پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

از چرا تا چگونه

یه مشکل خیلی رایج وجود داره که فقط هم در مورد پروژه‌ها نیست، در مورد مدیریت عملیات هم وجود داره و حتی تو مدیریت زندگی شخصی: این‌که قبل از فکر کردن به سوال‌هایی از نوع «چرا» به سوال‌هایی از نوع «چگونه» فکر می‌کنیم. مثلا وقتی قراره پروژه‌ای رو انجام بدیم، فقط داریم به این فکر می‌کنیم که چطوری باید انجامش بدیم و برنامه‌های ناقصی می‌ریزیم برای «کار» کردن.

 

حدس می‌زنین چرا به جای کار نوشتم «کار»؟

کسایی که PRINCE2 خونده باشن می‌دونن که یکی از اصول زیربناییش اینه که باید به جای «کار» روی «محصول» متمرکز بشیم. هدف کار کردن نیست، محصول تولید کردنه. این تمرکز روی کار مشکلای خیلی زیادی به وجود میاره؛ مثلا:

  • فکر می‌کنیم زیاد کار کردن ارزشه؛ در نتیجه دایما سعی می‌کنیم بیشتر و بیشتر کار کنیم و هرچقدر بیشتر کار کنیم، کیفیت کارمون کمتر می‌شه و ذهنمون بیشتر از محصول فاصله می‌گیره. در نهایت کیفیت محصول هم به تبع کیفیت کار افت می‌کنه.
  • انقدر برای کار ارزش قایلیم که اون رو به نوعی مقدس می‌دونیم؛ تغییرش نمی‌دیم. در حالی که وقتی تمرکزمون روی محصول باشیم، اون نقطه ثابت به جای کار تبدیل می‌شه به محصول و آماده‌ایم که روش کار کردمون رو هر وقت که لازم بود عوض کنیم، طوری که بهتر به محصول برسیم. نتیجه‌ش می‌تونه کیفیت بالاتر، سرعت بیشتر، هزینه کمتر و به طور کلی منافع بیشتر باشه.

 

why

پیشنهاد می‌کنم هروقت چنین چیزی به ذهنتون اومد که «من که انقدر زیاد کار می‌کنم چرا…» بلافاصله خودتون رو انتقاد کنین، چون زیاد کار کردن ارزش نیست. شاید دارین تو مسیر نادرستی پیش می‌رین. وقتی مسیرتون درست نباشه فرقی نداره چقدر سریع برین.

 

حالا مسئله از تمرکز بر کار یا محصول هم بالاتره. تمرکز بر محصول تو مدیریت پروژه اصل و ارزشه، ولی حتی تو مدیریت طرح و پرتفولیو هم ارزش نیست. همونطوری که تو مدیریت پروژه سعی می‌کنیم به جای کار روی محصول تمرکز کنیم، تو مدیریت طرح هم سعی می‌کنیم به جای کار و محصول روی نتایج تمرکز کنیم. نتیجه چیزیه که از محصول پروژه به وجود میاد. مثلا تو پروژه ساخت یه بیمارستان، محصول یه ساختمون مشخصه با کارکرد تعریف شده و نتیجه‌ش می‌شه فراهم شدن امکانات درمانی. تو یه سطح بالاتر، یعنی مدیریت پرتفولیو، سعی می‌کنیم به جای کار، محصول و نتیجه، روی منافع تمرکز کنیم؛ یعنی درآمدی که به دست میاریم، اعتباری که به دست میاریم، فرصت‌های بیشتری که برامون فراهم می‌شه، دانشی که تو سازمانمون ذخیره می‌شه و امثال اون.

خیلی خوبه اگه تمایز این موارد، یعنی کار، محصول، نتیجه و منافع رو همیشه در نظر داشته باشین. اگه این موضوع براتون جالب باشه، باید بدونین که یه مفهوم دیگه هم تو این حوزه داریم: ارزش. ارزش می‌شه نسبت منافعی که به دست اومدن به منابعی که مصرف کردیم. قطعا می‌تونین خودتون نتیجه‌گیری کنین که حداکثر کردن منافع هدف نیست؛ هدف حداکثر کردن ارزشه.

