرسین بهتون می‌گن که دفعه قبل اشتباه شده بوده.

حالا باید چیکار کرد؟

تو این وضعیت باید:

  • برای دوره جاری از مقدار اصلاح شده استفاده کنین
  • بعد هم برگردین و پیشرفت واقعی دوره‌های قبل رو هم بر اساس مقدارهای اصلاح شده دوباره محاسبه کنین و جانشین مقدارهایی کنین که قبلا تو دیتابیس ذخیره کرده بودین (باید با کسایی که مقدارهای واقعی رو بهتون می‌دن صحبت کنین و ببینین که پیشرفت اون دوره قبل چقدر بوده، مثلا ۱۵ درصد دوره قبل، ۵ درصد دوره قبلش، و صفر هم قبل از اون‌ها).
  • توی گزارشتون این ماجرا رو توضیح بدین که مقدارهای واقعی دوره‌های قبل اشتباه بودن و تو این دوره اصلاح شدن، از فلان مقدار به بهمان مقدار رسیدن.

 

اگه مقدارهای واقعی دوره‌های قبل رو اصلاح نکنین هم نمودارهای پیشرفتتون درست نخواهند بود و هم مقدار پیشرفت واقعی دوره‌ای برای دوره جاری کمتر از واقعیت می‌شه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

Schedule % Complete در پریماورا

دارم به سفارش سایت plannertuts قسمتی از مطالب کتاب ساختار مقادیر پیشرفت در Primavera P6 رو براشون تدوین می‌کنم.

اولین مطلب درباره فیلد Schedule % Complete هست و اون رو به طور کامل و همراه با تمام جزئیات توضیح می‌ده. اگه این موضوع براتون جالب باشه احتمال می‌دم که این مطلب براتون مفید باشه.

05

می‌تونین مطلب رو تو این آدرس مطالعه کنین. البته فعلا قسمت اولش منتشر شده و مثال‌ها تو مطلب جداگانه‌ای به زودی منتشر خواهند شد.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

انتشار کتاب راهنمای تدوین گزارشهای پیشرفت

کتاب الکترونیکی جدیدم، راهنمای تدوین گزارش‌های پیشرفت پروژه منتشر شد.

image

تو این کتاب ۲۱ نوع از رایج‌ترین محتوایی که تو گزارش‌های پیشرفت پروژه کاربرد داره معرفی شده، برای هرکدوم یک یا چند شیوه ارائه پیشنهاد شده و در نهایت به اینجا ختم می‌شه که با انتخاب انواع محتوا و شیوه نمایش، گزارش یا گزارش‌های پیشرفت پروژه رو تهیه کنیم.

کتاب پیوستی هم داره که تکنیک‌های پیشرفته ترسیم نمودار رو تو اکسل توضیح می‌ده.

 

این هم فهرست مطالب کتاب:

 

  • مقدمه
    • گستره کتاب
    • منابع برای مطالعه بیشتر
    • ساختار مفهومی کتاب
  • فصل ۱: اطلاعات ایستا
    • مشخصات مدیریتی پروژه
    • مشخصات فنی پروژه
    • تاریخچه پروژه
  • فصل ۲: اطلاعات پویای شناسنامه‌ای
    • شناسنامه گزارش
    • فهرست مطالب
  • فصل ۳: اطلاعات پویای آماری
    • وضعیت آب و هوا
    • آمار منابع انسانی
    • آمار مصالح ورودی
    • آمار تجهیزات و ماشین آلات
    • عکس‌های پروژه
  • فصل ۴: اطلاعات پویای تحلیلی
    • پیشرفت فیزیکی تجمعی
    • پیشرفت فیزیکی دوره‌ای
    • پیشرفت مالی
    • تاخیر در مسیر بحرانی
    • تاخیر بر اساس تحلیل زمان کسب شده
    • شاخص تبعیت زمان‌بندی
    • تایم‌لاین پروژه
    • لیست مشکلات و راه حل‌ها
    • لیست فعالیت‌های بحرانی
  • فصل ۵: اطلاعات پویای صفحه پرکن
    • برنامه زمان‌بندی
    • لیست مکاتبات، نقشه‌ها و ...
  • فصل ۶: تدوین، قالب‌بندی و ارائه گزارش‌ها
    • تدوین گزارش‌ها
    • دوره گزارش‌دهی
    • تدوین گزارش در شرکت‌های مشاور
    • قالب‌بندی گزارش
  • پیوست ۱: مروری بر ساخت نمودار در اکسل
    • نمودارهای ترکیبی
    • نمودارهای دایره‌ای
    • نمودارهای گلوله‌ای
    • Sparklineها
    • خط‌چین کردن بخش‌هایی از مقادیر
    • نمودارهای گروهی
    • تایم‌لاین
    • برچسب‌های چند سطحی برای محورها
    • درج پس‌زمینه‌های پویا برای نمودارها
    • نمودارهای سه‌بعدی
    • ترکیب جدول و نمودار
    • خودکار کردن مقادیر
    • قالب‌بندی جداول
نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش پیشرفت در جدول گانت پراجکت

چند وقت پیش یه ایده‌ای به ذهنم رسید و بعد از پیاده‌سازیش کاملا راضی بودم. محصولش اینه:

image

این یه فیلد اختصاصیه که پیشرفت فعالیت‌ها رو به صورت تصویری نشون می‌ده.

شاید تعجب کنین که چطوری می‌شه تو یه فیلد اختصاصی تصویری به جز آیکن‌های از پیش تعریف شده پراجکت نشون داد. این روش خیلی قدیمیه و زمان داس برای نشون دادن گرافیک‌های ساده استفاده می‌کردیم. این نمودارها با دو کارکتر █ و ░ ترسیم شدن. فرمول اینه:

image

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

ارائه یا تکمیل طراحی؟

تو مطلبی با عنوان روش مناسب برای ارزیابی پیشرفت پروژه درباره امتیازهای روش تعیین پیشرفت مایل‌ستونی در خدمات طراحی و کارهای مشابه اون گفتم و توضیح مختصری هم دادم که باید چطوری تو نرم‌افزار پیاده‌سازی بشه.

