خوب، این رو دارم از تو زاندری می‌نویسم.

فرض کنین می‌خوایم اطلاعات پیشرفت دوره‌ای رو گزارش کنیم. من معمولا برای هر دوره سه عدد رو گزارش می‌کنم:
1. حد اول برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، انحراف‌ها افزوده یا کاسته نمی‌شن.
2. حد دوم برنامه‌ریزی، حدیه که اگه پیشرفت دوره‌ای واقعی به اون حد برسه، تمام انحراف‌های قبلی از بین می‌رن و واقعیت بر برنامه‌ریزی منطبق می‌شه.
3. آخری هم که قطعا پیشرفت واقعیه.

پس برای هر دوره سه عدد داریم. نمودار ساده‌ای که به طور پیش‌فرض با اکسل ترسیم می‌شه اینه:

این نمودار زیاد جالب نیست. میله‌ها خوانا نیستن و ماهیت خودشون رو به راحتی نشون نمی‌دن. من برای این کار این نوع نمودار رو ترجیح می‌دم:

حدهای اول و دوم با میله‌های پهنی که پشت قرار گرفتن مشخص می‌شن و مقدار واقعی با میله باریک‌تری که جلو قرار گرفته. این نمودار امتیازهای مختلفی داره:
1. میله‌های هر دوره کاملا در هم ادغام شدن و به طرز واضحی یک گروه رو تشکیل دادن.
2. تفاوت مقدارهای برنامه‌ریزی شده و واقعی خیلی واضحه.
3. رنگ‌ها با شهودِ مخاطب هماهنگ‌ترن. مقدار واقعی پررنگ‌ترین عنصره و برنامه‌ریزی‌ها کمرنگن.
4. مقایسه خیلی بهتری بین برنامه‌ریزی و واقعی انجام می‌شه. وقتی میله‌های برنامه‌ریزی عقب‌تر و پهن‌تر باشن، خیلی خوب نشون می‌دن که حدودی برای واقعی هستن.
5. این نمودار کمی کمتر از نمودار قبلی جا می‌گیره.

تو این نمودار راهنما رو حذف کردم. معمولا راهنما رو جداگانه ارائه می‌کنم و توضیح بیشتری هم می‌دم. اینطوری محتوا از راهنمای شیوه نمایش (که ثابته) جدا می‌شه.

این نمودار اقتباسی نزدیک به Bullet Graph هست. از این نوع نمودار تو داشبوردهای اطلاعاتی زیاد استفاده می‌کنن و به خصوص جانشین انواع گیج‌ها و نمودارهای دایره‌ای می‌کننش، چون هم خواناتره و هم نسبت اطلاعات به فضای اشغال‌شدش خیلی بالاس. تو مطلب جداگانه‌ای شیوه ساخت این نوع نمودار رو تو اکسل توضیح می‌دم.

فرض کنین تعدادی دوره داریم و برای هرکدوم مقدار پیشرفت دوره‌ای برنامه‌ریزی شده و واقعی. اگه نمودار اون‌ها رو تو اکسل رسم کنین، احتمالا نموداری شبیه شکل زیر دستتون رو می‌گیره:

خیلی‌ها نمودار رو همین شکلی ارائه می‌کنن؛ ولی خیلی حیفه. اگه از من می‌شنوید، هیچوقت نمودارها رو با تنظیم‌های پیش‌فرض اکسل ارائه نکنین.
اولین مرحله اینه که نمودار رو کمی شهودی‌تر کنیم. رنگ‌ها و روشنایی‌ها هرکدوم معنایی دارن که باید از اون‌ها کمک بگیریم. چه دلیلی داره که مقدارهای واقعی قرمز و برنامه‌ریزی شده آبی باشن؟
من دوست دارم اطلاعاتی که ارائه می‌کنم سیاه و سفید باشن، رنگ‌ها رو میذارم برای روز مبادا. مقدارهای برنامه‌ریزی به انتظار ما و به نوعی به رویاهامون ربط دارن، پس خیلی شهودی‌تره که اون‌ها رو کمرنگ‌تر نشون بدیم و مقدارهای واقعی که “واقعیت” هستن رو پر رنگ.
من ترجیح می‌دم به جای این‌که مقدارهای برنامه‌ریزی شده رو کمرنگ کنم، با خاکستری تیره، ولی با شفافیت بالا نشونشون بدم. تو این حالت میله‌ها عملا کمرنگ می‌شن، ولی فرقش اینه که خط‌های راهنما از پشت اون‌ها دیده می‌شن.

