پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

چطوری با جنبه‌های فنی پروژه‌هامون آشنا بشم؟

من حداقل هفته‌ای دو سه ایمیل می‌گیرم از کسایی که تو شرکت جدیدی مشغول به کار شدن و با روند کار شرکت، ساختارهای شکستی که می‌تونه توش به کار بره و فعالیت‌های برنامه‌هاشون آشنا نیستن و دنبال منبعی می‌گردن که اون‌ها رو یاد بگیرن.

خوب، منبع چیه؟ بهترین منبعی که دارین همون آدم‌هایی هستن که تو اون شرکت کارهای فنی می‌کنن. باید دونه دونه باهاشون صحبت کنین و یافته‌هاتون رو مستند کنین تا به تدریج به تصویر کاملی از کل ماجرا برسین.

متاسفانه خیلی‌ها فکر می‌کنن این کار بده و باعث می‌شه فکر کنین کار بلد نیستین. ولی این اصولی‌ترین و حرفه‌ای‌ترین شکل برخورد با کاره، چون:

  1. حتی تو صنف‌ها و صنعت‌های یکسان هم تفاوت‌های خیلی عمده‌ای بین روش‌های کاری هست که تنها راه درکش اینه که اطلاعات رو از همون شرکت بگیرین.
  2. تمام کسایی که تو حوزه مدیریت پروژه فعالیت می‌کنن، از جمله تو برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، فقط لازمه که درک کامل و درستی از تمام یا بخشی از مدیریت پروژه داشته باشن و نه جنبه‌های فنی پروژه‌های خاص. به عنوان مثال چنین آدمی باید بدونه که یه ساختار شکست خوب چیه و چطوری تهیه می‌شه و به چه کاری میاد، نه این‌که بدونه ساختار شکست کار مناسب برای فلان نوع یا بهمان نوع پروژه چیه.

 

بعد از این‌که تمام اطلاعاتی که لازم داشتین رو استخراج کردین، می‌تونین برای بهبودشون از تجربه‌ها و الگوهای پذیرفته شده شرکت‌های مشابه هم استفاده کنین و این می‌شه زمانی که به «منابع» مراجعه می‌کنین. منابع می‌تونن کتاب، مقاله، مطالبی که تو گروه‌ها و انجمن‌های تخصصی نوشته می‌شه، فیلم‌های یوتیوب و سایر سایت‌ها و امثال اون‌ها باشه.

به طور کلی، پیشنهاد من اینه که خودتون رو یه کارآگاه مثل اون‌هایی که تو فیلم‌های معمایی/جنایی به تصویر می‌کشن ببینین. کارآگاه‌ها قرار نیست بدونن که مجرم هرکدوم از قضایا کیه، قراره بدونن چجوری می‌شه مجرم رو پیدا کرد و در نهایت با کمک اطلاعاتی که از محیط به دست میارن به این نتیجه می‌رسن.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی

از حرف تا عمل

خیلی وقت‌ها می‌بینیم که تو اداره یه شرکت مشکلای زیادی وجود داره و شروع می‌کنیم به ایراد گرفتن و بعضا مسخره کردن. این کار برای خیلی‌ها جزئی از فرهنگ روزمره‌شونه، یعنی سر کار که می‌رن باید چنتا نامه جواب بدن، روی کارای دوتا پروژه کار کنن، حداقل بیست دقیقه هم مدیریت شرکت رو مسخره کنن.

مسئله

ماجرا اینه که:

  1. ممکنه یه شرکت هزارتا کار خیلی اشتباه انجام بده، ولی به ازای اون ده هزارتا کار درست و حساب شده هم داره انجام می‌ده و برای همینه که هنوز سرپا مونده؛ البته مشخصا دارم در مورد شرکت‌های خصوصی صحبت می‌کنم که نوعی انتخاب طبیعی در موردشون صادقه. این‌که فقط بخوایم اشتباه‌ها رو مبنای قضاوت قرار بدیم و به کارهای درست و سنجیده توجه نکنیم خیلی بی‌انصافیه.
  2. مدیریت یه کار یکپارچه‌س. خیلی راحته که آدم یه مورد کوچیک رو پیدا کنه که خوب پیش نمی‌ره و به روش‌های بهتری برای اجراش فکر کنه و بعد هم بگه که ببین این‌ها چقدر نادون هستن که روشی به این سادگی و موثری رو اجرا نمی‌کنن. ولی واقعا اینطوره؟ اون روش هرچی که باشه باید با بدنه کلی مدیریتی یکپارچه بشه و این ماجرا معمولا به این سادگی نیست. بعضی وقت‌ها برای یکپارچه کردن یه تغییر کوچیک باید کلی چیزها رو عوض کنیم. پس هر چیزی که به نظر ساده میاد الزاما ساده نیست.
  3. در نهایت این‌که از حرف تا عمل راه خیلی زیاده. شاید یه روش به نظر خیلی بهتر بیاد، ولی وقتی جانشین روش فعلی کنیمش حتی از اون هم بدتر کار کنه، به خاطر هزار جور عامل موثر مختلف که به شرایط حاکم هستن.
  4. یه نکته کلی‌تر هم این‌جا باقی میمونه: وقتی از جایی ایراد بگیریم و مسخره‌ش کنیم به هیچ وجه به پیشرفتش کمک نمی‌کنیم. چیزی که کمک می‌کنه ارائه راه حل و پیشنهادیه که با دلسوزی و حس مالکیت همراه باشه. از نظر من وقتی آدم تو یه شرکتی کار می‌کنه، باید اون شرکت رو قبول داشته باشه، وگرنه داره خودش رو هم زیر سوال می‌بره. شرکت رو در شکل کلی‌ش قبول می‌کنه و راه حل‌هایی برای بهتر شدنش هم تو ذهن داره که سعی می‌کنه اون‌ها رو عملی کنه.

