پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

خرد جمعی در مدیریت پروژه

با این‌که اخیرا خیلی کمتر کلاس درس می‌دم که بتونم روی تولید محتوا متمرکز باشم، هنوز هم هر دو ماه یک کلاس دارم. همیشه سعی می‌کنم کلاس‌ها رو بهتر از قبل اجرا کنم و یکی از مسایلی که به تازگی حل کردم، سوال و جواب‌های کلاسی بوده.

مشکلی که وجود داره اینه که وقتی سوالی در مورد محتوا می‌پرسم، اگه اون رو از همه بپرسم، معمولا دو سه نفر آدم خیلی فعال تو کلاس هستن که به همه سوال‌ها جواب می‌دن و نوبت به بقیه نمی‌رسه. اگر هم سوال رو از فرد خاصی بپرسم، ممکنه اون فرد حس خوبی پیدا نکنه. بنا بر این تعامل تو کلاس کاملا مناسب نخواهد بود.

به همین خاطر به تازگی برنامه جدیدی گذاشتم:‌ سوال‌ها رو تو یه نرم‌افزار آنلاین آماده می‌کنم و هر موقع که فعالش کنم، شرکت کننده‌ها می‌تونن با موبایل‌هاشون به سوال جواب بدن. وقتی همه جواب بدن، نتیجه رو روی پرده می‌بینیم و درباره‌ش صحبت می‌کنیم.

این روش خیلی خوب جواب داده و به همه کسایی که دوره تدریس می‌کنن هم پیشنهادش می‌دم. ولی در این بین نکته خیلی جالبی هم وجود داره: این‌که به وضوح می‌شه تاثیر خرد جمعی رو دید.

البته «خرد جمعی» عبارتیه که تو فارسی استفاده می‌شه و تحقیق کاملی نکردم که دقیقا به چه معنی به کار رفته. من اون رو به عنوان معادل Wisdom of the Crowd به کار می‌برم که یه مفهوم کمابیش علمیه.

از اشتباه‌های فردی تا موفقیت جمعی

سوال‌هایی که تو کلاس می‌پرسم معمولا سخت هستن و بیشترشون رو هم قبل از این‌که درس مربوط به اون سوال رو بدم می‌پرسم، که اون هم دلایل خاص داره. به همین خاطر اکثر افراد، اکثر سوال‌ها رو اشتباه جواب می‌دن. این هیچ اشکالی نداره، به خاطر این‌که هدف اینه که ذهنشون برای یادگیری آماده بشه. نکته مهم اینه که با وجود این‌که اکثر افراد اکثر سوال‌ها رو اشتباه جواب می‌دن، ترکیب جواب‌هاشون معمولا درسته!

امتیاز افراد تو مجموع سوال‌ها معمولا حدود ۳۰ درصد هست، یعنی تقریبا از هر سه سوال یکی رو درست جواب می‌دن. با این حال امتیاز میانگین جواب‌های کل کلاس حدود ۸۰ تا ۹۰ درصد هست! این به این معنیه که اگه آزمون آخر کلاس رو اولش بگیریم اکثرا رد می‌شن، ولی اگه همه تو یه سیستم مناسب با کمک همدیگه به آزمون جواب بدن، با نمره خیلی خوبی قبول می‌شن.

خرد جمعی چیه؟

وقتی شرایط برای خرد جمعی فراهم باشه، گروه بزرگی از آدم‌هایی که الزاما متخصص نیستن می‌تونن جواب‌هایی بدن که در حد متخصص‌ها یا حتی بهتر از اون‌هاس. این ماجرا رو برای انواع سوال‌ها، مثلا پیش‌بینی‌های اقتصادی و سیاسی، امتحان کردن. یه آزمایش معروفش هم اینه که از حدود ۸۰۰ نفر خواستن که وزن یه گاو رو حدس بزنن. وقتی میانگین جواب‌ها رو حساب کردن، با یک درصد خطا درست بود! حالا حساب کنین یه متخصص چقدر باید دقیق باشه که بتونه چنین برآوردی کنه.

چرا خرد جمعی وجود داره؟

معمولا دلیل وجود خرد جمعی رو این می‌دونن که «نویز»ی وجود داره که جواب هر آدمی رو از مقدار دقیق منحرف می‌کنه. چون این نویز تو اکثر مواقع الگوی خاصی نداره، وقتی تعداد افراد به اندازه کافی زیاد باشه، نویزها همدیگه رو خنثی می‌کنن و جواب دقیق باقی می‌مونه.

این توضیح برای تخمین وزن گاو می‌تونه خوب باشه، ولی برای پیدا کردن جواب مناسب به مسایل خلاقانه به نظر من زیاد خوب نیست. می‌شه ماجرا رو اینطور هم دید که هیچ کس دید کاملی به مشکل نداره. هر کسی داره یه جنبه مشکل رو می‌بینه و به جوابش فکر می‌کنه و وقتی این جواب‌ها با هم ترکیب می‌شن، عملا تمام جوانب دیده شده و به همین خاطر جواب خیلی خوبه.

