پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

نمایش اطلاعات 9

ممکنه فرضتون این باشه که گزارشی که تهیه می‌کنین رنگی پرینت می‌شه و واقعا هم این‌طور باشه. ولی این واقعیت رو قبول کنین که از هر گزارشی که تهیه شده باشه نسخه‌های سیاه و سفیدی هم تولید می‌شه؛ مثلا ممکنه در آینده کسایی که به فایل دسترسی ندارن گزارش رو فتوکپی کنن، یا نسخه‌ای که برای کاری دم دستی لازم هست رو پرینت سیاه و سفید کنن تا صرفه جویی کنن.
پس حتی وقتی که گزارشی رو رنگی آماده می‌کنین، طوری طراحیش کنین که سیاه و سفیدش هم خوانا باشه. مهم‌ترین عنصر در این موارد رنگه. سیاه و سفید بعضی رنگ‌ها تمایز کافی ندارن و نباید از اون‌ها استفاده کنین. مثلا آبی و قرمز با این‌که وقتی رنگی هستن کاملا از هم متمایز می‌شن، وقتی سیاه و سفید بشن زیاد با هم فرق نمی‌کنن؛ این در حالیه که مثلا آبی و سبز چنین حالتی ندارن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 8

بعضی وقتا تو نمودارها زیاد از حد اطلاعات ارائه می‌شه، مثل این نمودار:

هدف از ارائه نمودار اینه که اطلاعات رو تصویری نمایش بدیم، اگه قرار باشه دوباره انبوهی از اطلاعات غیر تصویری رو بهش اضافه کنیم، ترکیب عجیبی به وجود میاد.
مشکل اول اینه که وقتی اطلاعات تصویری وجود داره، نیازی به اطلاعات انشایی و عددی نباید باشه. اگه قراره اطلاعات در حد چند رقم اعشار در اختیار بیننده قرار بگیره، احتمالا ارائه نمودار معنی نداره. ولی اکثر مواقع نیازی به این دقت نیست و دریافت ساده‌ای که از نمودار می‌شه کافیه.

اگه آدم مجبور باشه که اطلاعات عددی رو هم به نمودار اضافه کنه، باید تا جای ممکن صرفه‌جویی کنه. اطلاعات اضافه‌ای مثل Series Name و Category Name به هیچ وجه نباید تو نمودار باشه و Value هم اگه قراره باشه، باید با تعداد ارقام اعشار مناسب، اندازه کوچیک و کمرنگ‌تر درج بشه.
کمرنگ بودن اطلاعات اضافی اهمیت زیادی داره؛ اگه اعداد پررنگ باشن، زیاد از حد جلب توجه می‌کنن و تمرکز روی عناصر تصویری نمودار کم می‌شه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 7

نظرتون در مورد نمودار پایین چیه؟

این نمودار مقادیر تجمعی بتن‌ریزی، آرماتوربندی و قالب‌بندی رو تو دوره‌های مختلف نشون می‌ده و متاسفانه امثال این نمودار رو زیاد می‌بینم. در مورد نسبت عددها سخت‌گیری نکنین، چون رندم مقدار گرفتن.

مشکل این نمودار اینه که سه ماهیت مختلف، با سه واحد متفاوت، در یک نمودار و با یک محور عمودی ترسیم شده. به عنوان مثال عدد 1000 در محور عمودی نمودار هم به معنی هزار کیلوگرم آرماتور، هم هزار متر مربع قالب‌بندی و هم هزار متر مکعب بتن‌ریزی به کار رفته.

این شیوه ارائه اطلاعات خیلی بده، چون وقتی چنین نموداری ارائه می‌شه، مخاطب ناخودآگاه مقایسه‌ای بین مقادیر سه خط انجام می‌ده، در حالی که این مقایسه در این شرایط کاملا بی‌معنیه. پایین‌تر بودن خط قالب‌بندی به معنی کار کمتر در حوزه قالب‌بندی نیست، چون قالب‌بندی نرم‌ها و واحدهای دیگه‌ای داره.