نکته‌ای این وسط باید توضیح داده می‌شد که نگفتم. خیلی وقت‌ها مایل‌ستون‌های طراحی چیزی شبیه این تنظیم می‌شن:

    1. تکمیل طراحی: 70٪
    2. تایید: 90٪
    3. تصویب: 100٪

 

یعنی وقتی مثلا مشاور طراح یه نقشه‌ای رو تموم می‌کنه و ارائه می‌کنه پیشرفتش می‌شه 70٪ (قبلش صفر بوده)، وقتی مشاور مادر تاییدش می‌کنه می‌شه 90٪ و وقتی کارفرما تصویبش می‌کنه می‌شه 100٪.

نکته‌ای که وجود داره اینه که خیلی‌ها مایل‌ستون اول رو "ارائه" در نظر می‌گیرن و این کاملا اشتباهه. این اشتباه باعث می‌شه که خیلی طراح‌ها سواستفاده کنن و طرح‌هایی کاملا ناقص رو "ارائه" کنن تا پیشرفتشون بشه 70٪ و بعد زمان خیلی زیادی صرف تکمیل واقعی و رفع اشکال و در نهایت تاییدش بشه و بعد بشه 90٪. تو این حالت هم ارزیابیمون دچار مشکل شده و هم روند بررسی و رفع اشکال طرح. پس باید جلوی چنین مشکلی رو بگیریم.

راه حل اینه که مایل‌ستون اول به جای "ارائه"، "تکمیل"‌باشه. وقتی طراح سندی رو ارائه می‌کنه، مشاور مادر اون رو خیلی سریع و کلان مرور می‌کنه و اگه از نظر گستره (اسکوپ) مشکلی نداشت، "می‌پذیره" که کار کامل شده، هرچند که ممکنه درست نباشه. تو این زمانه که پیشرفت می‌شه 70٪ (البته در نظر داشته باشین که همه این اعداد مثال هستن و می‌تونن مقدارهای دیگه‌ای باشن). بعد از این‌که سند پذیرفته شد، بررسی دقیقش شروع می‌شه و اگه اصلاحاتی لازم داشت اعلام می‌شه و در نهایت بعد از این‌که همه چیزش "درست" (صحیح) شد، تایید می‌شه و پیشرفت می‌رسه به 70٪.

باز هم تاکید می‌کنم که بهتره تمام این مسایل تو قرارداد هم ذکر بشه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

روش مناسب برای ارزیابی پیشرفت طراحی

تو خیلی از پروژه‌ها علاوه بر اجرا، طراحی هم داریم. اشتباه رایج اینه که پیشرفت طراحی رو هم مثل اجرا تعیین می‌کنیم. مثلا می‌گیم که نقشه‌های سیستم اعلان حریق فلان ساختمون ماه پیش 32٪ بوده و این ماه شده 58٪.

این روش به دو دلیل درست نیست:

  1. تعیین پیشرفت واقعی طراحی عینی نیست. چطوری می‌خوایم بگیم که 58 درصد کار انجام شده؟ مثلا تعداد ساعت‌های کاری که روش انجام شده رو به برآورد اولیه تقسیم کنیم؟ بعیده برآورد اولیه کاملا درست باشه. چیکار می‌کنیم؟ عملا شهودی می‌شه. ولی پیشرفت کارهای اجرایی اینطوری نیست. مثلا پیشرفت ساخت یه دیوار رو وقتی می‌خوایم تعیین کنیم خیلی راحت مقدار ساخته شده‌ش رو به کل مقدارش تقسیم می‌کنیم و این کل مقدار کاملا مشخصه.
  2. نتایج طراحی معمولا پیش از تکمیل کاملا در دسترس مشاور مادر و کارفرما قرار نمی‌گیره و اون‌ها پیش از تکمیل نمی‌تونن دقیقا بدونن که چقدر کار انجام شده. این هم باز با دیوارکشی فرق می‌کنه، چون وقتی پیمانکار داره یه دیوار رو می‌سازه هرکسی می‌تونه بره، اون رو ببینه و بفهمه که چقدر کار انجام شده.

 

نتیجه هم اینه که پیمانکار یا مشاور طراح، مشاور مادر و کارفرما دایما در مورد درصدهای پیشرفت اختلاف نظر خواهند داشت.

به خاطر تمام این مسایله که معمولا تو همه جای دنیا پیشرفت طراحی رو مثل کارهای اجرایی ارزیابی نمی‌کنن. امیدوارم متوجه شده باشین که منظورم مشخص کردن پیشرفت فعالیت‌هاس، نه پیشرفت عناصر ساختار شکست کار (خلاصه فعالیت‌ها) که وابسته به ضرایب وزنی می‌شه.

توصیه می‌شه که پیشرفت کارهای طراحی مایل‌ستونی مشخص بشه (تو پم‌باک هم هست). اول باید تعدادی مایل‌ستون برای پیشرفت مشخص کنیم. مثلا این‌که پیشرفت طراحی صفر باقی می‌مونه، بعد از این‌که تکمیل شد می‌شه 70٪، بعد از این‌که تایید شد می‌شه 90٪ و بعد از تصویب می‌رسه به 100٪. به جای این‌ها مقادیر دیگه‌ای هم می‌شه استفاده کرد و حتی می‌شه تعداد مایل‌ستون‌ها رو هم کم و زیاد کرد. فقط یادتون باشه که تو تنظیم مایل‌ستون‌ها باید یه نکته رو در نظر داشته باشیم: هر مایل‌ستون باید متناظر با یه رویداد عینی و قابل ارزیابی باشه. تکمیل (همراه با ارائه)، تایید و تصویب همگی رویدادهایی رسمی و مشخص هستن.

 

یه نکته خیلی مهم رو هم باید رعایت کنین که متاسفانه خیلی جاها در نظر نمی‌گیرنش. وقتی قراره پیشرفت یه قسمتی از برنامه مایل‌ستونی باشه، باید مقدارهای برنامه‌ریزی شده‌ش هم مایل‌ستونی باشن. اگه اینطور نباشه مثلا یه جا گزارش می‌گیریم که پیشرفت برنامه‌ریزی شده یه فعالیت 36٪ هست و مقدار واقعی صفر. چرا؟ اگه با یه معیار هر دو پیشرفت رو محاسبه کنیم ممکنه پیشرفت واقعی بیشتر از 36٪ هم باشه، ولی چون هنوز تحویل نشده صفر در نظر گرفته می‌شه. تو این حالت عقب‌افتادگی نشون داده می‌شه و این اصلا درست نیست. پس باید در زمان برنامه‌ریزی فکری هم برای این ماجرا بکنیم.

