پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تهیه پرسشنامه

خیلی از ما با پرسشنامه سر و کار داریم. احتمال داره اولین چیزی که به نظرتون برسه گردآوری اطلاعات برای پایان‌نامه باشه، ولی ماجرا به اون محدود نمی‌شه. مثلا ما برای استقرار سیستم‌های مدیریت پروژه با افراد کلیدی و تعداد محدودی از سایر افراد مصاحبه می‌کنیم و برای بقیه فقط پرسشنامه می‌فرستیم.

من فقط می‌خوام یه ماجرای بسیار مهم که تقریبا هیچ کس رعایت نمی‌کنه رو توضیح بدم:‌ قالب‌بندی پرسشنامه الکترونیکی.

 

یه نکته خیلی مهم در مورد پرسشنامه اینه که مخاطبتون رو نباید خسته کنین. باید کوتاه باشه و جواب دادن تا جای ممکن راحت. خیلی از کسایی که پرسشنامه‌تون رو پر می‌کنن از نسخه‌های الکترونیکی استفاده می‌کنن و در این صورت اگه می‌خواین طرف مقابلتون رو خسته و کلافه کنین تا بدترین نتیجه ممکن رو بگیرین، حتما یه فایل PDF که قابل ویرایش نیست براش بفرستین!

 

بهترین راه ارائه پرسشنامه الکترونیکی

بهترین راه اینه که پرسشنامه با گوگل فرمز یا نرم‌افزاری مشابه اون تنظیم شده باشه. لینک رو برای مخاطب می‌فرستین و اون هم خیلی راحت با چنتا کلیک جواب می‌ده. جواب‌ها هم خیلی خوب و تر و تمیز می‌رن تو یه فایل مشابه فایل‌های اکسل می‌شینن، آماده این‌که برین سراغشون.

اگه تا حالا تجربه‌ش نکردین، یه نگاه به این پرسشنامه بندازین که به عنوان نمونه تهیه کردم.

 

راه حل بعدی

اگه به هر دلیلی نمی‌خواین از راه حل قبل استفاده کنین، حتما از «فیلد»های ورد استفاده کنین. باهاش می‌تونین مشخص کنین که چه جاهایی قراره مقداری وارد بشه و اون مقدار چه مشخصه‌هایی داره. بعد اگه به شکل مناسبی ازش PDF بسازین، همون فیلدها توش قابل ویرایش خواهند بود. مخاطبتون خیلی راحت تو فایل PDF جواب‌هاش رو وارد می‌کنه، ذخیره می‌کنه، براتون پس می‌فرسته.

 

اصلا چه اهمیتی داره؟

خیلی زیاد. اگه پر کردن پرسشنامه‌تون ساده نباشه خیلی از کسایی که ممکن بود جواب بدن جواب نمی‌دن و کیفیت جواب‌های اون‌هایی که جواب دادن هم کمتر از اونی می‌شه که می‌تونست باشه.

 

و البته…

چیزی که می‌خواستم بگم رو گفتم، ولی گذشته از اون، قبل از این‌که پرسشنامه تهیه کنین به این فکر کنین که واقعا چه اطلاعاتی می‌خواین به دست بیارین و پرسشنامه راه درستی هست یا نه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:

بهترین منبع در مورد مدیریت ریسک

برای مدیریت ریسک پروژه نیاز به چهار نوع منبع دارین:

  1. منبعی که شیوه یکپارچه‌سازی اون رو با بقیه کارهای مدیریت پروژه مشخص کنه،‌ که بهترین منبع برای این ماجرا PMBOK هست.
  2. منبعی که شیوه اجرای اون رو در بستر کلی پروژه مشخص کنه، که بهترین منبعش PRINCE2 هست.
  3. منبعی که چهارچوب خود مدیریت ریسک رو به خوبی مشخص کنه، که بهترین منبعی که من می‌شناسم استاندارد M_o_R از AXELOS هست (هم خانواده پرینس۲).
  4. منبعی که تکنیک‌ها و روش‌ها رو توضیح بده و مورد قبلی رو تکمیل کنه. برای این مورد متاسفانه فعلا پیشنهاد خاصی ندارم. البته خیلی اوقات نیازی نیست که سیستم مدیریت ریسک خیلی پیچیده بشه و حدی از تکنیک‌ها که مورد سوم توضیح داده می‌شه براتون کافی خواهد بود.

 

آیا این‌ها با هم سازگارن؟

بله، کاملا. هرکدوم از اون‌ها مدیریت ریسک رو از یه زاویه‌ای می‌بینن و همگی باید تا درجه‌ای اختصاصی‌سازی بشن که تو این ماجرا کاملا سازگار هم خواهند شد.