اگه قرار باشه سه ماهیت متفاوت رو در یک نمودار قرار بدیم، حتما باید واحدهاشون رو یکسان کنیم. چطوری می‌شه واحدهای این سه ماهیت رو یکسان کرد؟
ساده‌ترین راه اینه که تمام مقادیر رو بر برآورد کلیشون تقسیم کنیم و نشون بدیم که چه درصدی از کل بتن‌ریزی، کل آرماتوربندی و کل قالب‌بندی انجام شده. به این ترتیب همه مقادیر با واحد درصد هستن و نشون دادنشون تو یک نمودار منطقی‌تره.

حالا از همه این‌ها که بگذریم، چه دلیلی داره که همزمان هر سه مقدار رو نشون بدیم؟ مگه جز اینه که این سه عدد با هم تناسب دارن؟ قالب‌بندی، آرماتوربندی و بتن‌ریزی همیشه دوش به دوش هم پیش می‌رن و نمی‌تونن مستقل باشن. پس مقادیر پیشرفت اون‌ها هم کاملا مشابه همه. البته قبول دارم که تناسب احجام کاری این‌ها همیشه یکی نیست؛ مثلا نسبت بتن به قالب تو دیوار حایل خیلی بیشتر از داله، ولی اگه نگاهمون کلی باشه، این تفاوت‌ها قابل چشم‌پوشی هستن.

جمع‌بندی صحبت‌هام اینه که:
1. هیچوقت نباید ماهیت‌های با واحدهای متفاوت رو در یک نمودار قرار داد.
2. همیشه باید در ارائه اطلاعات تا جای ممکن صرفه‌جویی کرد و هیچ اطلاعاتی که به نوعی تکراری باشن رو ارائه نکرد، چون خوانایی گزارش‌ها رو کم و مخاطب رو سردرگم می‌کنه. در این مورد خاص می‌شه به جای هر سه مقدار، فقط مقداری مثل بتن‌ریزی رو گزارش کرد، که نماینده خوبی برای هر سه گروه کاره.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 6

فرض کنین می‌خوایم مقدار دوره‌ای بتن‌ریزی رو تو دوره‌های مختلف نشون بدیم. تو این مثال دوره‌ها رو با A، B، C و امثال اون‌ها نشون دادم. چنین نموداری رو گاهی اینطوری ترسیم می‌کنن:

ولی چرا؟
انواع و اقسام نمودارها وجود داره و تقریبا می‌شه از هرکدوم برای نمایش هر اطلاعاتی استفاده کرد، ولی این به این معنی نیست که خودمون رو مجاز به این کار بدونیم؛ نوع نمودار با دو فاکتور مشخص می‌شه:
1. نوع اطلاعاتی که قراره ارائه بشه
2. تصویری که انتظار داریم با دیدن اون اطلاعات در ذهن مخاطب نقش ببنده

نمودارهای خطی نوعی پیوستگی رو به ذهن القا می‌کنن و در نتیجه برای ارائه اطلاعاتی مناسب هستن که جنبه تجمعی داشته باشن. مثلا اگه بخوایم مقدار تجمعی بتن‌ریزی رو نشون بدیم، احتمالا بهترین نمودار همون نمودار خطیه. ولی در مورد مقادیر دوره‌ای اینطور نیست؛ مقادیر دوره‌ای پیوستگی مقادیر تجمعی رو ندارن؛ مقادیر مستقلی هستن که کارکرد دوره‌های مختلف رو نشون می‌دن. با توجه به این مسایل، بهتره که برای این اطلاعات از نمودار میله‌ای استفاده بشه:

این نمودار توزیع بتن‌ریزی دوره‌ها رو به خوبی نشون می‌ده و تصویر نادرستِ وجود “روند” و پیوستگی رو هم در ذهن مخاطب به وجود نمیاره.