 

حالا درباره این صحبت می‌کنیم که چطوری می‌شه این سیستم رو تو نرم‌افزار پیاده کرد. ممکنه خیلی از شماها به stepهای پیشرفت پریماورا فکر کنین. این stepها حالتی شبیه پیشرفت مایل‌ستونی دارن، ولی اصلا برای این کار نیستن. دلیلش هم اینه که شما مثلا می‌تونین سه‌تا step برای یه فعالیت طراحی کنین و باهاش اون سه‌تا مایل‌ستونی که مثال زدم رو پیاده‌سازی کنین. ولی هیچ جا مشخص نمی‌شه که این stepها از نظر زمانی چه حالتی دارن و پیشرفت برنامه‌ریزی شده هم مثل همیشه خطی محاسبه می‌شه. پس این رو می‌ذاریم کنار.

ادامه توضیح‌هایی که می‌دم تو پراجکت و پریماورا یکسان هستن. کاری که باید بکنیم ساده‌س، هر آیتم طراحی که قبلا یه فعالیت بود رو باید خرد کنیم به تعدادی فعالیت (یا مایل‌ستون). این حالت اولیه برنامه‌س:

image

حالا اون رو به همچین چیزی تبدیل می‌کنیم:

image

حالا موقع مشخص کردن ضرایب وزنی باید مراقب این فعالیت‌های جدید باشیم. اگه اون سیستمی که مثال زدم، یعنی 70٪ تکمیل، 90٪ تایید و 100٪ تصویب رو در نظر بگیریم، باید وزن هر آیتم رو به این صورت بین زیرمجموعه‌هاش تقسیم کنیم:

  • انجام طراحی: صفر
  • تکمیل: 70٪ وزن آیتم مادر
  • تایید: 20٪ وزن آیتم مادر (مجموع تا این مرحله می‌شه 90٪)
  • تصویب: 10٪ وزن آیتم مادر (مجموع تا پایان این مرحله می‌شه 100٪)

 

حالا برنامه‌مون کامل شده و پیشرفت‌های برنامه‌ریزی شده‌ش هم مطابق با سیستم مایل‌ستونی هست.

اگه چنین کاری رو کردین، می‌تونین یه کار خیلی خوب هم بکنین. هرکدوم از مراحل تکمیل (ارائه)، تایید و تصویب حداقل یه نامه هم دارن که مرجعش می‌شه. شماره نامه‌ها رو هم تو یه فیلد برای هر ردیف ذخیره کنین، یه روزی به دردتون می‌خوره.

آخرین نکته اینه که اگه مشاور مادر یا کارفرما هستین و قصد دارین برای قراردادهای بعدیتون از این سیستم استفاده کنین، حتما اون رو تو قرارداد قید کنین. اینطوری کارتون راحت‌تر پیش می‌ره.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

محاسبه پیشرفت فیزیکی با فیلدهای اختصاصی پراجکت

جدیدا دو شرکت مختلف به من برنامه‌هایی داده بودن که پیشرفت‌های فیزیکیشون با فیلدهای اختصاصی محاسبه می‌شد و هردو شرکت روش خیلی بدی رو انتخاب کرده بودن. من قبلا ندیده بودم که محاسبات برنامه رو به این ترتیب انجام بدن و الان که تو این فاصله زمانی کوتاه دو بار چنین چیزی رو دیدم واقعا نگران شدم و باعث شد که این مطلب رو بنویسم.

برنامه‌هایی که می‌گم یه فیلد اختصاصی دارن برای ضرایب وزنی. یه فیلد اختصاصی دارن برای این‌که پیشرفت واقعی فعالیت‌ها رو دریافت کنه و یه فیلد اختصاصی دیگه برای این‌که پیشرفت فیزیکی تمام آیتم‌ها رو ارائه کنه.

مشکل این روش اینه که اطلاعات پیشرفت فقط تو فیلدهای اختصاصی باقی می‌مونن و به هیچ وجه تو برنامه عملیاتی نمی‌شن. این حالت هیچ فرقی با این نمی‌کنه که یه لیست از فعالیت‌ها تو اکسل داشته باشین و پیشرفت‌ها رو همونجا وارد کنین و نتیجه بگیرین. به نظر شما این درسته؟

تو این حالت نه می‌شه تاخیر CPM رو محاسبه کرد، نه می‌شه پیشرفت‌های برنامه‌ریزی شده دوره‌ای ترکیبی رو به دست آورد، نه می‌شه لیست فعالیت‌های دوره بعد رو به راحتی به دست آورد، نه می‌شه محاسبات ارزش کسب شده و زمان کسب شده رو به دست آورد، نه می‌شه تاریخ پایان تخمینی پروژه رو حساب کرد، نه می‌شه شاخص‌های عملکرد زمانی رو به دست آورد و … فقط می‌شه پیشرفت واقعی تجمعی، پیشرفت واقعی دوره‌ای، پیشرفت برنامه‌ریزی شده تجمعی و نسخه نامناسبی از پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای رو محاسبه کرد؛ این شاخص‌ها برای ارزیابی عملکرد پروژه اصلا کافی نیستن.

روش درست برای محاسبه اینه که پیشرفت واقعی فعالیت‌ها رو در فیلد %Complete وارد کنین و پیشرفت فیزیکی واقعی آیتم‌ها رو تو فیلدهای اختصاصی به دست بیارین.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

تحلیل پیشرفت

خیلی وقتا وضعیت پروژه رو اونطوری تعبیر می‌کنیم که دلمون می‌خواد، یا اونطوری که به نظر میاد، نه اونطوری که هست. این نمودار رو ببینین:

image

فرض کنین این نمودار رو جلسه‌ای ارائه شده. حالا قطعا کسایی پیدا می‌شن (عمدتا تو تشکیلات پیمانکار) که بگن "به به، این دو ماه اخیر پیشرفت پیمانکار خیلی بیشتر شده، نشون می‌ده که وضعشون داره بهتر می‌شه".

نظرتون چیه؟

یه بار باید برگردیم عقب. پیشرفت واقعی از کجا اومده؟

یه عددیه که کاملا وابستس به ضرایب وزنی. حالا اگه الان نوبت اجرا به فعالیت‌هایی رسیده باشه که ضریب وزنیاشون خیلی بالا باشه و زمان اجراشون کوتاه، پیشرفت فیزیکی یه دفعه‌ای رشد می‌کنه.