 

حالا از این بحث که موضوع اصلی نبود، ولی بی‌ربط هم نبود، برمی‌گردیم به ماجرای اصلی. فرض کنین هدفی تعریف شده به شکل عملیات، پروژه، طرح یا هر چیز دیگه. الان چیکار می‌کنین؟ تو مواردی که تو زندگیتون تجربه کردین دقیقا چه روندی رو طی کردین؟ فرض کنین مثلا قرار بوده یه مهمونی بگیرین. اولین فکرهایی که به ذهنتون رسیده بوده چیا بودن؟

 

خیلی از آدم‌ها تو این شرایط به چگونگی اجرا فکر می‌کنن. مثلا این‌که برای این مهمونی نیاز به خرید چه چیزهایی و انجام چه هماهنگی‌هایی دارن. با این حال توصیه اکید تو همه سیستم‌های مدیریتی، از حالت پروژه‌ای گرفته یا عملیات، اینه که کار رو با این سوال شروع نکنیم. سوال اول همیشه اینه: چرا می‌خوام به این هدف برسم؟ بعد از این‌که به این سوال خوب جواب بدیم می‌تونیم به سوال‌هایی که به چگونگی مربوط می‌شن جواب بدیم.

 

خوب، حالا چرا باید اینطور باشه؟ دلیلش چیه که توصیه می‌شه اول به چرایی فکر کنیم و بعد به چگونگی؟ این توصیه دو دلیل کلی داره:

  • شاید برای چرایی جواب خوبی نداشته باشیم. در این صورت بهتره که اصلا اون کار رو نکنیم. انرژی، زمان و هزینه خیلی زیادی دایما صرف کارهایی می‌شه که توجیه‌پذیر نیستن، صرفا به این خاطر که از ابتدا انرژی کافی صرف فکر کردن به چرایی اون‌ها نشده.
  • ولی ماجرا به اون ختم نمی‌شه. وقتی پاسخ به چرایی به خوبی تو ذهنمون شکل بگیره، تو تعیین چگونگی خیلی موفق‌تر خواهیم بود. مثال ساده‌ای که معمولا تو کلاس‌هام می‌زنم اینه: دوتا پروژه داریم انجام می‌دیم که از هر جهت مثل هم هستن،‌ به جز یک چیز: این‌که پروژه اول رو برای سود مالی داریم انجام می‌دیم و پروژه دوم رو برای کسب اعتبار و به دست آوردن فرصت‌های جدید انجام می‌دیم. همه چیزهای دیگه مثل هم هستن. حالا هردوتا پروژه به تاخیر افتادن و به دلایلی امکان‌پذیر نیست که اون‌ها رو دیر تموم کنیم. وقتی دنبال راه حل گشتیم دوتا راه حل ممکن پیدا کردیم که برای هر دو پروژه قابل اعمال هستن. یه راه حل اینه که بیشتر هزینه کنیم (یعنی کمتر سود کنیم) و پروژه رو به برنامه برسونیم، و راه حل دیگه اینه که کیفیت رو تا حداقلی پذیرفتنی کاهش بدیم تا با هزینه ثابت به برنامه برسیم. برای هرکدوم از پروژه‌ها کدوم راه حل رو انتخاب می‌کنین؟ قطعا برای پروژه‌ای که برای سود انجام می‌شه کیفیت رو کاهش می‌دیم و برای پروژه‌ای که برای کسب اعتبار انجام می‌شه هزینه رو بالا می‌بریم. این دو پروژه کاملا مثل هم بودن و این تفاوت رو فقط «چرایی» پروژه‌ها به وجود آوردن؛ همون چیزی که همیشه باید حواسمون بهش باشه.

 

باز هم تاکید می‌کنم: این ماجرا صرفا در مورد مدیریت پروژه و عملیات نیست؛‌ تمرین کنین ببینین تو زندگی شخصیتون تا چه حد معنی داره.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

تفاوت‌های پروژه و طرح

پروژه و طرح عوامل ایجاد تغییر هستن. هر دو موقت هستن و خروجی منحصر به فرد دارن. حالا فرق این دوتا چیه؟ یه رویکرد نادرست اینه که وقتی عامل تغییر از حدی بزرگ‌تر باشه بهش بگن طرح و وقتی کوچک‌تر باشه بگن پروژه. این رویکرد زیاد درست نیست و تو این مطلب می‌خوام تفاوت‌های اساسی این دوتا رو بگم.

