پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تفاوت plan و schedule

خیلی‌ها در مورد تفاوت اصطلاح‌های plan و schedule از من می‌پرسن و دیگه به نظر میاد به جای ایمیل باید اینجا توضیح داد:

  • schedule یعنی زمان‌بندی و scheduling یعنی زمان‌بندی کردن… برنامه‌ریزی جنبه زمانی پروژه؛ همون چیزی که در مرکز فعالیت‌های اکثر شماهایی که کارتون اصطلاحا کنترل پروژه‌س قرار می‌گیره. معمولا رایجه که برنامه‌ریزی منابع (به جز برنامه‌ریزی‌های خاص منابع انسانی مثل آموزش) هم جزئی از زمان‌بندی دونسته می‌شه. معمولا هزینه و گستره همراه زمان‌بندی تو یه «مدل» قرار می‌گیرن، ولی مفاهیم مستقلی هستن و وقتی صحبت از زمان‌بندیه معمولا شامل گستره و هزینه نمی‌شه.
  • plan یعنی برنامه و planning یعنی برنامه‌ریزی. منظور از برنامه معمولا کل برنامه‌ریزی‌هاییه که برای پروژه لازمه، یعنی علاوه بر برنامه‌ریزی زمان، شامل هزینه، گستره، منابع انسانی، تدارکات و همه چیزهای دیگه هم می‌شه.

 

اصطلاح‌های replan و reschedule هم به معنی هر نوع بازبینی تو برنامه یا زمان‌بندی هست. این بازبینی می‌تونه برای اعمال تغییرات درخواستی کارفرما باشه، می‌تونه به این خاطر باشه که ایده‌های بهتری برای اجرای کار به ذهنمون رسیده، برای جبران عقب افتادگی‌ها و هر چیز دیگه‌ای.

اصلاح دیگه‌ای هم تو این حوزه هست که البته تو همه متون استفاده نمی‌شه، ولی باز هم عمومیت داره: catch-up plan یا catch-up schedule. این می‌شه نوع خاصی از replan یا reschedule که هدفش صرفا جبران عقب‌افتادگی‌هاس. در مورد برنامه‌های جبرانی هم فراموش نکنین که قرار نیست یه اتفاق کاملا مکانیکی باشه که با زمان‌ها و روابط بازی کنیم تا برسیم به تاریخی که بهمون گفتن. برای تهیه برنامه جبرانی باید تیم پروژه جمع بشن و مثل روز اول که برنامه رو تهیه می‌کردن فکر کنن، راه حل پیدا کنن که چطوری با وجود عقب‌افتادگی‌ها پروژه رو به تاریخی که تعیین شده برسونن و بعد اون سیاست رو تو برنامه اعمال کنن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

باز هم درباره برنامه ریزی

“اگه 6 ساعت وقت داشته باشم که درختی رو قطع کنم، 4 ساعت اول رو صرف تیز کردن تبرم می‌کنم".

آبراهام لینکلن

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

برنامه ریزی پروژه چیه؟

یه جایی بودم، کسی گفت که “اگه می‌خوای خدا خندش بگیره، برنامه‌ریزی کن”. خوب، چنین خدایی باید خیلی بی‌مزه و نادون باشه که به چنین چیز مهمی بخنده. خیلی‌ها تو برنامه‌ریزی ضعیفن، از برنامه‌ریزیشون درست نتیجه نمی‌گیرن و بعد به جای این‌که روند برنامه‌ریزی خودشون رو زیر سوال ببرن، سعی می‌کنن خود ماهیت برنامه‌ریزی رو زیر سوال ببرن. اشتباه!

اشتباه آدما در اینه که برنامه‌ریزی‌هاشون انعکاسی از انتظارها و ایده‌آل‌هاشونه. ولی برنامه‌ریزی این نیست. برنامه‌ریزی مدلی شبیه‌سازی شده از کاریه که قراره انجام بشه، با تمام مسایلش.

برنامه‌ریزی پروژه یعنی این‌که مدیر پروژه، مشاورهاش و تمام تیم پروژه بشینن، اجرای پروژه رو با تمام مسایل و مشکلات و پیچیدگی‌هاش تصور کنن و اون رو ثبت کنن. یعنی پروژه رو چندین بار تو ذهنشون اجرا کنن، طوری که اجرای واقعی پروژه یکی از حالت‌های بررسی شده باشه.

یه جمله خیلی قشنگ هست که می‌گه:

 

Plan the work, work the plan

 

برنامه‌ریزی باید طوری باشه که بشه چنین جمله‌ای رو گفت.

برنامه زمان‌بندی یه تابلوی نقاشی نیست؛ یه گانت چارت که اول پروژه تهیه کنیم، پرینتش کنیم بزنیم به دیوار و تا آخرش پروژه هر از چندی نگاهی بهش بندازیم نیست. برنامه زمان‌بندی باید مدلی شبیه‌سازی شده از پروژه باشه. تو هر دوره باید اطلاعات واقعی رو واردش کنیم و اون تغییر شکل بده و بهمون بگه که با واقعیت‌هایی که تا حالا در پروژه رخ داده، ادامه پروژه چطوری خواهد بود. بعد وظیفه ماست که ببینیم اگه این آینده تصویر شده مطابق میلمون نبود، چطوری می‌تونیم تغییرش بدیم. تو این مرحله‌س که سناریو‌های فرضی رو با کمک برنامه آزمایش می‌کنیم و یکیشون رو انتخاب می‌کنیم. یعنی به جای این‌که یک سناریو رو انتخاب کنیم و در پروژه به کار ببریم تا ببینیم به نتیجه می‌رسه یا نمی‌رسه، اون رو تو برنامه آزمایش می‌کنیم و نتیجه رو می‌بینیم.

برای این‌که برنامه چنین پتانسیلی داشته باشه، باید خیلی دقیق تنظیم شده باشه. برنامه چیزی نیست که بدیمش به دست آقا یا خانم “مسئول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه” که بره بشینه تو اتاقش و تنظیمش کنه، همه باید تو تهیه برنامه مشارکت کنن.

برنامه زمان‌بندی چیزی نیست که یکی دو ماه بعد از شروع پروژه دست به کار تهیه‌ش بشیم و چند وقت یه بار هم اصلاحش کنیم تا بشه مثل پروژه. باید زمان زیادی صرف برنامه‌ریزی بشه و هر وقت که تموم شد مجازیم پروژه رو بر اساس اون شروع کنیم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
اشتراک مطالب سایت

با اشتراک در فرم زیر مطالب جدید برایتان ایمیل می‌شوند:

اشتراک مطالب در تلگرام