در کنار همه این ماجراها که به نوعی در مورد مسئولیت کارمندان و مشاوران در قبال شرکته، باید به این مسئولیت متقابل هم اشاره کنم که مدیریت شرکت هم باید فضایی به وجود بیاره که همه احساس مالکیت داشته باشن، وگرنه چنین روندی به خوبی شکل نمی‌گیره. آیا شمایی که مدیر واحد یا بخش یا کل شرکت هستین هیچوقت به این فکر کردین که چطوری می‌تونین در افراد حس مالکیت به وجود بیارین تا دلسوز و مفید باشن؟ جواب معمولا منفیه.

 

قبل از این‌که این مطلب رو تموم کنم یه مطلب یه مقدار کلی‌تر رو هم می‌گم که تکراریه، قبلا هم بارها گفتم: مسخره کردن و ایراد گرفتن کار خیلی راحتیه و به هیچ وجه نشون‌دهنده بزرگی، تخصص، تجربه یا هیچ خصوصیت مثبت دیگه‌ای نیست. انقدر منفی نباشیم.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی

Business Case

امروز یکی از خواننده‌ها از من سوالی در مورد انگیزه تجاری (Business Case) کرد و من تازه متوجه شدم که ممکنه تو کتاب‌هام به اندازه کافی توضیح نداده باشمش. سوال این بود که این منطقیه که مدیر پروژه پیمانکار انگیزه تجاری رو خیلی واقع‌بینانه برای کارفرما به‌روزرسانی کنه، در حالی که اگه مشخص بشه پروژه توجیه‌پذیر نیست ممکنه به قیمت از دست دادن پروژه تموم بشه یا نه.

اول این‌که مبنا باید شفافیت باشه؛ اگه پیمانکار متوجه می‌شه که پروژه برای کارفرماش توجیه‌پذیر نیست باید بهش اطلاع بده و در این صورت بهتره که پروژه لغو بشه. گذشته از این‌که این‌کار اعتبار پیمانکار و رضایت کارفرما رو افزایش می‌ده و تو بلند مدت به نفع پیمانکار تموم می‌شه، جلوی بعضی مشکلات رو هم تو کوتاه مدت می‌گیره: پروژه‌ای که توجیه‌پذیر نباشه احتمال زیادی داره که پیش از اتمام به مشکلات مالی بخوره و در این صورت پیمانکار هم ممکنه نتونه مطالباتش رو به راحتی بگیره. خیلی از کارفرماهای بزرگ خودشون تامین‌کننده‌های مالی دیگه‌ای دارن (مثل سازمان‌های بالادست) که به هر حال اون‌ها دیر یا زود متوجه ماجرا می‌شن و تامین نقدینگی رو ممکنه متوقف کنن.

ولی از این‌ها که بگذریم، این نکته مهم رو باید در نظر داشته باشین که تو همه استانداردها وقتی از انگیزه تجاری صحبت می‌کنیم منظورمون صرفا انگیزه تجاری‌ایه که برای شرکت خودمون وجود داره، نه برای کارفرما یا هر سازمان دیگه‌ای. پیمانکار این مثال ما باید انگیزه تجاری خودش رو داشته باشه که مشخص کنه منافعش تو پروژه چیه و مسئولیتی که سیستم مدیریت پروژه و مدیر پروژه داره اینه که این توجیه‌پذیری رو مدیریت کنه، نه چیزی که سمت کارفرما یا جای دیگه وجود داره.

کل این ماجرا برای کارفرما هم یه پروژه‌س و وقتی ماجرا رو از اون زاویه ببینیم، مدیر پروژه‌ای که در اون سمت هست مسئولیت داره که به انگیزه تجاری سازمان خودش (کارفرما) رسیدگی کنه.

 

در نهایت این نکته رو هم بگم که مسئولیت اصلی نظارت بر انگیزه تجاری با سیستم مدیریت پرتفولیوس، نه سیستم مدیریت پروژه. تمام فرآیندها و فعالیت‌هایی که تو استانداردهای مدیریت پروژه پیش‌بینی شده عمدتا برای پشتیبانی سیستم مدیریت پرتفولیو تو مدیریت انگیزه تجاریه و به خودی خود به اندازه کافی کامل و قوی نیست و قرار هم نیست که باشه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:
< newer older >