خروجی پروژه یه محصول، نتیجه یا خدماته که به طور کلی بهش می‌گیم محصول یا خروجی. محصول پروژه می‌تونه یه ساختمون باشه، یه نرم‌افزار، یه گزارش و امثال اون‌ها.

محصول یک یا چند پروژه بعد از تکمیل یه پتانسیل تغییر به وجود میارن و وقتی این پتانسیل بالفعل می‌شه، عملا یه «نتیجه» به وجود میاره. مثلا در مورد یه بیمارستان، خود ساختمونی که می‌سازیم می‌شه خروجی یا محصول کارمون. این خروجی پتانسیلی برای کارکرد داره که وقتی در کنار خروجی‌های دیگه‌ای مثل پرسنل بیمارستانی، احیانا سیستم تامین اجتماعی، بازاریابی و امثال اون‌ها قرار می‌گیره، «نتیجه»ای به وجود میاره: امکانات درمانی بیشتر برای مردم یا برای گروهی از مردم.

 

تفاوت اصلی پروژه و طرح اینه:

 

پروژه محصول به وجود میاره، طرح نتیجه به وجود میاره

 

پس مثلا ساخت یه سد بزرگ، با این‌که ممکنه سرمایه‌گذاری بزرگی باشه، پروژه‌س، چون داره یه محصول تولید می‌کنه؛ ولی مثلا فراهم کردن آب آشامیدنی برای یه ده، حتی اگه سرمایه‌گذاریش کمتر از یه سد بزرگ باشه، یه طرحه، چون با نتیجه سر و کار داره. این نتیجه رو با کمک تعدادی پروژه می‌گیریم؛ مثلا پروژه‌ای برای ساخت یه آبگیر کوچیک، یه تصفیه خونه کوچیک، شبکه آبرسانی و امثال اون‌ها.

پروژه یا طرح

چیزی که گفته شد تفاوت اصلی پروژه و طرحه. این تفاوت تبعاتی هم داره که مهم‌ترینش اینه:

 

پروژه می‌تونه تطبیقی یا متعین اجرا بشه، ولی طرح حتما باید تطبیقی اجرا بشه

 

در مورد تفاوت اجرای تطبیقی (adaptive) و متعین (predictive) قبلا چیزی ننوشتم و حتما در آینده چنین کاری می‌کنم. ولی به طور خلاصه:

  • اجرای متعین: وقتی که تعریف کار از ابتدا مشخصه یا می‌تونه مشخص بشه، کار رو از اول برنامه‌ریزی می‌کنیم و بعد اجرا می‌شه.
  • اجرای تطبیقی: وقتی که تعریف کار از اول کاملا قابل تعیین نیست، بلکه فقط می‌دونیم در آخر چه انتظاری داریم. تو این حالت فقط آینده نزدیک رو برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنیم و بعد بر اساس بازخوردی که از اجرای اون مرحله گرفتیم در مورد آینده تصمیم‌گیری می‌کنیم و مرحله بعدی رو برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنیم.

 

اجرای تطبیقی همونیه که معمولا بهش می‌گیم چابک (Agile) و اجرای متعین می‌شه همون روش‌های کلاسیک.

پس به عبارت دیگه پروژه رو بسته به نوعش هم می‌شه چابک و هم کلاسیک اجرا کرد، ولی طرح حتما باید چابک اجرا بشه. معنیش هم اینه که اگه کاری آنقدر ساده و مشخص بود که می‌شد از ابتدا کلش رو برنامه‌ریزی و اجرا کرد، نمی‌شه بهش گفت طرح. زمانی یه طرح داریم که فقط یه «نتیجه» انتظار داریم و برای رسیدن به اون نتیجه مرحله به مرحله برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنیم.

 

حالا به عنوان مثال فرض کنین می‌خوایم تو شرکت یه نرم‌افزار مدیریت اسناد مستقر کنیم. این یه پروژه‌س یا طرح؟

تو این حالت انتظار یه خروجی داریم، یه نرم‌افزار مدیریت اسناد که تو شرکت مستقر شده باشه (محصول) و در نتیجه یه پروژه‌س.

