پروفایل برنامه ریزی و کنترل پروژه

نادر خرمی راد

تکمیل ویرایش اصول پم‌باک ۷

تدوین اصول نسخه جدید پم‌باک تقریبا تموم شده. برای کسایی که اطلاع ندارن، برنامه اینه که در نسخه بعدی پم‌باک به جای رویکرد فرآیند محور از رویکرد اصل محور استفاده بشه، چون می‌تونه خیلی مفیدتر باشه.

تدوین اصول خیلی کار برد، خصوصا که تعداد افراد زیاده و همفکری بین این عده خودش پروژه‌ایه: دوازده نفر اعضای تیم تدوین استاندارد (شامل من) به اضافه چهار نفر از تیم رهبری. در نهایت به یازده اصل رسیدیم و به احتمال زیاد این اصول و مفاهیمشون بعد از این ثابت می‌مونه و فقط جزئیاتشون تغییر می‌کنه. بدون اشاره به عنوان اصول (که به احتمال زیاد تغییر می‌کنه)، مفهوم اصول از این قراره:

  • اصلی در مورد مشارکت دادن ذی‌نفعان پروژه؛ این مشارکت از جنبه‌های مختلفی معنی پیدا می‌کنه، هم از جهت مشارکت دایمی اون‌ها در تعیین و تفسیر الزامات پروژه و هم از جهت مشارکتشون در بررسی تحویل‌شدنی‌ها، ارائه راهکار و امثال اون. یکی از چیزهایی که من شخصا سعی می‌کنم تو این اصل منعکس بشه اینه که ارکان پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) هدف مشترکی دارن و باید در کنار هم پیش برن و با همکاری مفیدشون احتمال موفقیت پروژه رو بیشتر کنن، نه این‌که به همدیگه به چشم دشمن نگاه کنن.
  • اصلی در مورد رهبری، به مفهوم حمایت از اعضای تیم، ایجاد انگیزه، مربی‌گری و امثال اون؛ البته یه جنبه رهبری چیزیه که از سطوح بالای سازمانی پروژه مثل مدیر پروژه انتظار می‌ره و یکی دیگه‌ش مفهوم کلی‌تری از رهبریه که هر کسی می‌تونه جدا از موقعیت شغلیش داشته باشه. من خودم هر وقت به این جنبه فکر می‌کنم یاد خانمی می‌افتم که تو یکی از شرکت‌ها منشی بود و چنان رهبر قوی‌ای بود که از کانال سمت سازمانی خودش عملا به کل شرکت داشت کمک می‌کرد. وقتی به خاطر بعضی مسایل شرکت رو ترک کرد، به تدریج پنج نفر تو سمت‌های مختلف به شرکت اضافه شدن تا جای خالی اون رو پر کنن و در نهایت هم این اتفاق نیفتاد.
  • اصلی در مورد حفظ کیفیت کار و محصول، با هدف کاهش هزینه‌ و زمان پروژه و افزایش اعتبار؛ خیلی‌ها متاسفانه کیفیت رو جنبه‌ای تجملی می‌دونن که رعایتش الزامیه (هرچند که می‌شه ازش فرار کرد) و باعث افزایش هزینه‌ها می‌شه: این معمولا ناشی از تعبیر یا پیاده‌سازی نادرست کیفیت در پروژه‌س. گذشته از اون، وقتی می‌شه کیفیت مناسب داشت که در تمام مراحل پروژه لحاظ بشه.
  • اصلی در مورد تولید ارزش؛ ارزش به معنی نسبت منافع ایجاد شده از پروژه به هزینه ساخت و راهبری پروژه هست و اول و آخرش هدف از اجرای پروژه ایجاد ارزشه. وقتی در مورد منافع صحبت می‌کنیم، در خیلی از موارد به معنی سود مالیه، ولی جنبه‌های دیگه‌ای مثل افزایش دانش در شرکت، افزایش اعتبار شرکت، ورود به بازارهای جدید و امثال اون هم هست. گذشته از اون‌ها، مسایل دیگه‌ای مثل حفظ محیط زیست، بهبود وضعیت زندگی و بهبود امنیت اجتماعی هم می‌تونه برای بعضی پروژه‌ها (خصوصا پروژه‌های غیر انتفاعی و دولتی) منفعت به حساب بیاد. در هر حال، باید منافع بالقوه پروژه شناسایی و با هزینه‌ها مقایسه بشه تا بفهمیم که چه مقدار ارزش تولید می‌شه و به چه ترتیبی می‌تونیم بهبودش بدیم. این اصل باید تو تمام تصمیم‌گیری‌های کلان پروژه هم مد نظر باشه.