حالا الان باید چیکار کنیم؟

خوب قطعا می‌شه رفت لیست فعالیت‌ها و ضرایبشون و پیشرفتاشون رو نگاه کرد و دید که پیشرفت از کجا اومده. ولی قبل اون خیلی کارهای دیگه هم می‌شه با همین یه دونه نمودار کرد. به خصوص که ممکنه تو جلسه به اطلاعات تفصیلی دسترسی نداشته باشیم. اولیش اینه که نمودار پیشرفت برنامه‌ریزی شده رو نگاه کنیم. برای اون چه اتفاقی افتاده؟ با یه شیبی جلو رفته، بعد یه دفعه‌ای شیبش زیاد شده. این اتفاق به احتمال زیاد به این معنیه که فعالیت‌هایی با وزن زیاد و تو زمان کم تو اون موقع بودن. ممکنه الان تو واقعیت هم به همون حد رسیده باشیم؟

بیاین یه کم نمودار رو خط خطی کنیم:

image

دوتا خط کشیدم، یکی از نقطه عطف به سمت چپ (سبز) و یکی دیگه از آخرین پیشرفت واقعی به سمت چپ (نارنجی). از محل برخورد هر خط با هر نمودار هم فلشی همرنگ خودش کشیدم آوردم پایین.

نقطه عطف واقعی ماه 9 بوده و برنامه‌ریزی شده ماه 5. اینا هردو حدود 25٪ پیشرفت هستن. یعنی برنامه‌ریزی وقتی به 25٪ رسیده، یه دفعه‌ای شدت گرفته. واقعی هم وقتی به 25٪ رسیده شدت گرفته. پس به احتمال زیاد ماجرا به همون ضرایب وزنی بالای کارهای کوتاه برمی‌گرده.

تو ماه 9 کاری رو انجام دادیم که قرار بوده ماه 5 انجام بشه. پس SPIt پروژه در اون تاریخ می‌شه 56٪ (حاصل تقسیم این دوتا). وقتی کار 5 ماهه رو تو 9 ماه انجام دادیم، احتمالا کل کار که 12 ماه بوده رو هم تو 21 ماه انجام می‌دیم (نسبت بین اعدادی که گفتم، یا 12 تقسیم بر SPIt).

حالا ماه 11 اوضاع چطوره؟ تو ماه 11 کاری رو انجام دادیم که حدودا لازم بوده بعد از 6.5 ماه انجام بدیم. پس SPIt می‌شه 59٪. مدت احتمالی پروژه هم با این مقدار می‌شه 20 ماه.

همونطوری که دیدین وضعیتی که تو این دوتا تاریخ برآورد می‌شه تفاوت چندانی با هم ندارن. SPIt از 56٪ رسیده به 59٪، که بهتره، ولی خیلی جزئی. مدت احتمالی پایان هم از 21 ماه رسیده به 20 ماه، که باز تفاوت زیادی نیست (می‌شه حدود 5٪ مدت زمان تخمینی).

پس، با وجود این‌که به نظر میاد وضع پروژه بهتر شده، بهتر نشده.

البته برای این‌که وضعیت دقیق رو متوجه بشیم باید به برنامه هم مراجعه کنیم. چیزی که اینجا مثال زدم فقط یه حدسه. مثلا یه دلیل دیگه می‌تونه افزایش جبهه‌های کاری یا الزامِ کاری باشه. یعنی مثلا قبلا 100 نفر تو کارگاه کار می‌کردن، و این مقدار 80 نفر کمتر از مقدار لازم بوده. بعد از یه مدتی الزام کارگاه طوری شده که می‌بایست 100 نفر دیگه به نیروهای کاری اضافه بشه، ولی فقط 40 نفر اضافه کردن. با این‌که 40 نفر اضافه کردن، کمبود نیرو از 80 نفر رسیده به 140 نفر. ظاهرش خوبه، ولی وقتی مقایسه می‌کنیم خوب نیست.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

تعداد ارقام اعشار در پراجکت

چطوری می‌شه درصد پیشرفت رو با دو رقم اعشار نشون داد؟

این سوال و سوال‌های شبیه اون زیاد مطرح می‌شه. جواب همه اون‌ها مشابهه و چیزیه که می‌خوام توضیح بدم. البته من توضیحات رو درباره Complete % می‌دم، ولی مطمئنم که خودتون می‌تونین اون رو به بقیه هم ربط بدین؛ به خصوص به Work Complete %.

اعشاری که لازم دارین وجود داره، ولی Complete % نشونش نمی‌ده. این فیلد رو طوری طراحی کردن که مقادیر رو گرد شده نشون بده تا خوانایی بیشتر باشه. فکر درستی هم هست، ولی خوب من هم قبول دارم که بعضی‌ها نیازهایی دارن که باعث می‌شه نیاز به اعشار هم داشته باشن.

این برنامه مثالمون:

image

الان اگه به t1 پیشرفت 15٪ بدیم، s1 باید چه مقداری داشته باشه؟

می‌دونین که Complete % پیشرفت فعالیت‌ها رو با وزن Duration ترکیب می‌کنه و به وزن خلاصه فعالیت‌ها می‌رسه. تو این مثال t1 نصف وزن رو داره و در نتیجه پیشرفت 15٪ اون باعث 7.5٪ پیشرفت خلاصه فعالیت مادرش می‌شه:

image

ولی Complete % اون رو گرد کرده و شده 8٪. حالا می‌خوایم همین مقدار رو با دو رقم اعشار به دست بیاریم. راه اینه که یه فیلد اختصاصی بسازیم که مقدار پیشرفت زمانی رو با همون روشی که پراجکت حساب می‌کنه حساب کنه و اون رو با قالب‌بندی ما نشون بده.

پیشرفت زمانی حاصل تقسیم Actual Duration بر Duration هست. پس فیلدی، مثلا از نوع Number برای این کار می‌سازیم:

image

مقدار رو در 100 هم ضرب کردم که جالب‌تر دیده بشه.