یعنی PMBOK برای مدیریت ریسک کافی نیست؟

پم‌باک برای هیچ چیزی تو مدیریت پروژه کافی نیست و هدفش اینه که شیوه یکپارچگی فرآیندهای مدیریت پروژه رو توضیح بده. در مورد همه جنبه‌ها باید از منابع دیگه هم کمک بگیرین. لطفا توجه داشته باشین که این مسئله به معنی نقص پم‌باک نیست؛ هدف و گستره پم‌باک اینه.

این استاندارد M_o_R رو از کجا می‌شه تهیه کرد؟

متاسفانه نمی‌دونم. شاید بتونین از تو اینترنت پیداش کنین. خیلی احتمال زیادی نمی‌دم که ترجمه شده باشه.

نمی‌شه به جای اون استاندارد از کتاب فلان، نوشته بهمان کس استفاده کنم؟

قطعا کتاب‌های خوب خیلی زیادن که من متاسفانه همشون رو نمی‌شناسم؛ ولی عملا کتاب‌هایی که می‌تونین پیدا کنین اکثر می‌رن تو ردیف شماره ۴ و جای چهارچوبی که تو ردیف شماره ۳ معرفی کردم رو نمی‌گیرن، یا حتی اگه سعی کنن بگیرن هم کیفیتی به اندازه M_o_R نخواهند داشت. این دسته از کتاب‌ها برای یادگیری تکنیک‌ها مناسب هستن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

من فلان کشور زندگی می‌کنم، کدوم گواهی برام مفیدتره؟

به لطف این واقعیت که ایرانی‌ها روز به روز بیشتر دارن به کشورهای مختلف مهاجرت می‌کنن، این هم داره به یه سوال رایج تبدیل می‌شه که من فلان کشور زندگی می‌کنم، کدوم گواهی رو بگیرم برای آینده شغلیم بهتره.

الان می‌خوام به جای جواب معمولی، یه مقدار «ماهی‌گیری» رو تو این ماجرا توضیح بدم.

قدم اول: پیدا کردن اون چیزایی که مهمه

اولین قدم اینه که این دو کار رو بکنین:

  1. تو سایت‌های مختلف آگهی‌های استخدام مرتبط با شغلتون که برای اون کشور هست رو پیدا کنین و ببینین چه قابلیت‌ها و مهارت‌ها و گواهی‌هایی انتظار دارن.
  2. برین تو لینکدین آدم‌هایی که تو اون کشور تو حوزه کاری شما فعال هستن رو پیدا کنین و ببینین که چه قابلیت‌ها و مهارت‌ها و گواهی‌هایی دارن.

یه لیست از این موارد بسازین.

قدم دوم: اولویت‌بندی لیست

حالا بر اساس بسامد اون موارد تو آگهی‌ها و پروفایل‌ها و همینطور سادگی یا مشکل بودن به دست آوردن اون مهارت یا گواهی، رده‌بندی‌شون کنین. برای این‌که مثلا بدونین گرفتن هر گواهی چقدر مشکله هم قاعدتا باید تو اینترنت جستجو کنین. چون فرض بر اینه که ایران زندگی نمی‌کنین خوشبختانه کار کردن بدون مشقت با اینترنت امکان‌پذیر خواهد بود.

وقتی لیست رو اولویت‌بندی می‌کنین رتبه‌ها رو از ۳ شروع کنین. رتبه ۱ همیشه تسلط به زبان و رتبه ۲ آشنایی با فرهنگ کشور مقصده.

بعدش هم که قاعدتا طبق لیست می‌رین جلو.

این بهترین جوابه؟

بله، بهترین جوابه. البته تبصره‌هایی هم وجود داره. بعضی وقت‌ها مهارت‌ها یا گواهی‌هایی وجود داره که خیلی مهم و تاثیرگذاره، ولی انقدر دست نیافتنیه که نه تو آگهی‌های استخدام می‌ذارنشون و نه می‌تونین آدم‌های زیادی رو پیدا کنین که اون مشخصه رو داشته باشن. مثلا من گواهی‌ای رو می‌شناسم که تو این کشور فقط ۶ نفر دارنش. قطعا هیچ شرکتی تو آگهی استخدامش به اون گواهی اشاره نمی‌کنه، چون اگه واقعا لازمش داشته باشه به جای این‌که آگهی بده، ۶ تا ایمیل به اون ۶ نفر می‌ده و می‌پرسه که دوست دارن برن اونجا کار کنن یا نه.

تو شرایط عادی چنین مهارت‌ها و گواهی‌هایی احتمالا مناسب حالتون نباشه و بهتر باشه تو همین مسیر عادی که توضیح دادم پیش برین.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
< newer older >