  • اصلی در مورد تغییر؛ البته نه به معنی تغییرهای پروژه، بلکه به معنی تغییرهایی که پروژه در جهان خارجش می‌ده. پروژه‌ها عواملی برای تغییر هستن و این مسئله باید همیشه مد نظر باشه تا اون تغییر واقعا محقق بشه. مثلا اگه پروژه اینه که یه درمانگاه تو یه شهر کوچیک ساخته بشه، هدف بهبود وضعیت درمانی در اون شهره؛ تغییری در وضعیت سلامتی و درمانی اون شهر. این تغییر باید به خوبی درک بشه و پروژه به شکلی پیش بره که محصولش واقعا بتونه اون تغییر رو به وجود بیاره.
  • اصلی در مورد اختصاصی‌سازی روش‌ها؛ این‌که تمام روش‌های اجرایی و مدیریتی پروژه و به تبع اون تمام اسناد و تکنیک‌ها باید بر اساس نوع پروژه اختصاصی‌سازی بشه، نه این‌که سعی کنیم از یه نسخه عمومی دست نخورده برای اجرای پروژه استفاده کنیم.
  • اصلی در مورد تطبیق با محیط؛ تطبیق دو جنبه داره، یکی تطبیق دادن محصول با بازاره، که برای پروژه‌های متعین عمدتا پیش از شروع پروژه یا در آغاز پروژه انجام می‌شه و در پروژه‌های چابک به طور تدریجی. جنبه دیگه، که موضوع این اصله، تطبیق دادن شیوه اجرای پروژه با محیط اونه و به نوعی تکمیل کننده اصل قبلیه؛ یعنی گذشته از این‌که روش‌ها رو باید اختصاصی‌سازی کنیم، باید دایما هم اصلاحشون کنیم تا بیشتر و بیشتر با محیط پروژه سازگار بشن و بتونن بهتر نتیجه بدن. به عبارت دیگه، وقتی روش‌ها کاملا خوب کار نمی‌کنن به جای سرزنش کردن عناصر و عوامل، روش‌ها رو طوری اصلاح کنیم که بتونن تو شرایط واقعی پروژه کار کنن.
  • اصلی در مورد پیچیدگی‌های پروژه؛ پروژه‌ها سیستم‌های پیچیده‌ای هستن. این پیچیدگی ناشی از عوامل انسانی و تاثیرهای غیرخطی عوامله و باید دایما سعی کنیم این پیچیدگی‌ها رو بشناسیم و مدیریت کنیم. با این‌که خود پروژه ماهیت پیچیده‌ایه، دلیلی نداره که سیستم مدیریتی پروژه پیچیده باشه؛ حتی برعکس، اگه پیچیدگی‌ها به خوبی درک بشن می‌شه سیستم مدیریت پروژه رو تا جای ممکن ساده کرد و با این سادگی نتیجه‌های بهتری گرفت.
  • اصلی در مورد مدیریت عوامل غیرقطعی؛ به عبارت دیگه، مدیریت ریسک‌ها، هم از جهت تک تک ریسک‌ها و هم از جهت تاثیر کلی ریسک‌ها روی پروژه. البته ماهیت واقعی این اصل از نظر من اینه که نباید انفعالی برخورد کنیم و مدیریت ریسک‌ها فقط یکی از جنبه‌های انفعالی برخورد نکردنه: NUP3
  • اصلی در مورد فرهنگ کاری در تیم پروژه و اهمیت ایجاد فضایی که توش به افراد اعتماد می‌شه و در عوض ازشون انتظار می‌ره که مسئولیت قبول کنن و به بهبود پروژه کمک کنن.
  • اصلی در مورد دید کامل به پروژه داشتن؛ اجزای زیادی تو پروژه وجود داره و ترکیب همه اون‌هاس که باعث موفقیت یا شکست پروژه می‌شه. خیلی وقت‌ها تو تصمیم‌گیری‌هامون به همه جوانب توجه نمی‌کنیم و از این جهت دچار مشکل می‌شیم. روش موفق اینه که دیدی کامل داشته باشیم و با لحاظ کردن همه جوانب کار تصمیم‌گیری کنیم.