این فرمول برای تعیین مقدار فیلد تو فعالیت‌ها به کار می‌ره. باید تو کادر محاوره Custom Fields تعیین کنین که مقدار خلاصه فعالیت‌ها هم با همین فرمول محاسبه بشه؛ یعنی گزینه Use Formula.

image

و این می‌شه محصول کار:

image

به نظر خوب میاد. حالا بیاین کارکردش رو کمی امتحان کنیم. بهش یه عدد دیگه‌ای، مثلا 6 بدیم. چطوره؟

image

به نظر شما چرا اینطوری شد؟ 6 رو خودم با دستای خودم تو Complete % وارد کردم و حالا فیلد اختصاصی داره 6.04 رو نشون می‌ده.

ماجرا اینه که زمان تو پراجکت با دقیقه ذخیره می‌شه (معمولا) و در نتیجه Duration نمی‌تونه کسری از دقیقه داشته باشه. برای این‌که این واحد رو بشه عملیاتی کرد، برای Actual Duration و بعضی فیلدهای دیگه پارتی بازی شده و می‌تونن تا دهم دقیقه رو هم ذخیره کنن. این مسئله درصدهایی که می‌تونه به وجود بیاد رو محدود می‌کنه. مثلا اگه فعالیت یک دقیقه باشه، پیشرفت‌هایی به جز صفر، 10٪، 20٪ و … نمی‌تونه داشته باشه.

وقتی پیشرفت رو وارد می‌کنیم، Actual Duration مقدار می‌گیره و الان هم مقداری گرفته که پیشرفت متناظر با اون بیشتر از همه نزدیک باشه به مقداری که وارد کرده بودیم، یعنی 6.

یه دلیل برای این‌که فیلد پیشرفت طوری طراحی شده که ارقام اعشار نشون نده همینه؛ چون خیلی وقتا مقدارهای بدون اعشاری که وارد می‌کنین به ناچار با کمی اعشار ثبت می‌شن و اگه همونطوری هم دیده بشن احتمالا گیج می‌شین. در عین حال مقدار اعشارها همیشه کمه و اگه گرد بشه همون عددی می‌شه که دستی وارد کرده بودین (مگر این‌که مدت زمان فعالیت خیلی کم باشه).

حالا چیکار کنیم؟ به نظر من بهترین کار اینه که فرمولمون رو تغییر بدیم، طوری که پیشرفت فعالیت‌ها رو گرد شده نشون بده و پیشرفت خلاصه فعالیت‌ها رو با اعشار:

image

اینجا گفتم که پیشرفت خلاصه فعالیت‌ها هم به دو رقم اعشار گرد بشه که یه دفعه‌ای پیشرفتی مثل 12.666666667% نبینیم.

راستی، دقت کردین که تو پراجکت به جای IF می‌نویسیم IIF؟

این هم می‌شه محصولش:

image

که همونیه که می‌خواستیم.

خوب، نکته دیگه‌ای به نظرتون نمیاد؟

به نظر من یه کمبود داره. کنار عدد علامت درصد نداره. حلش هم ساده‌س، می‌تونیم همین فرمول رو به جای Number1 تو Text1 بنویسیم و تهش یه علامت درصد بذاریم:

image

و این محصولش:

image

قبل از این‌که مطلب رو تموم کنم یه مسئله‌ای رو یادآوری می‌کنم. فیلد Complete% که الان صحبتش بود، فیلد جالبی برای گزارش دادن پیشرفت نیست، مگر این‌که ضریب وزنی فیزیکی کار، زمان باشه، که بعیده اینطور باشه. بهتره مبنایی برای وزن فعالیت‌ها در نظر بگیرین (هزینه، یا هر چیز دیگه) و پیشرفت‌ها رو بر اون اساس محاسبه کنین و به این فیلد هم هیچ کاری نداشته باشین.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

ترسیم Bullet Graph در اکسل

قبلا خیلی تبلیغ Bullet Graph رو کرده بودم. معادل فارسی جالبی هم براش به نظرم نرسیده، اگه چیزی به نظرتون می‌رسید خوشحال می‌شم بهم بگین.

این نمودار ابداع Stephen Few، استاد بزرگِ بصری‌سازی اطلاعاته. یه کتاب خیلی خوب هم داره که تو فکرم ترجمه کنم.

بگذریم. بولت گراف اینه:

 

 image

 

از این نمودار تو داشبوردها و گزارش‌های مدیریتی زیاد استفاده می‌شه، چون خطای بصری ایجاد نمی‌کنه و حجم اطلاعاتی که ارائه می‌کنه به سطحی که اشغال می‌کنه خیلی بالاتر از نمودارهای دیگه‌ای مثل نمودار دایره‌ایه. از شما چه پنهون، به نظر من خیلی هم شیکه!

برای ساخت نمودار دو روش استفاده می‌کنم. یکی از اون‌ها برای نمودارهای تکی مناسب‌تره و اونیکی برای نمودارهای گروهی.

 

شیوه ترسیم نمودارهای تکی:

فرض کنین می‌خوایم نمودار رو برای این مقادیر ترسیم کنیم:

image

حالا یه جدول دیگه می‌سازیم که مقادیرش رو از روی این دو مقدار محاسبه کنه:

image

مقدارها رو که می‌تونین حدس بزنین چی هستن، دیگه توضیح نمی‌دم.

حالا مقدارها رو انتخاب کنین…

image

و بعد نموداری که تو شکل می‌بینین رو انتخاب کنین…

image

این می‌شه نتیجه کار:

image

حالا روی یکی از میله‌ها کلیک راست کنین و Format Data Series رو انتخاب کنین. سمت چپ کادر محاوره‌ای که باز می‌شه Series Options رو انتخاب کنین و بعد دستگیره Gap Width رو کاملا به سمت چپ بکشین…

image

نتیجه می‌شه این:

image

حالا راهنما رو برمی‌دارم، حداکثر نمودار رو می‌برم روی 100٪، برچسب‌های محور عمودی رو هم پاک می‌کنم، خط‌های عمودی نمودار رو هم کمرنگ می‌کنم. صد البته نمودار رو کوچیک هم می‌کنم:

image

مرحله بعد رنگ‌آمیزیه. روی میله آبی رنگِ کوتاه کلیک کنین… حالا دوباره کلیک کنید تا فقط همون یه دونه انتخاب بشه… بعد کلیک راست و Format Data Point. حالا رنگش رو انتخاب کنین. همین کار رو با سه‌تا میله بعدی بکنین و به اون سه‌تا رنگ یکسانی بدین.

image

تموم!