راهنمای نمودار هم اگه سمت راست باشه، بی‌دلیل جای زیادی رو اشغال می‌کنه؛ همیشه می‌شه داخل نمودار جایی خالی براش پیدا کرد.
اون توصیه همیشگی هم تو این نمودار رعایت شده: کمرنگ کردن خط‌های راهنما.

خوب، راه دیگه‌ای برای بهبود نمودار به نظرتون می‌رسه؟
به نظر من می‌رسه. با این‌که میله‌های هم دوره به هم چسبیدن و بین دوره‌های مختلف فاصله هست، باز هم تا حدی چشم رو آزار می‌دن و بیننده باید کمی درنگ کنه تا بفهمه که کدوم میله‌ها هم‌گروه هستن. برای این‌که این مسئله بهبود پیدا کنه، نمودارهام رو این‌طوری می‌کشم:

الان دیگه کاملا مشخصه که کدوم میله‌ها به هم وابسته‌ان. علاوه بر اون میله‌های نمایش دهنده مقادیر برنامه‌ریزی شده به نظر پشتِ میله‌های واقعی میان و این هم تا حد زیاد با شهودِ ما سازگاره: مقدارهای برنامه‌ریزی شده قبل از واقعی مشخص می‌شن، قدیمی‌تر هستن، و در نتیجه عقب‌تر به نظر میان.

خیلی پیش میاد که فاجعه‌ای مثل شکل زیر رو به جای یه جدول ارائه کنن:

چرا این جدول مناسب نیست؟
کادرها هم مثل رنگ‌ها و روشنایی‌ها اهمیت زیادی دارن و باید از اون‌ها به تناسب استفاده کرد. کادرها توجه بیننده رو به خودشون جلب می‌کنن و هرچه زخیم‌تر باشن، توجه بیشتری جلب می‌کنن. برای کارهای معمولی باید از ظریف‌ترین کادرهای ممکن استفاده کرد و کادرهای ضخیم رو محدود به استفاده‌های خاص کرد. گذشته از این موضوع، تعدادِ زیادِ خط‌های ضخیمی که تو این جدول وجود دارن به عددها غلبه می‌کنن و بیننده نمی‌تونه حواسش رو جمعِ دیدن عددها کنه.
جدول زیر تا حدی بهتره:

این جدول بهتره، به این خاطر که از خط‌های ضخیمِ کمتری استفاده کرده. خط‌های بیرونی ضخیم‌ترن (هرچند که هنوز هم زیاد از حد ضخیمن) و توجه بیننده رو به داخل جدول جلب می‌کنن، ولی داخل جدول خط‌ها نازک‌تر هستن و باعث می‌شه که اعداد بهتر دیده بشن.

ولی چه دلیلی داره که از این همه خط توی جدول استفاده کنیم؟
اگه ردیف‌ها خط نداشته باشن معمولا بیننده نمی‌تونه ترتیب و ساختار جدول رو به خوبی ببینه، ولی ستون‌ها معمولا اینطوری نیستن. به این خاطره که معمولا می‌تونیم برای مجزا کردن ستون‌ها از خط استفاده نکنیم و به این ترتیب جدول با کادرهای بسته تشکیل نمی‌شه و ذهن رو کمتر به خودش جلب می‌کنه. تو این شرایط می‌تونیم از عنصرِ قویِ کادر برای متمایز کردن اطلاعات حساس استفاده کنیم. پیشنهاد من اینه که جدول این مثال به صورت شکل زیر نشون داده بشه:

تو کارهامون نمودارهایی شبیه نمودار زیر رو زیاد می‌بینیم:

به نظرتون نمودار بدی نیست؟ بهتر نیست نمودار به صورت زیر ارائه بشه؟

نمودار اول دو مشکل داره:
1. فاصله بین خط‌های راهنمای افقی خیلی کمه. این خط‌ها قراره راهنمایی باشن برای این‌که بشه ارتفاع میله‌ها رو با هم مقایسه کرد، ولی اگه تعدادشون زیاد باشه نه تنها راهنمایی نمی‌کنن، که خوانایی نمودار رو هم کم می‌کنن. همیشه باید فاصله مناسبی رو برای خطوط در نظر بگیرین و تو اکسل وارد کنین.
2. رنگ‌ها اهمیت زیادی دارن، خیلی زیاد. هر رنگ و هر مقدار روشنایی از هر رنگ، به اندازه‌ای جلب توجه می‌کنه. هرچی عنصر پر رنگ‌تر باشه، بیشتر جلب توجه می‌کنه. این مسئله باید متناسب با عناصر نمایشی باشه. هر عنصری که اهمیت بیشتری داره باید با رنگی نمایش داده بشه که بیشتر جلب توجه می‌کنه. خط‌های راهنما اهمیتی کمتر از میله‌ها دارن، پس باید کمرنگ‌تر باشن. تو نمودار اول خط‌ها مشکی هستن، به همین خاطر توجه رو به خودشون جلب می‌کنن و بیننده نمی‌تونه به راحتی با نمودار ارتباط برقرار کنه. خط‌های راهنمای نمودار دوم از نظر میزان جلب توجه در حدی مناسب خودشون قرار گرفتن.

می‌خوام بعد از این مطالبی در مورد شیوه‌های ارائه اطلاعات بنویسم، و این مجموعه مطالب رو با این پست شروع می‌کنم.
به نمودار زیر نگاه کنین:

به نظرتون نمودار چه اشکالی داره؟
هر نمودار تصویری از اطلاعات ارائه می‌کنه و این نمودار هم نسبتی بین این سه مقدار رو تو ذهن تصویر می‌کنه. آیا این نسبت درسته؟ مثلا به نظر میاد که B بیشتر از دو برابر A باشه، ولی آیا همینطوره؟
نه، اینطور نیست. حداقل مقدار محور عمودی صفر نیست، 110 حداقل مقداره. به این خاطره که نسبت‌ها تو نمودار به هم خوردن. نمودار صحیح تو شکل زیر نشون داده شده:

محور عمودی این نمودار از صفر شروع شده و به همین خاطر نسبت اطلاعات رو به درستی نشون می‌ده. نمودار اول غلط نیست، ولی به شدت گمراه کنندس؛ اطلاعات ارائه شده نباید گمراه کننده باشن.

امروز تو سایت مرکز اطلاع‌رسانی مدیریت پروژه ایران، مطلبی دیدم در مورد یه ادین برای اضافه کردن توابع فارسی به اکسل.
برنامه رو فرشید میدانی نوشته و می‌تونین اون رو به رایگان (تحت قرارداد گنو) از سایتش دریافت کنین.

راستش برنامه رو با بدبینی گرفتم که تست کنم، ولی نظرم کاملا عوض شد. اول این‌که یه فایل PDF راهنما برای برنامه وجود داره که خیلی خوب توضیحش داده. بعد هم این‌که تعداد زیادی تابع تهیه شده و تک تک هم توضیح دارن. بعضی تابع‌ها که نظرم رو جلب کردن اینان:

تبدیل تاریخ میلادی به شمسی – تبدیل تاریخ شمسی به میلادی – اضافه و کم کردن مدت زمان به تاریخ شمسی – تبدیل تاریخ شمسی به متن انشایی (مثلا شنبه، شانزدهم آذر هزار و سیصد و هشتاد و هفت) – تعیین اختلاف بین دو تاریخ شمسی

کلا مجموعه خیلی خوبیه، دست نویسندش واقعا درد نکنه.