کار همچنان ادامه داره و در ابتدای سال جدید میلادی پیش‌نویس نسخه جدید استاندارد در اختیار عموم قرار می‌گیره. تو اون مرحله می‌تونین پیش‌نویس رو بخونین و اگه پیشنهادی داشتین برامون ارسال کنین.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

تغییرهای PMBOK نسخه هفتم

الان متوجه شدم که با وجود این‌که برای من مثل یه چشم به هم زدن بوده، عملا حدود دو سال از آخرین مطلبی که تو سایت نوشته بودم می‌گذره، که دلیلش هم ترکیبی از مشغله زیاد، تنبلی و فاصله ایجاد شده با محتوای فارسی بوده.

به هر ترتیب، تصمیم گرفتم که دوباره اینجا مطلب منتشر کنم و برای اولین مطلب، چیزی رو انتخاب کردم که خیلی در موردش ازم سوال شده: تغییرهای پم‌باک نسخه هفتم.


روند تالیف پم‌باک نسخه هفتم

برای کسانی که اطلاع ندارن، تالیف نسخه هفتم پم‌باک رو حدودا از یک ماه پیش شروع کردیم. من یکی از دوازده نفری هستم که برای این کار انتخاب شده و بعد از این‌که کارمون تموم بشه، پیش‌نویس به گروهی حدودا هفتاد نفره فرستاده می‌شه تا بررسیش کنن و پیشنهادهای اصلاحی بدن. بعد از این‌که نظرهاشون رو بررسی کنیم و پیش‌نویس رو بهبود بدیم، پیش‌نویس دوم برای عموم منتشر می‌شه و در اون زمان هر کسی که مایل باشه می‌تونه اون رو بخونه و پیشنهادهای اصلاحی بده.


تغییرهای پم‌باک نسخه هفتم

یکی از قواعد همکاری اینه که مباحث داخل تیم محرمانه تلقی بشه و به همین خاطر متاسفانه نمی‌تونم جزئیات همه تغییرها رو اعلام کنم. با این حال یه تغییر خیلی زیربنایی وجود داره و قرار شده به طور عمومی اعلام بشه و اون چیزیه که الان می‌خوام توضیح بدم.

تمام نسخه‌های قبلی پم‌باک مبتنی بر فرآیندها بودن؛ فرآیندهای که انواع اقدام‌های مدیریت پروژه و ارتباطشون رو با بقیه اقدام‌ها نشون می‌دن. تغییر زیربنایی‌ای که اشاره کردم اینه که نسخه هفتم و نسخه‌های بعد از اون به جای مبتنی بودن بر فرآیند، مبتنی بر اصول خواهند بود. این البته به این معنی نیست که دیگه تو پم‌باک خبری از فرآیند نخواهد بود، به این معنیه که محتوای اصلی و زاویه دید اصلی اصول خواهد بود و هر چیز دیگه‌ای که قراره طرح بشه بعد از اصول و از اون زاویه بررسی می‌شه.


اصول

تا الان روی اصول خیلی کار کردیم و نسخه اولیه‌ش در حال تکمیله. به زودی تعدادی مقاله کوتاه در وبلاگ PMI منتشر می‌کنیم تا اصول رو به طور خلاصه توضیح بدیم. بعد از این‌که خبرشون عمومی بشه اینجا توضیحشون خواهم داد. در این فاصله، اگه علاقه‌مند باشین می‌تونین NUPP رو مطالعه کنین. نوپ مجموعه‌ای از اصوله که تو همه پروژه‌ها کاربر داره و محقق کردن اون اصول واقعا می‌تونه به موفقیت پروژه و حتی موفقیت شخصی افرادی که تو پروژه دست‌اندرکارن کمک کنه. نوپ یکی از جدیدترین کارهای منه که تهیه‌ش مدت نسبتا زیادی ازم وقت گرفت و در عین حال، نتیجه خیلی خوبی داشته و تو جامعه مدیریت پروژه ازش استقبال خیلی خوبی شده. حالا تو فرصت دیگه‌ای درباره نوپ مفصل‌تر می‌نویسم.