 

شیوه ترسیم نمودارهای گروهی:

اگه با گروهی از مقادیر سر و کار داشته باشیم و بخوایم برای تک تکشون نموداری به روش قبل بکشیم خیلی وقت می‌گیره. در این صورت می‌شه به روشی که الان می‌گم نمودار رو ترسیم کرد.

این اطلاعات پایه:

image

کل اطلاعات رو همراه با برچسب‌ها انتخاب کنین و باهاش نمودار Clustered Culumn بکشین:

image

یه کم تر و تمیزش می‌کنیم:

image

حالا روی میله‌هایی که می‌خواین داخل قرار بگیرن کلیک راست کنین و Format Data Series رو انتخاب کنین. تو کادر محاوره‌ای که باز می‌شه Secondary Axis رو انتخاب کنین.

image

روی محور جدیدی که سمت راست کشیده شده کلیک کنین و بهش حداکثری بدین که برابر با محور سمت چپ باشه.

image

نمی‌دونم با این همه شکلی که تو این مطلب گذشتم چقدر طول می‌کشه صفحه‌تون کامل لود بشه، ولی به هر حال کار رو ادامه می‌دیم.

دوباره روی میله‌های داخلی کلیک راست کنین و Format Data Series رو انتخاب کنین و این دفعه Gap Width رو تا آخر سمت راست ببرین.

image

همین، تموم شد. تو این پروژه فرضی پیشرفت واقعی E از برنامه‌ریزیش بیشتره. مبارک باشه!

اگه دوست ندارین نمودارتون دوتا محور عمودی داشته باشه می‌تونین یکیشو پاک کنین، ولی به نظر من بهتره نکنین، چون اگه یه موقع حداکثرِ این دوتا نمودار با هم فرق کنه مقیاس دو گروه میله عوض می‌شه و نمودار اشتباه می‌شه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

راهی ساده برای محاسبه پیشرفت فیزیکی در پراجکت

امروز که در حال نوشتن آخرین قسمت‌های کتاب پراجکت 2010 بودم، یه دفعه راه خیلی ساده و خوبی برای محاسبه پیشرفت فیزیکی به نظرم اومد، که نمی‌دونم چرا زودتر از این‌ها به نظرم نرسیده بود. بعید می‌دونم کس دیگه‌ای به نظرش نرسیده باشه، ولی به هر حال ندیدم کسی از این روش استفاده کنه.

این روش وقتی قابل استفادس که برنامه منبع نداشته باشه.

 

این برنامه نمونه رو در نظر بگیرین:

image

حالا یه چنتا فیلد رو بهش اضافه می‌کنم:

image

ضریب وزنی فعالیت‌ها رو تو ستون Work وارد کنین. معمولا تخصیص منابع عاملیه که مقدار کار رو تعیین می‌کنه؛ ولی وقتی منبعی نباشه می‌شه کار رو به این ترتیب دستی هم وارد کرد. حالا ما می‌خوایم یه کم از موقعیت سواستفاده کنیم و به جای کار، ضریب وزنی فیزیکی رو وارد کنیم.

image

بعد از این‌که مقدارها رو وارد کردین، کاری که برای خلاصه فعالیت پروژه محاسبه شده رو چک کنین؛ باید 100 باشه، به معنی 100٪. اگه مقدار دیگه‌ای داشته باشه به این معنیه که ضریب‌های وزنی رو درست وارد نکردین و جمعشون 100 نمی‌شده.

خوب، همین دیگه؛ کار تموم شد. فقط مقدار پیشرفت فیزیکی هر فعالیت رو تو ستون % Work Completeوارد کنین و پیشرفت خلاصه‌فعالیت‌ها و پروژه رو هم از همونجا بخونین. مثلا:

image

الان % Complete مطابق معمول پیشرفت زمانی رو نشون می‌ده، یعنی پیشرفت فعالیت‌ها رو با ضریب وزنی Duration میانگین‌گیری می‌کنه. ولی % Work Complete مثل همیشه داره با ضریب وزنی Work میانگین‌گیری می‌کنه، یعنی همون چیزی که ضریب وزنی فیزیکی ماست.

تو شکل قبل فعالیت اول 50٪ پیشرفت کرده و ضریب وزنی فیزیکیش هم 10٪ بوده، در نتیجه پیشرفت پروژه می‌شه حاصل ضرب این‌ها، یعنی 5٪.

 

خوب، لابد دلتون می‌خواد قبل از شروع پروژه نمودار پیشرفت برنامه‌ریزی شده رو هم ترسیم کنین. برای این کار به Task Usage برین، محور زمانی جدول زمان‌مند (سمت راست) رو تنظیم کنین تا دوره‌هایی که می‌خواین رو نشون بده. حالا فیلد Cumulative Work رو تو جدول باز کنین (برای این کار روی جدول کلیک راست کنین و از منو فیلد رو انتخاب کنین) تا مقدارها نمایش داده بشن.

 

image

حالا کارهای تجمعی هر عنصری که می‌خواین (مثلا خلاصه فعالیت پروژه که پیشرفت کل پروژه رو نشون می‌ده) کپی کنین و ببرین تو اکسل.

 image

مشکلی که دارن اینه که ته همشون h یا حرف دیگه‌ای که نشون‌دهنده ساعته هست  در نتیجه اکسل اون‌ها رو عدد نمی‌دونه و نمی‌شه روشون عملیاتی انجام داد. برای حل مشکل فرمولی مشابه اون چیزی که تو نوار فرمول شکل قبل دیده می‌شه وارد کنین تا عددهای درست از عبارت‌ها استخراج بشن. به نظرتون اون تقسیم بر یکی که آخر فرمول گذشتم برای چیه؟

حالا می‌تونین نمودار پیشرفت برنامه‌ریزی شده رو ترسیم کنین. این هم نمودار برنامه‌ای که برای مثال‌های این مطلب استفاده کرده بودم:

image

اون قسمت افقی نمودار، یعنی بین روزهای چهارم و ششم، روزهاییه که تو تقویم پروژه تعطیل بوده و در نتیجه کاری براش برنامه‌ریزی نشده بوده.

 

پینوشت: چند روز بعد از این‌که این مطلب رو نوشتم خواننده عزیزی به نام آقای هادی جلالی لطف کرد و راه خیلی جالب و خوبی برای تبدیل مقدارهای کار به عدد تو اکسل پیشنهاد دادن که از چیزی که من گفته بودم به مراتب بهتره.