چه موقع خرد جمعی وجود داره؟

هر وقت یه عده زیاد رو دور هم جمع کنیم و ازشون نظر بخوایم خرد جمعی شکل نمی‌گیره. واقعیت اینه که تو اکثر مواقع نمی‌گیره! یه مشکل رایج چیزیه که بهش Groupthink می‌گن: موقعی که کیفیت نظر جمعی حتی از کیفیت نظر تک تک افراد هم پایین‌تره؛ وقتی که آدم‌ها عملا دیگه نظری ندارن و فقط تابع جمع هستن.

من یا این مفهوم تو کتابی به اسم The Wisdon of Crowds از James Surowiechki آشنا شده بودم. نویسنده چهار عامل برای به وجود اومدن خرد جمعی لازم می‌دونه:

  • تنوع آرا: اگه آدم‌های کاملا هم‌رای رو دور هم جمع کنین نمی‌تونین نتیجه مناسب بگیرین. بهترین کار اینه که آدم‌های مختلف، با تجربه‌ها، دانش و نظرهای مختلف دور هم قرار بگیرن.
  • استقلال آرا: افراد نباید روی نظر همدیگه تاثیر بذارن.
  • نبود مرکز قدرت: افراد باید به شکلی خودجوش و نامرکزگرا در کنار هم قرار بگیرن تا آزادی عقایدشون از بین نره.
  • ترکیب: باید نظرهای افراد به شکل مناسبی با هم ترکیب بشه.

چطور می‌شه از خرد جمعی تو پروژه استفاده کرد؟

کسایی که مسئولیت تصمیم‌گیری‌های پروژه رو دارن گاهی در مقابل معماهایی قرار می‌گیرن که نمی‌تونن به راحتی حلش کنن. تو این شرایط خیلی راحت می‌شه از پتانسیلی که تو پروژه وجود داره استفاده کرد: اعضای تیم رو جمع کرد، مشکل رو بهشون توضیح داد، و ازشون خواست که اون رو حل کنن. اگه این کارگاه به خوبی تسهیل بشه می‌شه بهترین جواب رو ازش گرفت.

برای تسهیل این جلسه می‌شه از تکنیک محبوب من، دلفی استفاده کرد. در کنار اون مدیر پروژه باید مراقب باشه که موقع توضیح دادن مشکل راه حل خاصی به افراد القا نشه و افراد خارج از روند دلفی بحثی نکنن تا روی آرای همدیگه اثر نذارن.

ما مدتیه که داریم روی چهارچوب مدیریت پروژه جدیدی کار می‌کنیم به اسم P3.express که هم ساده‌س و هم خیلی متمرکز روی جنبه‌های انسانی پروژه. تو دو جای این چهارچوب از خرد جمعی استفاده می‌شه:‌ یک مورد اینه که ماهی یک بار از اعضای تیم خواسته می‌شه فکری برای بهبود پروژه بکنن و یکی دیگه برای پیدا کردن واکنش مناسب به ریسک‌ها یا مسایل حاد پروژه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:

جایگاه کارفرما، مشاور و پیمانکار در ساختار تیم PRINCE2

یه سوال رایج اینه که وقتی چند شرکت تو یه پروژه مشغول به کار هستن ساختار تیمی که تو پرینس۲ توضیح داده شده چطور شکل می‌گیره. برای جواب به این سوال از روش جدیدی استفاده کردم؛ تو این فیلم توضیح دادمش:


اگه سرعت اینترنتتون برای دیدن فیلم کافی نیست می‌تونین از اینجا دانلودش کنین.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

تغییرهای PMBOK 6

پیش‌نویس پم‌باک ۶ آماده شده و در آینده نزدیک نهایی و منتشر می‌شه. تغییرهای این نسخه نسبتا از نسخه قبل کمتر بود و صادقانه بگم، به اندازه دفعه قبل هیجان‌انگیز هم نبود. مهم‌ترین اتفاقی که از نظر من تو نسخه قبل افتاد این بود که وجود برنامه‌های مدیریتی تو هر حوزه کاملا شفاف شد. با این حال مثلا یکی از پیشنهادهای اولیه من برای این نسخه که متاسفانه تایید نشد شفافیت بیشتر این مفهوم بود. ماجرایی که وجود داره اینه که الان دو نوع برنامه مدیریتی تو پم‌باک وجود داره، چیزی که من بهش می‌گم برنامه مدیریتی ناب، مثل برنامه مدیریت زمان‌بندی، که فقط شیوه مدیریت زمان‌بندی رو توضیح می‌ده و نوع دوم برنامه‌های مدیریتی غیر ناب که علاوه بر قواعد بازی، بخشی از برنامه‌ریزی عملیاتی هم باهاشون مخلوط شده، مثل برنامه مدیریت ارتباطات. پیشنهاد من این بود که همه برنامه‌ها ناب بشن و عناصر و فرآیندهای دیگه‌ای برای برنامه‌های عملیاتی در نظر گرفته بشه. با این کار هم استاندارد سازمان‌یافته‌تر و مرتب‌تر می‌شه و هم جایگاه و اهمیت هر عنصر بهتر از قبل مشخص می‌شه.