یه دلیل اشاره به نوپ این بود که خیلی‌ها به خاطر دست‌اندکار بودن من در نسخه هفتم پم‌باک فکر می‌کنن که بخش اصول پم‌باک قراره کپی نوپ باشه، که اینطور نیست. البته شکی نیست که بخش‌هایی از کار از تجربه نوپ استفاده کرده، ولی در هر حال کل کار به طور گروهی انجام می‌شه و با نظر جمعی.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)

بهبود روش‌های تصمیم‌گیری در مدیریت پروژه

یکی از خواننده‌ها سوالی از من کرده بود و دیدم بهتره اینجا جواب بدم که همه بتونن استفاده کنن. خودش بهانه‌ای هم می‌شه برای به‌روزرسانی سایت که مدت‌هاست به خاطر مشغله‌های دیگه‌ای که داشتم به تاخیر افتاده بود. کلا هم در مورد وضعیت کاری من، چون عده‌ای سوال کرده بودن، خدمات مشاوره‌ای و تدریس دوره رو به جز برای موارد خاص کنار گذاشتم و کاملا متمرکزم روی ساخت دوره‌های الکترونیکی و سخنرانی در کنفرانس‌ها.


تفاوت روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه و در سایر موارد

به طور کل تفاوتی وجود نداره. همون روش‌هایی که برای تصمیم‌گیری صحیح تو پروژه به کار می‌ره می‌تونه تو انواع کارهای دیگه و حتی به طور کلی در زندگی فردی به کار بره. در عین حال، بعضی‌ها احتمالا دیدین که من تا حالا کارگاه‌ها و سخنرانی‌هایی در مورد روش‌های تصمیم‌گیری در پروژه‌ها داشتم، و اتفاقا یکیش آخری همین هفته تو یکی از کنفرانس‌های PMI هست. این ماجرا عمدتا روی مثال‌ها و تمرین‌ها اثر می‌ذاره، نه چیز دیگه.


قدم اول: گردآوری و ارزیابی داده‌ها

اولین قدم در تصمیم‌گیری گردآوری و ارزیابی داده‌های مرتبطه و مهم‌ترین مشکلی که وجود داره داده‌های نادرسته. نمونه ساده‌ش انواع و اقسام اخبار و توصیه‌هاییه که تو اینترنت و خصوصا جاهایی مثل فیس‌بوک می‌بینین و اکثرا یا نادرستن، یا طوری قالب‌بندی شدن که نتایج نادرست ازشون ایجاد می‌شه. می‌شه یه مدت برای تمرین اعتبار و درستی اخباری که تو اینترنت می‌بینین رو کنترل کنین. چطوری؟ کار ساده‌ای نیست و حتی به کارهای کارآگاهی هم منجر می‌شه، ولی تمرین خیلی جالب و هیجان‌انگیزیه به نظر من. منابع خبر یا توصیه رو چک کنین و ببینین که متن یا عکس‌هایی که در اون به کار رفتن قبلا چه جاهایی تو وب وجود داشتن و اونجاها چه منابعی براشون ذکر شده. در نهایت، باید به منبعی برسین که بتونین به صداقت و مهارتش اطمینان کنین. مثلا اگه صحبت از نتایج یه تحقیق علمیه، باید بتونین موسسه تحقیقاتی‌ای که پشت اون تحقیق هست رو پیدا کنین. بعد باید گزارش رسمی اون موسسه رو بخونین، چون خیلی وقت‌ها گزارش‌های اون‌ها تو اخبار به شکلی ساده‌سازی می‌شه که عملا مفهوم غلطی می‌گیره. تازه کار به این‌جا هم ختم نمی‌شه؛ اگه موضوع نتایج یه تحلیل علمی باشه، باید یادتون باشه که علم پویا و در حال تغییره و ممکنه بعد از اون تحقیق دیگه‌ای شده باشه و اون رو نقض کرده باشه.

خیلی وقت‌ها نقض یه ادعا خیلی ساده‌تر از این حرف‌هاس و فقط کمی دید انتقادی و عقل سلیم لازم داره. مثلا چند وقت پیش عکسی جایی دیدم از یه نامه. پاسخی بود که اولین دانشگاهی که انیشتین (برای تحصیل یا کار) تو آلمان براش اقدام کرده بود بهش داده بود و گفته بود که متاسفانه شما قابلیت‌های لازم رو نداری. لابد پیام اخلاقیش هم این بود که وقتی جایی یا کسی ردتون می‌کنه نا امید نشین، این اتفاق حتی برای انیشتین هم افتاده بود. ولی اولین نکته‌ای که ایجاد شبهه می‌کرد این بود که چرا نامه‌ای که یه دانشگاه آلمانی به یه شهروند آلمانی داده بود به زبان انگلیسی بود. حالا کافیه اون عکس رو تو گوگل یا تین‌آی سرچ کنین تا به انواع و اقسام سایت‌هایی برسین که جعلی بودن اون نامه رو با دلایل تاریخی توضیح دادن.