گفتم که علاوه بر اطلاعات، ذهنیتی که قصد داریم به وجود بیاد هم اهمیت داره. مثلا فرض کنین می‌خوایم نشون بدیم که از بتن‌ریزی‌های این دوره‌ها، چه سهمی به هر دوره می‌رسه. در این صورت ممکنه ترجیح بدیم به جای نمودار میله‌ای از نمودار دایره‌ای استفاده کنیم.

تو مطالب بعدی در مورد نمودارهای دایره‌ای توضیح می‌دم؛ الان چند سالی هست که استفاده از نمودارهای دایره‌ای از مد افتاده و کسایی که از اون‌ها استفاده می‌کنن یه کم از-دوره-زمونه-عقب-افتاده به حساب میان.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 5

فرض کنین می‌خوایم اطلاعات پیشرفت دوره‌ای رو گزارش کنیم. من معمولا برای هر دوره سه عدد رو گزارش می‌کنم:
1. حد اول برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، انحراف‌ها افزوده یا کاسته نمی‌شن.
2. حد دوم برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، تمام انحراف‌های قبلی از بین می‌رن و واقعیت بر برنامه‌ریزی منطبق می‌شه.
3. آخری هم که قطعا پیشرفت واقعیه.

پس برای هر دوره سه عدد داریم. نمودار ساده‌ای که به طور پیش‌فرض با اکسل ترسیم می‌شه اینه:

این نمودار زیاد جالب نیست. میله‌ها خوانا نیستن و ماهیت خودشون رو به راحتی نشون نمی‌دن. من برای این کار این نوع نمودار رو ترجیح می‌دم:

حدهای اول و دوم با میله‌های پهنی که پشت قرار گرفتن مشخص می‌شن و مقدار واقعی با میله باریک‌تری که جلو قرار گرفته. این نمودار امتیازهای مختلفی داره:
1. میله‌های هر دوره کاملا در هم ادغام شدن و به طرز واضحی یک گروه رو تشکیل دادن.
2. تفاوت مقدارهای برنامه‌ریزی شده و واقعی خیلی واضحه.
3. رنگ‌ها با شهودِ مخاطب هماهنگ‌ترن. مقدار واقعی پررنگ‌ترین عنصره و برنامه‌ریزی‌ها کمرنگن.
4. مقایسه خیلی بهتری بین برنامه‌ریزی و واقعی انجام می‌شه. وقتی میله‌های برنامه‌ریزی عقب‌تر و پهن‌تر باشن، خیلی خوب نشون می‌دن که حدودی برای واقعی هستن.
5. این نمودار کمی کمتر از نمودار قبلی جا می‌گیره.

تو این نمودار راهنما رو حذف کردم. معمولا راهنما رو جداگانه ارائه می‌کنم و توضیح بیشتری هم می‌دم. اینطوری محتوا از راهنمای شیوه نمایش (که ثابته) جدا می‌شه.

این نمودار اقتباسی نزدیک به Bullet Graph هست. از این نوع نمودار تو داشبوردهای اطلاعاتی زیاد استفاده می‌کنن و به خصوص جانشین انواع گیج‌ها و نمودارهای دایره‌ای می‌کننش، چون هم خواناتره و هم نسبت اطلاعات به فضای اشغال‌شدش خیلی بالاس. تو مطلب جداگانه‌ای شیوه ساخت این نوع نمودار رو تو اکسل توضیح می‌دم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 4

فرض کنین تعدادی دوره داریم و برای هرکدوم مقدار پیشرفت دوره‌ای برنامه‌ریزی شده و واقعی. اگه نمودار اون‌ها رو تو اکسل رسم کنین، احتمالا نموداری شبیه شکل زیر دستتون رو می‌گیره:

خیلی‌ها نمودار رو همین شکلی ارائه می‌کنن؛ ولی خیلی حیفه. اگه از من می‌شنوید، هیچوقت نمودارها رو با تنظیم‌های پیش‌فرض اکسل ارائه نکنین.
اولین مرحله اینه که نمودار رو کمی شهودی‌تر کنیم. رنگ‌ها و روشنایی‌ها هرکدوم معنایی دارن که باید از اون‌ها کمک بگیریم. چه دلیلی داره که مقدارهای واقعی قرمز و برنامه‌ریزی شده آبی باشن؟
من دوست دارم اطلاعاتی که ارائه می‌کنم سیاه و سفید باشن، رنگ‌ها رو میذارم برای روز مبادا. مقدارهای برنامه‌ریزی به انتظار ما و به نوعی به رویاهامون ربط دارن، پس خیلی شهودی‌تره که اون‌ها رو کمرنگ‌تر نشون بدیم و مقدارهای واقعی که “واقعیت” هستن رو پر رنگ.
من ترجیح می‌دم به جای این‌که مقدارهای برنامه‌ریزی شده رو کمرنگ کنم، با خاکستری تیره، ولی با شفافیت بالا نشونشون بدم. تو این حالت میله‌ها عملا کمرنگ می‌شن، ولی فرقش اینه که خط‌های راهنما از پشت اون‌ها دیده می‌شن.

راهنمای نمودار هم اگه سمت راست باشه، بی‌دلیل جای زیادی رو اشغال می‌کنه؛ همیشه می‌شه داخل نمودار جایی خالی براش پیدا کرد.
اون توصیه همیشگی هم تو این نمودار رعایت شده: کمرنگ کردن خط‌های راهنما.

خوب، راه دیگه‌ای برای بهبود نمودار به نظرتون می‌رسه؟
به نظر من می‌رسه. با این‌که میله‌های هم دوره به هم چسبیدن و بین دوره‌های مختلف فاصله هست، باز هم تا حدی چشم رو آزار می‌دن و بیننده باید کمی درنگ کنه تا بفهمه که کدوم میله‌ها هم‌گروه هستن. برای این‌که این مسئله بهبود پیدا کنه، نمودارهام رو این‌طوری می‌کشم:

الان دیگه کاملا مشخصه که کدوم میله‌ها به هم وابسته‌ان. علاوه بر اون میله‌های نمایش دهنده مقادیر برنامه‌ریزی شده به نظر پشتِ میله‌های واقعی میان و این هم تا حد زیاد با شهودِ ما سازگاره: مقدارهای برنامه‌ریزی شده قبل از واقعی مشخص می‌شن، قدیمی‌تر هستن، و در نتیجه عقب‌تر به نظر میان.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 3

خیلی پیش میاد که فاجعه‌ای مثل شکل زیر رو به جای یه جدول ارائه کنن:

چرا این جدول مناسب نیست؟
کادرها هم مثل رنگ‌ها و روشنایی‌ها اهمیت زیادی دارن و باید از اون‌ها به تناسب استفاده کرد. کادرها توجه بیننده رو به خودشون جلب می‌کنن و هرچه زخیم‌تر باشن، توجه بیشتری جلب می‌کنن. برای کارهای معمولی باید از ظریف‌ترین کادرهای ممکن استفاده کرد و کادرهای ضخیم رو محدود به استفاده‌های خاص کرد. گذشته از این موضوع، تعدادِ زیادِ خط‌های ضخیمی که تو این جدول وجود دارن به عددها غلبه می‌کنن و بیننده نمی‌تونه حواسش رو جمعِ دیدن عددها کنه.
جدول زیر تا حدی بهتره:

این جدول بهتره، به این خاطر که از خط‌های ضخیمِ کمتری استفاده کرده. خط‌های بیرونی ضخیم‌ترن (هرچند که هنوز هم زیاد از حد ضخیمن) و توجه بیننده رو به داخل جدول جلب می‌کنن، ولی داخل جدول خط‌ها نازک‌تر هستن و باعث می‌شه که اعداد بهتر دیده بشن.