حالا بریم سراغ بررسی تغییرهای نسخه جدید.

تفکیک استاندارد به دو کتاب

این ماجرا هنوز قطعی نشده، ولی طبق چیزی که یکی از اعضای کمیته به من گفت، احتمال داره که پم‌باک به دو بخش تقسیم و در قالب دو کتاب جداگانه منتشر بشه:

  1. کتاب استاندارد مدیریت پروژه: این همون بخشیه که فرآیندها رو از زاویه دید گروه‌های فرآیندی و بدون توضیح‌های زیاد ارائه می‌کنه. این بخش تو نسخه‌های قبلی تو بدنه اصلی کتاب بود، تو نسخه قبل منتقل شد به یکی از پیوست‌ها و الان ممکنه بشه کتاب جداگانه. هدف اینه که این بخش به عنوان استاندارد عمل کنه.
  2. کتاب راهنمای پم‌باک: بخش دیگه می‌شه توضیح تکمیلی درباره فرآیندها از زاویه دید حوزه‌های دانش. اگه در قالب کتاب جداگانه‌ای منتشر بشه، اسم این کتاب راهنمای پم‌باک خواهد بود. این همون بدنه اصلی نسخه پنجمه.

حوزه دانش مدیریت منابع

تو نسخه‌های قبلی حوزه دانشی به اسم مدیریت منابع انسانی داشتیم که خیلی گستره محدودی داشت. همه کارهای مربوط به منابع تو حوزه مدیریت زمان انجام می‌شد و تو این بخش فقط با جنبه‌هایی از مدیریت منابع انسانی (و نه همه منابع) سر و کار داشتیم مثل بهبود کار تیمی و آموزش.

تو نسخه جدید این حوزه تبدیل شده به «حوزه دانش مدیریت منابع» و همه نوع منبع رو دربرمی‌گیره. خیلی از کارهایی که قبلا در مورد منابع تو حوزه زمان انجام می‌شد هم منتقل شده به این بخش.

به نظرم این تغییر خیلی به واضح‌تر شدن استاندارد کمک می‌کنه.

طرح عناصر تاثیرگذار و تاثیرپذیر

یکی از کارهایی که تو کتاب راهنمای جامع PMBOK 5 کرده بودم این بود که عناصری از برنامه مدیریت پروژه و «اسناد پروژه» که به عنوان ورودی یا خروجی فرآیندها ذکر شده بودن رو توضیح داده بودم که مشخص بشه چطوری ارتباط بین عناصر برقرار می‌شه. الان مشابه این تو خود استاندارد هم وجود داره. البته نه با توضیح‌ و متمرکز روی اشاره کردن به عناصر.

این هم به نظرم به مفهوم‌تر شدن استاندارد کمک می‌کنه.

تغییر تعداد فرآیندها

یک فرآیند حذف شده و سه فرآیند اضافه:

  • فرآیند خاتمه تدارکات با فرآیند خاتمه پروژه یا فاز ترکیب شده و دیگه فرآیند جداگانه‌ای براش وجود نداره.
  • فرآیندی به اسم مدیریت دانش پروژه تو گروه اجرا، حوزه یکپارچگی اضافه شده.
  • فرآیندی به اسم اعمال برنامه‌های واکنش به ریسک به گروه اجرا، حوزه ریسک اضافه شده. البته من با این فرآیند کاملا مخالف بودم و هنوز هم امیدوارم حذف بشه، چون نباید اجرای برنامه‌های واکنش به ریسک رو چیزی جدا از بقیه کارهای اجرایی ببینیم. هر برنامه واکنش به ریسک به فرآیندهای برنامه‌ریزی فرستاده می‌شه، تو برنامه زمان‌بندی و هزینه و گستره ثبت می‌شه، تو خط مبناها میاد و مثل هر کار دیگه‌ای پیش می‌ره. این برنامه‌ها نظارت و کنترل جداگانه لازم دارن، ولی برای اجرا به نظر من نه و در نظر گرفتن این فرآیند برای یکپارچگی استاندارد مشکل ایجاد می‌کنه.
  • فرآیندی به اسم کنترل منابع به گروه نظارت و کنترل، حوزه منابع اضافه شده.

به این ترتیب الان ۴۹ فرآیند تو استاندارد وجود داره.

سایر تغییرها

تغییرهای اصلی به نظر من همین‌ها بودن. چیزهای نسبتا کم اهمیتی هم مثل تغییر «حوزه دانش مدیریت زمان» به «مدیریت دانش زمان‌بندی» و تغییر اسم بعضی فرآیندها هم تو این نسخه وجود داره.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: اخبار
مطالب مرتبط:
< newer older >