روش اینه که بعد از این‌که مجوعه اعداد رو کپی کردین تو اکس، اون‌ها رو انتخاب کنین، بعد دستور replace رو اجرا کنین و بگین که h رو با “هیچی” جانشین کنه. همین، تموم!

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

ارتباط مقادیر واقعی در پراجکت

فیلدهای زیادی برای ثبت مقادیر واقعی در پراجکت وجود داره. خیلی از این فیلدها هم با هم ارتباط دارن و نمی‌شه به همه اون‌ها مقدار داد. باید تعدادی از اون‌ها رو انتخاب کرد و کار رو با همون‌ها پیش برد. می‌تونیم به این انتخاب متود ثبت مقادیر بگیم.

هر کس باید با توجه به پروژه و شرایط محیطی اون متود مناسبی رو انتخاب کنه. قبل از هر چیز باید بدونین که تمام فیلدهایی که مقادیر واقعی رو ثبت می‌کنن به سه گروه زمانی، کاری و هزینه‌ای تقسیم می‌شن:

 

1. فیلدهای زمانی، شامل:

  • Actual Start
  • Actual Finish
  • Actual Duration
  • Remaining Duration
  • Complete % (ساده و زمان‌مند)

 

2. فیلدهای کاری، شامل:

  • Actual Work (ساده و زمان‌مند)
  • Actual Overtime Work (ساده و زمان‌مند)
  • Remaining Work
  • Remaining Overtime Work
  • Work Complete %

 

3. فیلدهای هزینه، شامل:

  • Actual Cost (ساده و زمان‌مند)
  • Actual Overtime Cost
  • Remaining Cost
  • Remaining Overtime Cost

 

و حالا نکته مهمی که وجود داره اینه که ارتباطِ بین این سه گروه رو بدونین. ارتباط بین این سه گروه رو تو شکل زیر ترسیم کردم:

 

image

ارتباط بین زمان و کار دو طرفه‌س، ولی می‌شه اون رابطه رو با تنظیم A قطع کرد. این تنظیم گزینه Updaing task status updates resource status هست که تو کادر محاوره Options، زبانه Calculation قرار داره. البته متن این گزینه طوریه که آدم فکر می‌کنه ارتباط یک طرفه‌س، ولی این ارتباط در واقع دو طرفه‌س. اگه گزینه رو غیر فعال کنین، به‌روزرسانی زمان روی کار اثری نمی‌ذاره و به‌روزرسانی کار هم روی زمان اثر نمی‌ذاره. ولی اگه فعال باشه، که پیش‌فرض هم فعاله، وقعی یکی از این دو رو به‌روزرسانی کنین، اونیکی هم به‌روز می‌شه. مثلا اگه Complete % رو زیاد کنین، Work Complete % هم زیاد می‌شه (این دوتا عدد الزاما یکی نیستن).

ارتباط این دوتا با هزینه یک طرفه‌س، یعنی روی هزینه اثر می‌ذارن، ولی هزینه واقعی روی وضعیت زمان و کار واقعی اثری نمی‌ذاره. اگه بخواین می‌تونین این ارتباط رو با غیر فعال کردن B از بین ببرین. B همون گزینه Actual Costs are always calculated by Microsoft Office Project هست که تو زبانه Calculation کادر محاوره Options قرار داره. این گزینه هم در شرایط عادی فعاله.

 

با توضیحایی که دادم مشخص می‌شه که تو شرایط عادی که این دو گزینه فعال هستن، هزینه واقعی رو کاربر ثبت می‌کنه. ولی این به این معنی نیست که باید بین هزینه و کار یکی رو انتخاب کرد و مقادیر واقعی اون رو ثبت کرد. می‌شه قسمتی از اطلاعات زمانی رو به همراه قسمتی از اطلاعات کاری وارد کرد تا مجموعه کاملی به وجود بیاد. اتفاقا در این حالت جا برای خلاقیت هم زیاده.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

90٪ اول کار

کارا خیلی سریع پیش می‌رن، ولی فقط 90٪ اولشون!

شاید فکر کنین این حرف منه (که البته هست)، ولی این رو تو یه سایت انگلیسی زبون خوندم. ظاهرا این مشکل جهانیه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

پروژه چیست؟ تعریف واقع‌بینانه

یه جا دیدم برای پروژه تعریف جالبی داده بود:


مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با روابطی کاملا مبهم، که پیشرفتی حدود 90٪ دارن، از برنامه عقبن و هزینه‌شون هم بیشتر از هزینه برنامه‌ریزی  شده.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

معیار پیشرفت برنامه‌ریزی شده و پیشرفت واقعی

یه نکته مهم دیگه اینه که به هیچ وجه قرار نیست معیاری که برای تعیین پیشرفت واقعی به کار می‌ره همون معیاری باشه که برای پیشرفت برنامه‌ریزی به کار می‌ره.

به عنوان مثال، برای کارهای طراحی معمولا معیار وزن‌دهی نفر-روزه. بعد از این‌که ضرایب وزنی وارد بشن، یا مقدارهای اولیه ارزش کسب شده که وابسته به هزینه و اون هم وابسته به نفر-روز هست وارد بشه، اجرا شروع می‌شه و باید پیشرفت واقعی رو ثبت کنیم.

بعضی‌ها اعتقاد دارن که چون معیار اولیه نفر-روز یا هزینه بوده، باید پیشرفت رو هم بر اساس مقدار کاری که روی فعالیت‌ها انجام شده یا هزینه متناظر با اون حساب کرد. این اصلا درست نیست، چون در چنین شرایطی دقیق نبودن برآورد اولیه یا کاهش راندمان کار، پیشرفت واقعی رو کاملا “غیر واقعی” می‌کنن.

مسئله اینه که این روش، می‌شه محاسبه ACWP و مقایسه اون با پیشرفت برنامه‌ریزی شده که به نوعی BCWS هست، فقط شاخص کارکرد رو نشون می‌ده، نه پیشرفت. چیزی که باید استفاده کنیم، BCWP هست، که واقعا پیشرفت رو نشون می‌ده. به عبارت دیگه اصلا قرار نیست که وقتی معیار پیشرفت نفر-روز هست، برای محاسبه پیشرفت نفر-روز واقعی رو با نفر-روز برنامه‌ریزی شده بسنجیم؛ در این حالت باید نفر-روز معادل با کاری که واقعا انجام شده رو بر مبنای برنامه‌ریزی محاسبه کنیم، و اون رو با برنامه‌ریزی مقایسه کنیم، یعنی همون BCWP.