ولی چه دلیلی داره که از این همه خط توی جدول استفاده کنیم؟
اگه ردیف‌ها خط نداشته باشن معمولا بیننده نمی‌تونه ترتیب و ساختار جدول رو به خوبی ببینه، ولی ستون‌ها معمولا اینطوری نیستن. به این خاطره که معمولا می‌تونیم برای مجزا کردن ستون‌ها از خط استفاده نکنیم و به این ترتیب جدول با کادرهای بسته تشکیل نمی‌شه و ذهن رو کمتر به خودش جلب می‌کنه. تو این شرایط می‌تونیم از عنصرِ قویِ کادر برای متمایز کردن اطلاعات حساس استفاده کنیم. پیشنهاد من اینه که جدول این مثال به صورت شکل زیر نشون داده بشه:

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 2

تو کارهامون نمودارهایی شبیه نمودار زیر رو زیاد می‌بینیم:

به نظرتون نمودار بدی نیست؟ بهتر نیست نمودار به صورت زیر ارائه بشه؟

نمودار اول دو مشکل داره:
1. فاصله بین خط‌های راهنمای افقی خیلی کمه. این خط‌ها قراره راهنمایی باشن برای این‌که بشه ارتفاع میله‌ها رو با هم مقایسه کرد، ولی اگه تعدادشون زیاد باشه نه تنها راهنمایی نمی‌کنن، که خوانایی نمودار رو هم کم می‌کنن. همیشه باید فاصله مناسبی رو برای خطوط در نظر بگیرین و تو اکسل وارد کنین.
2. رنگ‌ها اهمیت زیادی دارن، خیلی زیاد. هر رنگ و هر مقدار روشنایی از هر رنگ، به اندازه‌ای جلب توجه می‌کنه. هرچی عنصر پر رنگ‌تر باشه، بیشتر جلب توجه می‌کنه. این مسئله باید متناسب با عناصر نمایشی باشه. هر عنصری که اهمیت بیشتری داره باید با رنگی نمایش داده بشه که بیشتر جلب توجه می‌کنه. خط‌های راهنما اهمیتی کمتر از میله‌ها دارن، پس باید کمرنگ‌تر باشن. تو نمودار اول خط‌ها مشکی هستن، به همین خاطر توجه رو به خودشون جلب می‌کنن و بیننده نمی‌تونه به راحتی با نمودار ارتباط برقرار کنه. خط‌های راهنمای نمودار دوم از نظر میزان جلب توجه در حدی مناسب خودشون قرار گرفتن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

نمایش اطلاعات 1

می‌خوام بعد از این مطالبی در مورد شیوه‌های ارائه اطلاعات بنویسم، و این مجموعه مطالب رو با این پست شروع می‌کنم.
به نمودار زیر نگاه کنین:

به نظرتون نمودار چه اشکالی داره؟
هر نمودار تصویری از اطلاعات ارائه می‌کنه و این نمودار هم نسبتی بین این سه مقدار رو تو ذهن تصویر می‌کنه. آیا این نسبت درسته؟ مثلا به نظر میاد که B بیشتر از دو برابر A باشه، ولی آیا همینطوره؟
نه، اینطور نیست. حداقل مقدار محور عمودی صفر نیست، 110 حداقل مقداره. به این خاطره که نسبت‌ها تو نمودار به هم خوردن. نمودار صحیح تو شکل زیر نشون داده شده:

محور عمودی این نمودار از صفر شروع شده و به همین خاطر نسبت اطلاعات رو به درستی نشون می‌ده. نمودار اول غلط نیست، ولی به شدت گمراه کنندس؛ اطلاعات ارائه شده نباید گمراه کننده باشن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
اشتراک مطالب سایت

با اشتراک در فرم زیر مطالب جدید برایتان ایمیل می‌شوند:

اشتراک مطالب در تلگرام