در هر حال، به شکل‌های مختلف باید درستی داده‌ها رو ارزیابی کنین. مقدار حساسیتی که باید به خرج داد هم بستگی به اهمیت تصمیم داره.


قدم دوم: بررسی و ابداع گزینه‌ها

هر تصمیمی که می‌گیریم یه هدف داره (مثلا رفع یک مشکل) و راه‌های مختلفی می‌شه برای رسیدن به اون هدف تصور کرد. بعضی از اون راه‌ها کار می‌کنن و بعضی‌ها نمی‌کنن. اون‌هایی که کار می‌کنن هم کیفیت‌ها و هزینه‌های مختلفی دارن. هدفمون اینه که بهترین راه رو انتخاب کنیم. قاعدتا هم این کار ممکن نیست مگر این‌که به انواع راه‌ها فکر کنیم.

اکثرا تو این مرحله خیلی سهل‌انگاری می‌کنن و گزینه‌های کافی رو در تصمیم‌گیریشون لحاظ نمی‌کنن. مثلا دارین تصمیم می‌گیرین که ماشین خاصی رو بخرین یا نه. آیا درسته که فقط این دو گزینه خریدن و نخرین رو در نظر داشته باشیم؟ نه. در کنار اون باید به انواع ماشین‌های دیگه‌ای که می‌شه خرید هم فکر کنین. از اون مهم‌تر، باید به هدفی که دارین فکر کنین. مثلا اگه هدف صرفا رفت و آمد باشه، باید انواع گزینه‌های حمل و نقل عمومی رو هم در نظر بگیرین. آدمی که خیلی تو تصمیم‌گیری جدی باشه حتی به این هم فکر می‌کنه که اصلا چرا باید نیاز به حمل و نقل داشته باشه و شاید اصلا بشه با تغییر دیگه‌ای اون نیاز رو برطرف کرد.


قدم سوم: انتخاب بهترین گزینه

حالا گزینه‌ها رو تحلیل می‌کنیم و برای این کار قاعدتا باز هم باید داده گردآوری کنیم. در آخر با یه تحلیل درست و غیر احساسی به بهترین نتیجه می‌رسیم.

مسئله «احساس» معمولا در این بین خیلی مسئله ایجاد می‌کنه. چیزی که تو جمله قبل گفتم به این معنی نیست که احساس هیچ نقشی نباید داشته باشه: احساس می‌تونه یکی از عواملی باشه که تو تصمیم‌گیری لحاظ می‌کنیم، ولی خود فرآیند تصمیم‌گیری نباید احساسی باشه.

تو این قدم مهم‌ترین مشکلی که ایجاد می‌شه فریب‌های ذهنیه (cognitive biases) و باید در موردشون خیلی مطالعه کنین.


منابع

چیزی که توضیح دادم یه روند خیلی ساده برای تصمیم‌گیری بود. اگه دوست داشته باشین برای این کار متودولوژی‌هایی هم وجود داره که می‌تونین استفاده کنین. یکی از اون‌ها رو می‌تونین تو این کتاب پیدا کنین، که اتفاقا در مورد تصمیم‌گیری‌های پروژه‌س:

Thinking on Purpose for Project Managers, by Bill Richardson


کتاب خوب دیگه‌ای که در مورد تصمیم‌گیری در پروژه می‌شناسم اینه:

Project Decisions, the Art and Science, by Lev Virine and Michael Trumper


در مورد فریب‌های ذهنی پیشنهاد می‌کنم این کتاب خیلی معروف رو مطالعه کنین:

Thinking, Fast and Slow, by Daniel Kahneman


تو این کتاب می‌تونین با عملکرد و دلایل ریشه‌ای فریب‌های ذهنی آشنا بشین. اگه دلتون می‌خواست مثال‌های بیشتری ببینین، این کتاب رو پیشنهاد می‌کنم:

The Art of Thinking Clearly, by Rolf Dobelli


این کتاب هم می‌تونه به درک شیوه اثرگذاری المان‌های نامربوط روی تصمیم‌ها کمک کنه:

Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us, Daniel Pink


در آخر، توصیه اکید می‌کنم که همه کتاب‌های نسیم طالب رو هم بخونین؛ گذشته از بقیه چیزهای جالبی که می‌تونین توش یاد بگیرین، موارد خیلی زیادی هم هست که به تصمیم‌گیری کمک می‌کنه.

نوشته نادر خرمی راد (Nader Khorrami Rad)
بخش: آموزشی
مطالب مرتبط:
< newer older >