کارهای بعد از تالیف کتاب داره پیش می‌ره. البته به نظر من حقش بود که به نمایشگاه کتاب برسه، که به هر حال نرسید. چند روز پیش برای کنترل فرستاده بودنش پیشم.

کلا فکر می‌کنم چیز زیادی تا چاپش نمونده باشه، چون کتاب خیلی کوچیکه (اگه درست یادم باشه حدود 160 صفحه).

فکر می‌کنم کتاب بدی نشده باشه.

تو نمودارهای اکسل 2007 می‌شه به عناصر سایه داد. با این کار نمودار حالت سه بعدی جالبی می‌گیره.

البته سایه‌ای که زیر کل نمودار وجود داره رو Windows Live Writer انداخته؛ منظور من سایه‌ایه که زیر میله‌ها و خط‌ها هست.

Excel Experts… or… Cell Masters

کار من اوایل ماه خیلی سنگین می‌شه، چون وقت دادن گزارش‌های ماهانس. تا امروز، هر سه گزارش ماهانه‌ای که باید هر ماه تهیه کنم رو تهیه کردم. از طرف دیگه، چون علاوه بر دو تا شرکت پیمانکار، تو یه شرکت مشاور هم کار می‌کنم، کم کم گزارش‌های ماهانه پیمانکارها می‌رسه و باید اون‌ها رو هم بررسی کنم و یادداشت‌هایی که معمولا روشون اضافه می‌کنم رو بنویسم.

به هر حال، امروز با تموم شدن این کارها، نشستم پای خوندن اخبار RSS روی هم تلنبار شده. بین اون‌ها، یه مجموعه مصاحبه با متخصصین اکسل پیدا کردم که ممکنه برای شما هم جالب باشه:

Cell Masters

بین اون‌ها، John Walkenbach هم هست. این آدم، بهترین نویسنده کتاب‌های کامپیوتریه که تو عمرم شناختم. کتاب‌هاش واقعا عالی هستن. هم متنش خیلی روونه، و هم محتوای خیلی زیادی داره. کتاب‌هاش عمدتا در مورد اکسل هستن و معروف‌ترین کتابش هم Excel 2003 Formulas هست که ترجمه اون چند وقت پیش توسط دیباگران چاپ شد.

جدیدا برای اکسل 2007 هم کتاب داده که چند وقت پیش تونستم تهیه کنمش. اکیدا اعتقاد دارم که بهترین کتابی که در مورد اکسل می‌شه ترجمه کرد، همینه. خودم هم بدم نمیاد این کار رو بکنم، فقط بدیش اینه که فعلا دوتا کتاب تو دست دارم و از طرف دیگه، هیچکدوم از دوتا ناشری که باهاشون کار می‌کنم نمی‌خوان فعلا اکسل 2007 بدن؛ من هم حوصله پیدا کردن ناشر جدید ندارم.

یه مشکل بزرگ با اکسل 2007 دارم. وقتی اشیای اکسل 2007 رو تو برنامه دیگه‌ای مثل ورد OLE می‌کنم، نمودارهای اکسل درست پرینت نمی‌شن!

واقعا هیچ جایگزینی برای این کار ندارم. توی گزارش‌هام پره از نمودارهای اکسل که اگه اون‌ها رو OLE نکنم، کیفیتشون افت می‌کنه. وقتی هم OLE می‌کنم، خط اصلی توی نمودار پرینت نمی‌شه (بقیه چیزها میشه).
در حال حاضر تنها راه حلی که دارم اینه که فایل رو میذارم تو شبکه و از همکاران خواهش می‌کنم که اون رو برام با ورد 2003 پرینت کنن. تو این حالت مشکل حل می‌شه.