حالا فرض کنین با این ماجرا اصولی‌تر برخورد کنیم: می‌خوایم وضعیت مدیریت اسنادمون رو بهبود بدیم، طوری که دسترسی‌ها بهتر، سریع‌تر و موثرتر باشن. این چیه؟

این یه طرحه، چون تمرکز روی نتیجه داره، نه محصول. برای این‌که به این نتیجه برسیم برنامه‌ریزی اولیه رو انجام می‌دیم و چنتا پروژه تعریف می‌کنیم، مثلا پروژه‌ای برای گردآوری اسناد موجود و استخراج مشخصه‌های کلیدی اون‌ها و پروژه‌ای برای انتخاب و استقرار یه نرم‌افزار مدیریت اسناد. وقتی این مرحله تموم می‌شه متوجه می‌شیم که هنوز با نتیجه فاصله داریم. بررسی بیشتر می‌کنیم و متوجه می‌شیم که نیاز به دو کار دیگه هم داریم: مجموعه‌ای دوره آموزشی برای پرسنل و پروژه‌ای برای اختصاصی‌سازی نرم‌افزار. این مرحله هم که تموم بشه ممکنه دوباره پروژه‌ها و کارهای دیگه‌ای طراحی و اجرا بشه تا در نهایت برسیم به نتیجه‌ای که می‌خوایم: بهبود وضعیت مدیریت اسناد تو شرکت.

تغییرهای سازمانی معمولا از نوع طرح هستن، نه پروژه؛ یعنی با نتیجه سر و کار دارن، نه محصول.

 

بد نیست به تفاوت پرتفولیو و طرح و پروژه هم اشاره بشه؛ هرکدوم از این‌ها عمدتا روی موارد زیر تمرکز دارن:

  • پروژه روی محصول متمرکزه
  • طرح روی نتیجه متمرکزه
  • پرتفولیو روی منافع متمرکزه

 

منفعت خودش چیزیه که از یک یا چند نتیجه به وجود میاد. مثلا وقتی وضعیت مدیریت اسنادمون تو شرکت بهتر بشه (نتیجه) عملا ممکنه چنین منافعی داشته باشیم: هزینه جاری شرکت کم بشه، هزینه دوباره‌کاری‌ها کم بشه، اعتبار شرکت بیشتر بشه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی

طرح یا پروژه؟

به تازگی فهمیدم که خیلی‌ها معنی “طرح” رو نمی‌دونن. ماجرا از اینجا شروع شد که روبروی خونه‌مون دارن یه مجتمع مسکونی می‌سازن و روی تابلوش به جای “پروژه مجتمع مسکونی فلان” نوشتن “طرح مجتمع مسکونی فلان”!

طرح (program) به مجموعه‌ای از پروژه‌ها می‌گن، نه به پروژه‌ای که به نظر بزرگ میاد. البته به هر مجموعه‌ای از پروژه‌ها هم نمی‌شه گفت طرح، باید پروژه‌هایی باشن که همگی در راستای هدف مشترکی طراحی شده باشن، طوری که با انجام اون‌ها به اون هدف برسیم. معمولا مدیریت تک تک این پروژه‌ها برای رسیدن به هدف کلی کافی نیست و باید اون‌ها رو در قالب یک طرح، به صورت متمرکز هم مدیریت کرد. برچسب “طرح” به همین خاطر به وجود اومده.

حالا یکی شاید بخواد مسخره بازی در بیاره و بگه که اون مجتمع مسکونی روبروی خونه ما ترکیبی از چند پروژه‌س، مثلا پروژه عملیات خاکی و اسکلت، پروژه نازک‌کاری و پروژه سفت‌کاری (با این فرض که حداقل سه قرارداد متمایز برای این سه ‌تا وجود داره)، و به ترکیب این پروژه‌ها می‌گه طرح. این حرف درست نیست، چون هر پروژه باید محصول کاملی داشته باشه و محصول این سه مرحله‌ای که اسمش رو گذشتن پروژه کاملا وابسته به هم هستن و جداگانه معنایی ندارن. از طرف دیگه طرح معمولا برای رسیدن به یه “محصول” نیست، برای رسیدن به یه هدفه.

از همه این‌ها که بگذریم، مگه “پروژه” چه اشکالی داره که الکی بگیم “طرح”؟

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
اشتراک مطالب سایت

با اشتراک در فرم زیر مطالب جدید برایتان ایمیل می‌شوند:

اشتراک مطالب در تلگرام