برای این‌که بتونیم چنین کاری کنیم، باید معیارهایی برای درجات انجام واقعی کار داشته باشیم، که این خودش مشکلات زیادی داره. باز به نظر من بهترین چیز اینه که به جای این‌که از مسئول اون کار بپرسیم که چند درصد کار رو انجام داده، رویدادهایی برای این کار در نظر بگیریم. مثلا وقتی درفت نقشه‌ها برای کارفرما ارسال می‌شه یه درصدی، مثل 20٪ وارد کنیم، وقتی نقشه‌ها برای تایید ارسال می‌شن، 30٪، وقتی همه چیز تایید می‌شه و نقشه برای اجرا ابلاغ می‌شه، 80٪ و زمانی که از-بیلت تهیه می‌شه 100٪ رو وارد کنیم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

پیشرفت واقعی

قبل از این گفتم که به این نتیجه رسیدم که پیشرفت واقعی باید فقط در زمان پایان تکمیل شده وارد بشه. این حرف رو باید کمی اصلاح کنم.

باید پیشرفت‌های واقعی بر اساس اطلاعاتی واقعی که نوعی قطعیت داشته باشن وارد بشن. تکمیل فعالیت هم خودش چیزیه که ممکنه به اندازه کافی چنین خصوصیتی نداشته باشه (برخلاف انتظار). مثلا من خیلی دیدم که وقتی کاری از یه حدی بیشتر جلو می‌ره، سرپرست اون کار می‌گه که کار تموم شده. مدتی می‌گذره و گزارش کارهای انجام شده رو که دریافت می‌کنم، می‌بینم که توش فعالیت در اون قسمت هم ذکر شده. وقتی از سرپرست اون قسمت می‌پرسم که جریان چیه، می‌گه که فلان گوشه کار چنین مشکلی داشته و اون موقع انجام نشده بوده، ولی چون حجم خیلی کمی داشته، گفتم که کار تموم شده. بعدا می‌بینم که اون قسمت خیلی کوچیک باقی‌مونده چقدر مشکل ایجاد می‌کنه و چقدر کار می‌بره.

اگه بشه رویدادهایی برای پیشرفت فعالیت‌ها مشخص کرد خیلی خوبه. مثلا اگه یه کار بتن‌ریزی به آرماتوربندی، قالب‌بندی و بتن‌ریزی خرد نشده باشه، می‌شه رویدادی مثل تایید اردر بتن‌ریزی از طرف ناظر رو یه رویداد خیلی خوب در نظر گرفت و مثلا براش پیشرفت 75٪ در نظر گرفت.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

ثبت پیشرفت

مدتیه به این نتیجه رسیدم که بهتره تو پروژه‌ها قرارداد بشه که پیشرفت هر فعالیت فقط بعد از تکمیل اون وارد بشه. با این کار جلوی ثبت اطلاعات اشتباه گرفته می‌شه. برای این‌که پیشرفت کمتر از واقعیت ثبت نشه هم باید فعالیت‌ها رو به اندازه کافی خرد کرد.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

سرعت پیشرفت پروژه

وقتی پروژه سرعت مناسبی داشته باشه، نیروها انگیزه خیلی بیشتری دارن. وقتی ماه‌ها بگذره و آدم نتونه پیشرفت خوبی تو پروژه ببینه، کاملا دلسرد می‌شه.

روبروی یکی از محل کارهای من، یه ساختمون شش طبقه داره ساخته می‌شه. تو مدت چهار ماه، پنج سقف زده و سفت کاری سه طبقه‌ش حدود 30٪ پیشرفت کرده. وقتی می‌بینمش، به زندگی امیدوار می‌شم!

تنها مشکلش اینه که از مصالح کمابیش سنتی (نیمه سنتی استفاده می‌کنه). مثلا سفت‌کاریش با بلوک سفالیه. اگه از مصالح مدرن استفاده می‌کرد، امتیازهای زیادی داشت که یکی از اون‌ها، افزایش هرچه بیشتر سرعتش بود.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

پیشرفت فیزیکی / تاخیر زمانی

امروز داشتم وضعیت یکی از پیمانکارها رو حساب می‌کردم که گزارش کنم. پیشرفت واقعیشون تقریبا دو برابر پیشرفت برنامه‌ریزی شده هست، در حالی که 14 روز تاخیر دارن.

خیلی‌ها فکر می‌کنن پیشرفت و تاخیر رابطه مستقیمی دارن و مثلا گاهی از من می‌پرسن که “فلان مقدار کم بودن پیشرفت فیزیکی می‌شه چند روز تاخیر؟”. در حالی که اصلا این‌طور نیست. می‌شه پیشرفت بیشتر از برنامه‌ریزی باشه، ولی تاخیر داشته باشیم، یا کمتر باشه و تاخیر نداشته باشیم. این مسئله به این بستگی داره که نیروهایی که در پروژه صرف شدن، به چه فعالیت‌هایی اختصاص داده شده باشن.

اگه قرار باشه بین این دو آیتم به یکی بیشتر توجه بشه، به نظر من تاخیره، نه میزان پیشرفت؛ چون اگه با وجود زیاد بودن پیشرفت تاخیر داشته باشیم، به این معنیه که یه سری از فعالیت‌های بحرانی به اندازه کافی پیشرفت نکردن و این هم به این معنیه که در آینده جبهه کاری کمتری خواهیم داشت و در نهایت، کم بودن جبهه کاری باعث می‌شه که در آینده پیشرفت واقعی از برنامه ریزی عقب بیفته.

البته چیزی که گفتم، یعنی ترجیح دادن تاخیر زمانی به مقایسه پیشرفت، برای زمانیه که از ساختار (روابط)‌ برنامه زمان بندی کاملا مطمئن باشیم. در غیر این صورت، مقایسه پیشرفت معنی‌دارتر از بررسی تاخیرها خواهد بود، چون تاخیرها به شدت وابسته به چگونگی تعریف روابط هستن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
اشتراک مطالب سایت

با اشتراک در فرم زیر مطالب جدید برایتان ایمیل می‌شوند:

اشتراک مطالب در تلگرام